项目范围蔓延是什么？应对范围蔓延的5个最佳实践

在我们解释如何避免项目中的范围蔓延之前，我们需要了解什么是项目范围和范围蔓延。

项目的范围是什么？

在项目管理中，范围只是指您围绕项目设置的边界，以按时和预算实现项目目标。这些界限定义了何时交付什么、如何完成工作以及项目成功是什么样子。

什么是项目管理中的范围蔓延？

范围蔓延是指在没有任何机制（例如变更请求）的情况下对项目范围进行更改时发生的情况。这些变化还会影响项目进度、预算、成本、资源分配，并可能影响里程碑和目标的完成。范围蔓延是最常见的项目管理风险之一。

一般来说，当项目执行开始后项目客户或其他利益相关者添加新的项目需求时，就会发生范围蔓延。这些变化常常没有得到适当的审查。因此，项目团队预计将在与原始范围相同的资源和时间内完成更多的任务、可交付成果和里程碑。

另一方面，您最终可能会得到一个包含大量已批准、经过深思熟虑的更改的项目，该项目永远不会结束，因为每次您认为已经完成时，新的项目需求（例如新产品功能）就会到达您的收件箱，您必须做出更多改变。

为了控制项目范围并防止范围蔓延，您需要范围、变更和风险管理计划。

范围管理计划

范围管理计划是项目计划的一部分，它描述了如何建立和控制项目范围。该文档包括您的工作分解结构、范围说明书以及利益相关者批准范围作为项目基线的流程。

范围管理计划帮助项目经理确保利益相关者了解项目范围基线，以及对其进行的更改将如何影响整个项目管理计划。

变革管理计划

当然，项目随时都会发生变更，但制定变更管理计划以控制这些变更非常重要。项目的进展完全按照项目计划中的定义进行是非常罕见的。在大多数情况下，项目经理需要调整进度、预算和范围。

然而，如果不对变更管理流程进行一定的控制，项目经理就几乎没有机会掌控工作并有效地管理项目。至少，您应该使用变更请求表单来控制对项目范围所做的更改。

风险管理计划

如果由于利益相关者、客户或团队成员没有遵循范围和变更管理程序而发生范围蔓延，您必须参考您的风险管理计划。您项目的风险管理计划是一份文件，规定了风险管理的策略、角色、职责和资金。简而言之，这是一个包含预防和减轻范围蔓延等风险所需的所有信息的计划。

什么原因导致范围蔓延？

在项目管理中，范围蔓延的发生有多种原因。范围蔓延的常见原因包括：

• 项目可交付成果缺乏清晰度

• 项目需求定义不明确

• 最后一刻的“想法”或对可交付成果的更改

• 利益相关者不参与或误解努力程度

• 缺乏围绕项目细节的沟通

了解项目范围可能出现偏差的所有不同方式可以帮助您识别和解决范围蔓延问题，并根据需要调整计划或期望。

5个步骤避免范围蔓延

1. 与您的团队和利益相关者保持一致

开始就要考虑如何结束。确保您的团队和利益相关者理解并同意项目范围和目标，并将其记录在正式的工作范围中。

从一开始就保持一致将大大有助于防止范围蔓延。这是因为它可以更容易地拒绝不在范围内的新想法，或者更好的是引导客户走向更适合项目目标和范围的另一个方向。

2.制定详细的项目计划并坚持执行

如果您从一开始就制定了明确的计划，那么缓解范围蔓延就会容易得多。因此，花点时间概述一下您需要采取的每一个步骤，以便按时按预算完成项目从开始到结束的所有步骤。甘特图提供了一个很好的可视化工具，用于随着工作的进展制定计划和监控范围。

只是不要因为屈服于每个新问题和要求而让您在计划中投入的所有工作付诸东流。你的计划的第一个版本是你的基线，这些东西不是你编出来的。

如果你做对了，那么你就是基于你的估计和范围。当然，计划可能会改变，但是当新的范围开始出现时，将第一个计划作为基线通常会帮助您争取更多的时间或预算。坚持计划，并将其用作项目的路线图。

3. 不要害怕对范围变更说不

对客户说“不”可能看起来很可怕，但有时这是帮助客户实现目标的最佳方式。它也可以成为防止范围蔓延的强大工具。

如果您收到会使项目偏离正轨的变更请求，可以拒绝。只是将其定位为对话，而不是声明。清楚地解释变更将如何对项目产生负面影响，并讨论最佳实施方式的选项。

4. 讨论变更如何影响项目进度

日期就是日期。错过最后期限通常会造成影响，无论是影响您的资源计划、下一次交付还是最终最后期限。

不要害怕有关时间表问题和影响的对话。在发生变化时讨论问题将有助于每个人了解受到影响的因素。

与您的团队和利益相关者一起审查您的基线计划，并讨论意外的变化将如何影响未来的截止日期和整个项目进度。然后共同努力确定如何前进。

5. 包括更改范围的流程

这是设定期望和创建过程的同等部分。如果您在较大的组织中，您可能需要完成一系列批准（阅读：文档），以确保团队中的每个人都同意计划或时间表的更改。

在较小团队的较小项目中，通常很容易仅仅相信每个人的说法并继续进行更改。在这种情况下，您可能会考虑创建与特定对话或范围变更相关的“书面记录”。

在这里请使用您的判断，但是为与范围无关的变更编写变更请求绝不是一件坏事。这可能是一种很好的方式来保护你的基础并确保没有人会反悔通过电子邮件口头同意的事情。

如何管理项目的范围蔓延

有时，无论您计划或准备多少，范围蔓延都会发生。当发生这种情况时，记录所有内容并与团队和利益相关者进行沟通非常重要。让我们看看当项目中出现范围蔓延时如何解决它。

优先考虑沟通

作为项目经理，您是所有项目工作的主要沟通点。如果项目范围开始发生变化，请积极主动，并向您的客户和利益相关者举起旗帜。讨论变更如何影响项目和预算。

通过版本控制和报告跟踪范围变更

并非每个项目变更都会导致范围变更。如果计划发生变化（很可能会发生），请务必跟踪这些变化。切勿在未通知所有相关人员的情况下尝试插入时间线更新。始终以多种方式进行沟通。

总结

一个好的项目经理可以在第一个提示时感觉到范围的蔓延。更好的项目经理需要时间来诊断范围蔓延，研究它，并制定接受或拒绝它的方法。最好的项目经理会完成所有这些步骤，并冷静地处理情况。

任何项目问题（无论是否与范围相关）都可以通过引用您之前在项目中完成的工作的对话来解决。事实上，您投入的所有时间来创建估计、范围和时间表将使解决任何问题变得更加容易。