项目问题管理：如何做好项目管理中的问题管理？

在任何项目的生命周期中，几乎总是会出现意想不到的问题和疑问。当这些问题出现时，您必须准备好处理它们，否则它们可能会影响项目的结果。

由于大多数问题本质上都是意外的，您如何确保能够快速有效地处理它们？理想情况下，您需要在开始项目之前制定一个问题解决流程，以确保您按计划进行并实现您的目标。

如何做好项目管理中的问题管理

问题管理是识别和解决问题的过程。员工或供应商的问题、技术故障、材料短缺——这些都可能对您的项目产生负面影响。如果问题得不到解决，您可能会产生不必要的冲突、延误，甚至无法交付成果。

问题与风险

问题和风险并不完全是一回事。然而，在开始之前，两者的确切性质很大程度上是未知的。对于风险，您通常会提前大致了解存在令人担忧的原因。问题往往难以预测；它可能会在没有任何警告的情况下出现。例如，无法找到合格的员工是一个可识别的风险。然而，当您的一名员工遭遇车祸并住院三周时，这就成了一个问题！

在项目开始之前识别风险非常重要。风险/影响概率图提供了一个有用的框架来帮助您确定风险的优先级。然后，您可以制定计划，使用您已经考虑过和预先安排的解决方案来主动管理这些风险。然而，当遇到问题时，你必须在问题发生时处理它们。因此，问题管理是一个有计划的过程，用于在出现意外问题时（无论该问题是什么）进行处理。

如果您不在项目开始时识别并降低风险，那么它们通常会在以后成为问题。确保您尽早了解您的风险。从以前的项目中学习，并从团队过去的经验中受益。这样，您在前进时需要管理的问题就会减少。

问题日志

问题需要在发生时进行记录。创建问题日志时，您提供了一个用于报告和交流项目发生情况的工具。这确保了问题确实被提出，然后被快速有效地调查和解决。如果没有明确的流程，您可能会忽视问题，或者没有足够认真地对待它们，直到成功处理它们时为时已晚。

问题日志允许您执行以下操作：

• 为团队提供安全可靠的方法来提出问题。

• 跟踪每个问题并将责任分配给特定人员。

• 更轻松地分析问题并确定优先级。

• 记录问题解决情况以供将来参考和项目学习。

• 监控项目的整体健康状况和状态。

您可以手动创建问题日志、构建自己的电子表格或数据库，或者从各种供应商处购买问题管理软件。或者，您可以使用我们的免费 问题管理日志模板。

但是，问题管理流程的成功并不一定取决于您使用的跟踪机制，而是取决于您跟踪的信息类型。

为问题管理做好准备

仅仅因为无法预测问题，并不意味着您不应该准备好在问题出现后处理它们。每个项目都应从定义的问题管理流程开始，作为项目治理阶段的一部分进行应用和记录，并作为项目监督的一部分执行。有效的问题管理实践至少将涵盖以下流程要素：

• 您的项目目标是什么？

• 当问题出现和解决时，将使用哪些工具来提出、解决和跟踪问题？

• 如何向项目经理、项目发起人、项目执行人员和/或指导委员会提出问题？

• 如何审查和分配问题？

• 如何监控和跟踪问题以便及时解决？

• 如果无法解决和关闭问题将如何升级？

问题管理的关键挑战之一是快速解决问题，然后继续前进，同时尽可能减少对项目的影响。该框架提供了一个在出现问题时做出决策的结构。请记住在开发框架时考虑团队的需求。

如何做好项目管理中的问题管理

确保在实施后审核中涵盖所有问题也很重要。您可以在这里获取未来项目的经验教训。您对问题了解得越多，您就能为下一个项目做好更好的准备。有些问题可能会再次出现，因此通过记录您从以前的项目中学到的知识，后续项目团队将更容易识别问题并成功解决它们。其他问题可能是风险模式的一部分，您可以通过早期风险评估主动识别和管理。

问题管理是项目管理的一部分，相关实践（如何管理问题）必须在项目的早期阶段确定。然后，必须在整个项目生命周期中一致地执行问题管理实践，并依靠状态报告进行沟通和决策。

做好项目问题管理的2个关键因素

除了解决上面列出的问题之外，做好问题管理还有两个必须从一开始就考虑的关键因素：资源分配和沟通。

资源分配

一旦提出问题并记录下来，就必须进行资源分配。根据问题的性质，任何项目团队成员或资源都可能涉及。例如，软件中的意外错误可能会被分配给技术团队成员，他们可能会被要求解决问题，或者可能必须与供应商一起跟踪问题。另一方面，行政性质的问题（即缺乏用于安装新设备的可用设施）可以分配给设施经理，否则他对项目其他方面的参与可能有限。

由于大多数问题必须快速解决，不需大张旗鼓，因此将问题分配给那些尽可能能够立即行动的人非常重要。

及时沟通

问题管理成功的第二个关键能力是跟踪和报告“问题状态”的能力，从问题首次提出和分配到解决。这是通过在会议中进行的有效问题相关沟通以及记录的“状态报告”来实现的。根据任何给定项目的复杂性和可见性，问题会议可能会成为例行公事，提供互动和集思广益问题相关解决方案的机会。

问题会议可以为项目过程带来重要的视角，为整个团队提供考虑问题、计划行动和从“大局”角度思考的机会。这些会议可以根据需要每天、每周或每月举行，以确保问题得到适当的跟踪和管理。

总结

问题管理流程为您提供了一种识别和记录项目期间发生的问题的可靠方法。该过程还可以更轻松地评估这些问题、评估其影响并决定解决计划。问题日志可帮助您捕获每个问题的详细信息，以便项目团队可以快速查看状态以及负责解决问题的人员。