如何管理多个项目：多项目管理的策略和工具

同时管理多个项目可能有点复杂。一个项目中采取的每一项行动都需要流畅、平稳地融入到下一个项目中，如果做得正确，熟练的投资组合经理可以让一切看起来毫无麻烦。但如果犯了一些大错误，那么一切都会崩溃。

因此，同时管理多个项目（也称为项目组合管理）是一种可以培养和掌握的技术。项目组合经理必须能够确定项目中任务的优先级、监控团队的绩效并有效地分配资源。

管理多个项目的 10 个策略

当您有多个项目需要管理时，您必须高效利用时间，否则就会面临倦怠的风险。您通常同时有很多不同的事情要做。当然，这是可以做到的，但需要您遵循一些提示。

1. 设立项目管理办公室（PMO）

项目管理办公室对项目有很大的控制权。他们与利益相关者和客户沟通，定义和维护公司的项目管理标准。拥有 PMO 有助于确保所有项目在预算范围内按时交付。这可以是外部或内部组。

2.使用项目管理软件

拥有项目管理工具可以让管理者了解他们管理的所有项目。项目管理工具可以使您能够实时了解所有项目，能够平衡多个项目之间的资源以提高生产力，并提供报告以监控进度和绩效，同时让利益相关者了解情况。

3.避免资源重叠

管理许多项目需要大量资源。必须仔细分配这些资源以避免资源重叠。如果他们这样做，这将影响日程安排、预算，甚至可能危及项目的成功。这就是为什么仔细规划资源管理并监控其分配很重要。

4.找到每个项目的关键路径

关键路径是完成项目所需的最短时间。它通过确定基本任务来做到这一点。这可以帮助管理者优先考虑并平衡项目中的资源。

5. 为每个项目组建合适的团队

每个项目都是不同的，应该有一个能够反映其独特需求的团队。确保组建的团队成员能够一起工作，但也具备正确完成项目所需的技能和经验。

6. 提前计划

正如您为一个项目进行规划一样，您也必须为多个项目进行规划。你最不想做的就是在没有准备的情况下开始这一周并即兴发挥。不管你有多优秀，事情很快就会失控。因此，为自己制定每周计划，审视未来的工作并确定优先顺序。了解即将到来的截止日期。与您的团队和利益相关者会面。它可能会每天发生变化，但至少你有一个结构。

7. 清晰沟通

沟通是任何项目的命脉。您的项目计划、状态报告等等都是沟通工具。管理多个项目意味着您充当引导多个利益相关者和团队的中心；因此，您必须更新利益相关者并指导您的团队。但是，如果您这样做（亲自、通过项目管理工具或通过文档），则必须明确。请记住，沟通也是倾听。获取反馈并做出回应。

8. 检讨与调整

计划改变。事情发生。如果你不遵守时间表，就不可能不冒偏离轨道、超支或质量下降的风险。正如您在管理一个项目时所做的那样，更是如此，在管理多个项目时，这些项目会成倍地增加变革的可能性，您需要定期监控和审查您的进度和绩效。制定计划来管理变更并相应地调整您的时间表、成本或范围。

9. 委派工作

如果你倾向于认为要做好某件事就必须自己做，那就放弃吧。如果没有支持，一个人不可能管理多个项目。接受帮助并将可以委派给同事的工作委派给同事。有大量与管理多个项目相关的文书工作和其他细节可以由其他人完成。当然，要监督它，但不要过度。

10. 保持井井有条

不要使用便利贴或将日程安排在纸片上。您的重要日期和数字在哪里？它们应该触手可及，最好是在线项目管理工具，它可以自动提醒您临近截止日期，将所有文件收集到一个地方，并计划、安排、监控和报告您的项目。

管理多个任务与管理多个项目

管理项目涉及制定计划、安排时间、考虑风险和资源、管理团队和预算。任务不太复杂，但受益于一定程度的管理。

项目就像任务一样，有开始和结束。两者通常都是从任务列表开始，但是任务通常可以通过简单的待办事项列表来完成，但项目需要更多的协调。您需要估计完成每项任务所需的成本和时间。

事实上，任务可以单独看待，但项目必须构建这些任务。他们需要被优先考虑。这些任务需要资源，并且需要在执行任务之前分配这些资源。

通常，您不会制定风险管理计划来解决少数任务。可能存在风险，但话又说回来——一切都存在风险。然而，项目必须根据执行任务所固有的风险来考虑所有任务。这些风险超出了单纯的任务范围。该项目可能会受到天气、供应等因素的影响。

尽管任务都是小项目，但它们与较大项目的约束有很大不同，因此需要独特的管理方法。随着项目复杂性的增加，任务相对保持不变，因为它们被分解为小的、可管理的部分。因此，待办事项列表和优先级通常与完成任务所需的数量一样多，而项目则需要更详细的方法。

管理多个项目的常见挑战

即使您做好了计划并做好了准备，这也不会是一件容易的事。管理多个项目具有挑战性。管理多个项目时出现的问题类似于最佳实践的影子世界。

沟通不畅

沟通可以成就一个项目，也可以毁掉一个项目，这是显而易见的，但值得重复。如果您无法向团队清楚地解释必须做什么，那么您将在任务上花费不必要的时间和金钱。如果您无法向利益相关者传达项目的状态，他们就会中断项目的正确管理。

缺乏信任

如果你不信任你的团队，他们也不会信任你。如果不建立对项目的信任，你就会危及项目。这涉及到委派。如果您不分担项目的责任，那么与您一起工作的人会怀疑您不信任他们。无论这是否属实，您都会削弱士气并冒着项目成功的风险。

没有明确的角色和责任

就像在一个项目中一样，对于许多项目来说更是如此，如果您的团队不知道谁在做什么，就会出现混乱。项目应该像机器一样运行，每个团队成员都像齿轮一样发挥自己的作用，满足并推动项目前进。如果他们不知道自己的角色和职责，事情就会很快陷入困境。

糟糕的计划

如果您没有在执行项目计划之前投入工作，那么您将不得不在执行计划时进行工作。这是灾难的根源。您管理的每个项目都必须有一个全面的项目计划，最重要的是，您需要制定一个计划来同时管理所有其他项目。这是很多计划，但当你花钱又浪费时间时，你不想这样做。