项目估算终极指南：如何使用时间跟踪来设置项目估算

每个人都经历过“快速”任务却变成一整天的工作。尽管我们怀有好的意图，但人类在估计完成一个项目或任务需要多长时间方面却很糟糕。但作为项目经理，你的工作就是正确估计项目的时间和成本，以便你的团队知道他们正在努力实现什么目标。

估算项目是一项需要随着时间的推移而学习的技能，并且受到经验的很大影响。你做的越多，你就越有能力预测该项目的未来版本。但是如果你没有必要的经验怎么办？或者如果你正在运行一个新项目或刚刚开始一份新工作怎么办？

幸运的是，您可以使用一些特定的工具、技巧和技术来帮助估计完成一个项目需要多长时间以及多少时间。

为什么正确估算一个项目这么难？归咎于“规划谬误”

估算需要人为因素。不幸的是，人类很容易受到偏见和认知错误的影响，包括在规划未来时。最糟糕的情况是，至少在项目估算方面，规划谬误。

计划谬误是指我们在估计完成一项任务需要多长时间时过于乐观。换句话说，我们假设几乎所有事情所需的时间都比实际要短。

人们把各种问题都归咎于规划谬误，从学期论文拖延到机场、歌剧院和其他开发项目数十亿美元的意外成本。

根据丹尼尔·卡尼曼和阿莫斯·特沃斯基（提出该术语的人）的说法，计划谬误发生的原因是，我们忽略了有关任务的历史证据，而是为未来的任务假设最好的情况 — — 无论这种可能性有多么小。

想象一下：您被指派为公司寻找新的小部件供应商。这似乎是一项相当简单的任务，而且您之前已经做过很多次了。如果所有潜在供应商在其网站上都有您需要的信息，那么您只需几分钟就可以评估每个供应商。为了安全起见，将时间增加一倍，您就可以在午餐前轻松完成任务，并且还有时间……

但有一半的供应商在其网站上没有您需要的任何信息。您早上轻松浏览网站的时间变成了填写表格和寻找联系方式的一整天。

当你终于设法找到供应商的电话号码时，却发现你要找的人下周才会来，这花了你很长时间。你原本四小时的工作最后却花了一周的时间。不过，下次你被要求寻找新供应商时，这是一件简单的工作，你应该在午餐时间之前就完成了。

规划谬误不仅会影响项目时间表，还可能导致预算和资源超支，或无法兑现承诺的绩效和收益。

项目估算过程的基本要素

要了解如何摆脱计划谬误并正确评估项目，您需要将流程分解为几个关键部分。

首先，有一个估算对象。这就是您要估算的内容。因此，在我们的例子中，这将是一项任务、里程碑或项目。接下来是每个对象的属性。这就是您完成任务/里程碑/项目的方式。这可能包括持续时间、预算、资源等。

对于每个属性，都有一个未知量。换句话说，就是你要估计的东西。这可能是完成一项任务需要的时间长度，也可能是达到一个里程碑的成本。

最后，我们进入了所谓的估算阶段。在这个阶段，我们会综合考虑所有这些对象、属性和未知量，估算出完成一个项目需要多长时间或需要花费多少钱。

为了处理估算事件，我们会考虑许多不同的内部和外部影响因素，这些因素将决定我们认为未知量应该是多少。更具体地说，这些影响包括：

• 内部：个人偏见、经验、个人兴趣等……

• 外部：风险、资源、团队等（例如，使用新技术

一下子要处理的事情很多。但当你亲眼看到实际发生的情况时，问题的真实严重程度就会变得更加清晰。这是个开始。但为了正确估计，我们需要深入挖掘。

时间跟踪：更好地进行项目估算的秘密武器

虽然询问所有这些问题可以帮助您评估成功率，但是没有什么可以替代冷冰冰的、硬数据和经验。

我们已经提到了时间跟踪的重要性；如果你不能准确地知道一个项目在过去花了多长时间，那么计划谬误就会更加严重，任何未来的估计都会受到影响。然而，拥有关于类似项目所用时间的可靠数据意味着你不必猜测。

收集这些数据最简单的方法是什么？时间跟踪。开始之前，请确保已将所有任务的详细信息上传到所选的时间跟踪工具中。

无论你选择哪种时间追踪器，最适合你的才是你真正会使用的。即使是世界上最好的时间追踪器应用，如果只是放在你的电脑或手机上闲置着，也不会给你带来任何好处。

这就是使用项目管理工具中内置的时间跟踪器如此强大的原因。将项目的所有内容（包括时间跟踪）集中在一个地方意味着您更有可能使用这些工具并获得全部好处。

一旦你跟踪了项目的时间，利用原始数据做一些事情就很重要了。仅仅知道你在项目上花了多少时间是不够的。你需要能够按任务、团队成员或里程碑过滤这些数据。这类信息可以让你得到更准确的估算。

不仅如此，查看您的进度和花在任务上的时间还可以激励您的团队。

哈佛大学教授特蕾莎·阿玛贝尔 (Teresa Amabile) 认为，在有意义的工作中取得进步会带来一系列其他好处。她将此称为“进步原则”，其中包括在工作日中提升情绪、动力和感知。

然而，追踪删除垃圾邮件所花的时间并不能让你感到轻松。相反，追踪那些真正重要的任务，那些让你和你的团队朝着完成下一个大项目的目标前进的任务，这样你的团队就会更快乐也更高效。

提高项目估算能力的 3 个技巧

好了，现在我们了解了从时间到预算的所有估算框架。我们了解了规划谬误以及影响我们估算项目方式的其他影响因素和偏见。最后，让我们来看看最好的项目经理用来更好地估算的一些技巧。

1. 参考类别预测

当我们需要估算时，我们倾向于凭直觉行事。不幸的是，这也是最不可靠的方法。当我们记住计划谬误时，很明显，得出准确估算的最佳方法是使用以前的项目作为我们的来源。

参考类预测是指使用过去类似的项目来制定更准确的项目估算。我们不必从内部寻找答案，而是可以根据既定事实进行估算。

底线是什么？类似项目所花的时间是一个比你的直觉更可靠的指标。

2. 评估评论

为了确保过度乐观不会影响您的估计，请考虑让独立方审查您的估计。

熟悉项目类型但缺乏直接参与所导致的偏见的专家更有可能给出准确的估计。由于他们远离项目，与结果没有个人利益，他们能够冷静地考虑可能影响您的时间表的所有不同因素。

然而，重要的是，任何审阅者都不应被激励，即使是无意的，去提供乐观的估计（“顺便说一句，如果我们能在三个月内完成这个项目，那就太好了。每个参与者都会得到奖金”），因为这会导致专家发挥他们自己的偏见。

3. 拆包任务

您永远不应该尝试估计整个项目作为一个整体需要多长时间。相反，您应该估计各个任务需要多长时间。将项目分解成各个组成部分不仅可以更准确地进行估计，而且还能强化项目的真实规模。

重新设计一个网站听起来很容易，但当你把它分解成多个设计、文案和技术任务时，你很快就会意识到其中涉及的工作量有多大。即使没有类似的项目可以参考，从这个角度看一个项目也会大大降低规划谬误的影响。

总结

规划只是猜测，无论我们多么有经验，准确评估项目都比乍一看要困难得多。计划谬误和乐观偏见使我们对潜在障碍视而不见，因为我们自欺欺人地只考虑最好的情况。

不过，情况并非毫无希望。通过询问有关项目的更具体的问题，跟踪以前类似项目所花费的时间，并使用旨在减少偏见的技巧，我们可以切实地估计一个项目需要多长时间，并避免错过最后期限或超出预算。

然而，值得记住的是，准确估算项目总是需要时间的。通过愿意从错误中吸取教训，我们可以避免花费大量时间试图“完美”地估算一项任务，并继续开展更有意义的工作。