项目范围管理：成功改变项目范围的7个步骤

虽然没有所谓的完美项目计划。研究表明，项目中期范围变更仍然是项目失败的主要原因之一。但在一个不可避免的变化的行业中，失败的真正原因往往不是范围变更本身，而是范围变更管理不善。

虽然明确定义范围很重要，但制定应对计划外变更的计划也同样重要。在本文中，我们将向您展示如何分析范围变化并确定其是否有效，或只是伪装的范围蔓延，然后为您提供成功更改项目范围的7个步骤。

认识项目范围变更

在讨论范围变更之前，我们需要明确我们谈论项目范围时的定义。

项目范围是指项目的产出、成果和收益以及实现它们所需工作的总和。

更简单地说，范围回答了你的项目以下问题：

• 需要完成什么工作？

• 会产生什么结果？

• 这些输出将带来什么结果？

• 企业将从这项工作中获得什么好处？

• 哪些内容超出了该项目的范围并且应该被忽略或避免？

回答这些问题可以确定工作范围，也是制定整体项目计划的重要部分。但是，如果您没有做好应对变化的准备，即使是最好的计划也可能失败。

范围变更是指与原始范围的任何偏差。这可能包括添加新功能、更改功能、更改上市日期，甚至从范围中删除工作。

然而，尽管人们普遍认为所有范围变化都是坏事，但事实并非如此。随着项目的进展，您将了解有关受众和功能的新知识，见证市场的变化，或改变您的优先事项。所有这些变化都会改变项目的目标，并且是调整范围的正当理由。

范围变化如何导致项目失败？

虽然范围变化本质上并不坏，但如果管理不善，它可能会导致项目（甚至是敏捷项目）失败。如果你的范围改变不正确，你可能会面临以下后果：

项目返工

如果您没有预见和规划范围变更，则可能导致层层返工。返工会拖慢您的进度，导致您超出计划，也可能超出预算。

利益相关者关系受损

作为项目经理，您需要知道何时接受和拒绝范围变更。如果平衡不当，您就会与不耐烦的利益相关者产生紧张关系。

士气低落的项目团队

过多的范围变化可能会导致您的团队感到沮丧，从而导致缺乏动力和动力。毕竟，当目标不断变化时，很难有效运作。

额外风险

管理不善的范围变更会给整个项目带来风险。一时兴起决定采取新方向，您的项目将面临进一步复杂化、延误和费用增加的风险。

收益减少

只有当范围变更能够增加额外收益或降低收益损失风险时，才应同意变更范围。如果范围变更不合理，它可能会破坏您的收益，要么超出预算，要么对您的产出产生负面影响。

传统的瀑布式项目管理模式教导人们预先定义其范围，并且不接受项目进展过程中的变化。我们现在知道，这种方法并不总是可行的，并导致许多项目失败。这就是为什么在过去20年里，敏捷项目管理变得越来越流行，因为它使项目团队能够更灵活地随着项目进展而改变和适应。

范围变化和范围蔓延是一回事吗？

谈到范围变更时，许多项目经理和开发人员都会自动想到范围蔓延。然而，范围变更和范围蔓延之间存在巨大差异，这意味着它们不应互换使用。范围蔓延被定义为项目生命周期内项目范围的任何不受控制的变化。

虽然范围变更已经计划好、审查完毕并适当纳入到您即将到来的冲刺中，但范围蔓延还是强加给您的团队，而他们却没有认识到或理解您范围的其余部分。

以下是范围蔓延和范围变更的另外几个不同之处：

范围蔓延和范围变更的另外几个不同之处

范围变更和范围蔓延之间的关键区别在于管理和控制。范围变更是团队有意做出的决定，是有计划的。另一方面，当项目经理失去控制并且没有设定严格的界限时，就会发生范围蔓延。

就范围而言，项目失败有两个原因。要么无法在需要时有效地改变范围（变更），要么在不应该改变时改变范围（蔓延）。

项目范围变更管理流程7个步骤

实现出色的范围变更的关键是有效地管理流程，这里有一个简单的七步流程来指导您完成项目范围变更管理。

步骤 1：向你的团队介绍范围变更的概念

知识就是力量。首先要教育您的项目团队了解范围变更管理的重要性。这将帮助您的团队了解范围变更是允许的，并让他们有信心以正确的方式识别和讨论范围变更。

召集您的团队，讨论范围变更的概念，并创建一种愿意考虑变更的文化。理想情况下，您会在项目开始时这样做，但如果您在项目中期阅读此内容，那不是问题。

步骤2：为任何请求创建范围变更模板和流程

现在团队已经加入，您需要定义如何提出和考虑范围变更。最好的方法是为任何利益相关者创建一个一致的范围变更模板，以便他们提出变更请求。

指定请求的发送地点和发送对象。最有可能的是，发送对象是你（项目经理）或高级团队成员，例如业务分析师。

步骤 3：记录所有范围变更请求

良好的范围变更管理的另一个支柱是在项目管理工具中创建变更日志。这可以帮助您记录所有请求，并为项目收尾提供有价值的审计线索。它还表明所有想法都得到了平等考虑，并记录了您决定不继续进行的地方。

同样，有许多变更日志模板可供选择。但根据经验，您的日志应包含变更请求模板中的所有字段，以及请求提交日期、请求状态、请求批准/拒绝数据和任何评论等。这是一份关键文件，将构成您更广泛的项目管理计划的一部分。因此，它应该由项目经理或项目助理拥有和控制。

步骤 4：创建范围变更论坛，根据项目目标评估请求

一旦提交并记录了请求，您将需要作为一个团队对其进行评估。许多项目都有一个由关键利益相关者组成的变更控制论坛，以审查请求及其对项目目标的影响。

首先，确定举办变更论坛的频率和时间。如果您预计会定期收到请求，那么像任何其他项目仪式一样每月安排一次是合理的。如果不是，最好临时举办。

接下来，决定谁需要加入论坛。理想情况下，你需要所有能够针对请求提出全面建议的合适人选——这可能包括财务、技术和业务用户利益相关者。

最后，在评估变更时，请记住从项目的各个角度考虑利弊，包括目标和目的、产出和成果、好处、成本、日程、质量和风险。

建范围变更论坛，根据项目目标评估请求

步骤5：了解谁需要批准范围的任何变更

每个人都有老板，你的项目也不例外。要对范围变更请求做出最终决定，请确保你知道谁有权力批准范围变更。在大多数情况下，它将是您的项目发起人，但对于较大的项目或计划，它可能是整个项目委员会。

您会很清楚谁有权批准变更请求，但如果不知道，请询问您的发起人。请记住，根据变更，您可能需要更多预算、额外时间或额外资源，因此请确保您的批准人拥有该权限。

项目发起人通常非常忙碌。为了简化审批流程，请创建变更请求审批模板。保留批准或拒绝请求的决定的审计跟踪并将其存储在项目的文件管理系统中。

步骤6：将已批准的请求添加到您的待办事项或下一个迭代计划会议中

如果范围变更获得批准，就该将其纳入项目计划了。当然，您需要以深思熟虑的方式进行此操作，因此将其纳入下一轮项目规划（例如积压审核或冲刺规划会议）是有意义的。

将团队聚集在一起作为现有规划周期的一部分，并将新的范围变化引入讨论中。记住要像对待其他范围一样对待范围变化，并根据您必须完成的其他工作对其进行优先排序。

步骤 7：测试、学习和审查范围变更流程

以正确的方式管理范围变更对于项目的成功至关重要。您不太可能第一次就完全正确，因此在每次新请求通过系统后，请花时间反思流程。更新步骤、模板和论坛，以确保它们适合您。

作为项目经理，您将了解范围变更控制的进展情况。检查您的舒适度 — 如果变更让您感到焦虑或压力，则说明您的流程不够完善。不要羞于询问你的团队他们认为这个过程如何，并优先关注请求者和批准者的反馈。

总结

项目变更是不可避免的。重要的是你如何应对它。多年来，范围变更被视为项目失败的必然途径。但在一个充满不确定性的行业中，你在项目生命周期中唯一能真正保证的事情就是会发生一些变化。

要想取得成功，关键在于如何处理范围变更。优秀的项目团队会实施一套强大的范围变更流程，该流程建立在一致的流程、彻底的评估和谨慎的变更整合之上。