什么是项目里程碑？如何设定里程碑

大多数人认为项目里程碑只是计划、监控和勾选项目时间线中关键事件的好方法，但它们的作用远不止于此。

根据最近的一项调查，85%的项目经理表示他们同时管理多个项目。由于有如此多的活动部分，里程碑成为摆脱日常任务并概览项目目标进展的重要方式。

如果您是项目管理新手，那么了解如何将项目分解为有意义的行动、任务和里程碑是成功的关键技能。

什么是项目里程碑？如何设定里程碑

在本文中，我们将深入研究项目里程碑，了解它们是什么、如何使用它们以及在此过程中要避免的常见错误。

项目管理的里程碑是什么？

里程碑是项目中的一个重要事件，用于衡量最终目标或目标的进展情况。

但除了重大事件之外，对于什么可以或不可以成为项目里程碑没有任何规则。根据您的团队、项目和项目管理风格，您可以包括从项目开始和结束、新阶段、关键可交付成果、审查、预算检查，甚至只是一个重要会议作为项目里程碑的所有内容。

不幸的是，虽然里程碑的开放性可以让一些人解放，但也可能让另一些人感到困惑。

这个问题经常出现在理解和区分里程碑与项目的其他关键时刻或元素（例如任务、行动和问题）时。虽然这些术语之间存在一些交叉，但它们应该以自己的特定方式使用。

里程碑是项目旅程中令人难忘的时刻，需要完成许多任务、行动和问题。但哪些时刻是真正“难忘”的呢？里程碑可以是项目中具有良好标记的任何重大事件。

使用里程碑的5大好处

虽然里程碑对于检查您的进度很有用，但实施它们将为您和您的利益相关者带来许多其他好处，包括：

提供鸟瞰图。并不是每个人都有时间或能力了解项目的细节，但许多人仍然需要对正在发生的事情有一个高层次的了解。里程碑是一种很好的方式，可以让团队成员和利益相关者鸟瞰到目前为止已完成的工作、进度的百分比以及未来的发展。

识别瓶颈。里程碑还可以提供一个很好的视角来识别交付时间表中的关键点。将许多重要的里程碑集中在一起可能会给您的时间表、预算或资源控制带来瓶颈或风险。

创造庆祝时刻。最好的项目团队是那些始终保持动力和良好士气的团队。为此，项目经理必须寻找庆祝成功的机会。里程碑突出了关键事件，一旦过去，就会产生停下来、反思和庆祝的时刻。

让每个人都有一个共同的目标。作为人类，我们中的许多人都是以目标为导向的，利用即将到来的最后期限或检查点来提供额外的动力和动力。里程碑是团队成员的绝佳目标，为每个人提供了切实可行的目标并创造价值。

将战略与日常工作联系起来。尤其是在 18 个月以上的项目中，很容易忽视大局并陷入日常工作中。项目里程碑非常适合将项目目标和战略与每个人的日常工作联系起来，展示个人可交付成果如何创造有影响力的成果。

如何设定、跟踪和使用项目里程碑

里程碑是项目管理的基本组成部分，团队中的每个人都必须了解如何正确使用它们。

这是开始创建里程碑的快速而简单的方法，它将帮助您有效地衡量您的项目，使利益相关者保持一致，并激励您的团队实现他们的目标。

项目里程碑

1. 清楚地了解您的项目目标

里程碑有助于引导从 A 地到 B 地 — 但如果没有目的地，就无法知道您要去哪里。在您开始考虑创建里程碑之前，请确保整个团队明确定义并理解您的项目目标。

查看项目业务案例，收集开始规划项目进程所需的所有信息。如果您是从零开始，请花时间设定可实现的项目目标和目的。请记住使用SMART框架并将目标数量保持在 3-5 个之间，以防止团队成员感到困惑。

2. 将计划分解为阶段和任务

里程碑与日程安排的其他方面密切相关。这意味着在定义项目进度和关键任务之前通常不会创建它们。

第二步，列出项目方法和相关阶段，以及团队必须完成的基本高级任务。

如果您还没有准备好，现在就可以开始创建您的项目计划了。除了定义项目管理方法、关键阶段和关键任务之外，您还将深入了解您的资源、预算、风险和利益相关者，以便您全面了解项目。

一旦定义了阶段，就该了解任务管理的细节了。无论是工作分解结构还是更详细的结构（例如关键路径方法），都可以利用这段时间将项目分解为可管理的块。

3. 在关键过渡时刻寻找里程碑

现在您对周围的世界有了更多的了解，是时候确定里程碑，以帮助您跟踪进度并与利益相关者进行清晰的沟通。

首先要注意的是过渡时刻，例如项目的开始和结束、每个项目阶段的结束以及新产品的创建。

最容易识别的里程碑是项目生命周期阶段的里程碑。这些是您的项目发展的关键时刻，也是表明您正在取得进展的重要里程碑。

项目都是为了提供新的、令人兴奋的东西。因此，创建有形的东西是一个很好的跟踪点。确定项目何时创建关键项目可交付成果并将其作为里程碑进行跟踪。请记住，可交付成果不仅仅出现在项目结束时，您还将在整个过程中创建它们。

4. 寻找批准和审核点中的其他里程碑

许多新项目经理犯的错误在于只将里程碑与可交付成果联系起来。尤其是在监管严格的行业，获得批准和通过项目审查同样重要。确保也包括这些。

寻找项目中可以作为里程碑的其他关键事件。以下是三个很好的例子：

• 与项目发起人完成一对一的签字会议。

• 参加董事会会议以获得高级利益相关者的重要决定。

• 获得批准将您的可交付成果纳入以下产品发布计划周期。

5. 将里程碑叠加到项目计划中

里程碑需要背景，而该背景就是您更广泛的项目计划。叠加您的里程碑有助于向每个人展示关键时刻在哪里，以及它们如何引导您从开始到结束的旅程。他们还确定项目瓶颈和风险，以及庆祝成功的机会。

将您的里程碑纳入您的项目进度表中，让您的计划更上一层楼。如果您在一个长期的基于产品的团队中工作，您还可以将里程碑叠加到产品路线图上。只是要小心，不要提前太早计划里程碑，因为它可能会发生变化。

6. 可视化您的里程碑计划并与利益相关者分享

虽然制定计划对项目经理来说是件好事，但当每个人都可以协作、沟通和理解关键里程碑时，真正的好处才会出现。为了优化团队效率，一个伟大的里程碑计划是整个项目中每个人都可以访问和理解的计划。

让团队一起审查里程碑计划，以确保每个人都知道他们将做什么以及何时做。像这样的会议还可以帮助您减轻工作负载管理和资源分配问题，避免它们成为更大的问题。

项目里程碑

7. 使用里程碑来跟踪项目的完成情况

里程碑计划并不是一次性的工作。创建里程碑后，您必须在整个项目中充分利用它们，用它们来证明进展、发现问题并保持团队积极性。

里程碑可帮助您从头到尾管理项目- 因此，请将它们用作会议中的关键参考点，并帮助您构建项目状态报告。

请记住，里程碑会随着时间的推移而移动和变化。随着项目的进展，您认为重要的事件最终可能会变得微不足道，而您没有看到的事情会演变成值得跟踪的事件。

项目里程碑陷阱：不要犯这些常见错误

不幸的是，项目里程碑规划并不总是一帆风顺的。项目在不断变化和发展，您的规划和里程碑方法也需要随之变化和发展。

以下是项目经理在里程碑方面常犯的一些错误以及如何避免这些错误：

• 里程碑太多。如果里程碑过多，您可能会失去任务和里程碑之间的区别。这会让团队感到困惑，难以跟踪进度，并削弱利益相关者的宏观视角。将里程碑保留在能为项目增加真正价值的重要事件上。

• 没有将任务、里程碑和目标联系起来。里程碑是日常任务和长期目标之间的绝佳桥梁。但许多项目经理创建的里程碑与目标没有直接联系，因此很难了解每个人如何为项目的成功做出贡献。

• 保守里程碑的秘密。里程碑是项目经理让利益相关者满意的秘密武器。一旦您定义了里程碑，请定期进行沟通，以展示进度、成就和动力，以让利益相关者参与您的项目。

总结

项目很复杂，但有效的里程碑规划可以帮助每个人从树木中看到森林。通过确定关键里程碑，您可以了解项目的进展情况，让利益相关者满意，并激励团队成员。