工程项目管理：工程合同管理的7个基本方法

合同可以在项目专业人员和供应商之间设定期望，了解正在使用的合同可以防止阻碍项目交付的问题。项目专业人员和承包商之间必须建立良好的关系，相互尊重，这样项目才能成功。合同是项目的关键，项目成功的动态条件的新研究表明合同是项目成功的条件。

有效的合同管理不仅仅涉及制定协议并签署协议，它是一系列行动，指导您从开发处理每份公司协议的整体流程的最早阶段，一直到查看的步骤合同直至其签订。

清楚地了解每个阶段发生的情况是确保合同管理流程满足所有要求和目标以提供最佳结果的重要方法。

什么是合同管理？

合同管理描述了从合同创建到最终终止的合同流程。目标是保持对计划、实施和终止的控制。这还包括为确保正确报告和履行义务而采取的任何和所有步骤。

合同管理还涉及为解决合同违约问题而采取的任何法律行动。例如，负责管理合同流程的人员可以为不合规方提供合规的行动方案，或者他们可以简单地选择终止协议并寻找另一方合作。

合同管理与合同生命周期管理

合同管理经常与其近亲——合同生命周期管理（CLM）相混淆。当有些人在提到前者时引入术语“合同管理生命周期”时，这并没有什么帮助。这只会增加混乱。

虽然合同管理和CLM很相似并且具有相同的“大局”目标（即管理合同），但它们之间存在重大差异。

合同生命周期管理将合同运营划分为清晰、定义的阶段，对这些阶段的操作进行优化以确保最大效率。法律协议按照指定的工作流程和条件贯穿整个合同生命周期。这通常是通过利用法律技术来调整行动以完成合同生命周期的每个阶段来实现的。

相比之下，合同管理是一个总括术语，可以应用于与合同相关的所有活动。该术语甚至可以适用于合同从未完全执行并在其生命周期的早期阶段被放弃的情况。

简而言之，CLM 只是合同管理的一种方法。它将人员、流程和技术结合在一起，使组织能够充分利用其合同。类似于正方形是矩形但矩形不是正方形，CLM 是合同管理的一种，而合同管理不仅仅是 CLM。

合同管理的7个基本方法阶段

将合同管理分为不同阶段的目的之一是更容易分析合同工作流程和流程。由于整个过程被分为可识别的步骤，这使得管理者和团队能够识别大趋势并找到需要改进的领域。

以下是合同管理的七个基本阶段。

1. 策划阶段

在实施流程之前，开发一个最适合您公司的需求和资源的系统非常重要。为了保持事情的精简和组织，开发可以在公司范围内实施的合同管理流程也很重要。

您的合同管理策略是一个灵活的路线图，由考虑所有类型公司协议的流程组成，从标准雇佣合同到高度具体和复杂交易的文书工作。制定策略的第一步是确定您的需求，包括回答以下问题：

• 您需要管理哪些类型的合同以及数量是多少？

• 是否有您反复使用的标准协议？这些里面需要包含什么内容呢？

• 谁负责合同管理的每个阶段以及他们需要什么来完成他们的工作？

• 谁对合同审批流程有最终决定权？

• 过去发生过哪些常见问题，或者典型合同管理过程中可能会出现哪些问题？

• 实施您的合同策略需要哪些资源？

• 您正在跟踪哪些合同数据？它存储在哪里？是如何报道的？

了解合同管理的其余阶段将有助于为您的流程提供信息。如果您目前无法回答上面列出的问题，您可能需要调整您的签约流程。

2、实施阶段

概述合同管理工作流程后，您需要先实施您的计划，然后才能开始使用它。这包括部署合同生命周期管理软件来帮助您执行与合同相关的任务，以及将合同迁移到集中存储库。

实施计划的一个关键部分是入职培训——确保每个参与人员都了解您的合同管理愿景和目标。

3. 签约前阶段

现在您已经建立了合同管理基础，您可以开始为新合同实施它。这意味着针对更标准的情况制定新合同或实施样板协议。合同管理此阶段的主要挑战是开发一个特定的文档，该文档将满足您的需求并降低您的风险。

对于标准情况，此阶段可能很简单，只需找到正确的合同类型、输入相关信息，或许还可以进行一些调整。更不寻常或复杂的合同场景可能需要制定全新的文件。通过查看可能适用的其他协议并调整这些条款，可以使从头开始制定合同变得更加容易。

利用 ChatGPT或其他 GPT-3 技术来加快起草和合同创建的具体步骤。不要忘记继承任何重要的要求，例如合规义务或品牌标准。一旦您同意条款并制定合同，电子签名就可以让事情继续进行。

4. 交接阶段

参与执行合同的个人与谈判合同的个人并不相同，这是很常见的情况，尤其是在大公司中。因此，为了确保合同按期履行，确保顺利交接非常重要。与其假设利益相关者拥有他们需要的一切，不如花一些时间浏览所有合同细节并确认角色、职责和里程碑。

工程合同管理的7个基本方法

5、合同阶段

合同阶段是合同的所有目标都实现的阶段（假设您管理得当）。到目前为止您已完成的先前合同管理步骤正在帮助您做到这一点。

但合同阶段不会自行管理 - 在这里，您必须密切关注协议中规定的所有条款，并进行定期监控，以确保一切都按预期进行。制定一个这样做的计划很有用，清楚地了解关键里程碑和绩效指标，让您确认一切都在正轨上，或者在出现任何问题时提供早期预警系统。

6.预续约阶段

没有什么是永远存在的——即使是你的合同也是如此。但是，您的协议可能会通过多种方式终止：一次性协议可能会自然结束，您可以续签协议，或选择终止协议。通常有一些特定的条款——如果您不采取任何行动，甚至可能会受到处罚或违约行为——可能会影响结果，这就是为什么开始主动、及时地考虑终止合同很重要。现在是评估您的合同履行情况并决定是否要续签和/或进行任何更改的时候了。确保所有利益相关者都了解终止和续订日期，并确保您在做出任何决定之前有足够的时间考虑所有信息。

7. 合同后阶段

合同结束后，仍然需要做一些整理工作，以确保一切都妥善处理。这包括确保满足终止条件、开具或支付最终发票以及存档合同。对合同进行事后分析也很有用，它可以提供有价值的信息和经验教训，从而改善未来合同的结果。

合同管理的挑战

在手动管理合同时，许多公司依靠 Microsoft Word 起草合同、Microsoft Excel 分析数据、Microsoft Outlook 共享文档和信息。即使他们不使用微软，他们也会转向其他主要提供商，例如谷歌或苹果。

一方面，依赖熟悉的软件无需培训人们如何使用专门的软件，因为大多数员工可能是在使用微软、谷歌或苹果（或者很可能三者皆有）的环境中长大的。这对公司很有吸引力，因为新员工从第一天就可以开始做有意义的工作。

另一方面，通用软件缺乏专用软件的力量和功能。大多数文档操作都必须手动执行，这会产生错误和拼写错误的机会。

常见的合同管理问题

手动合同管理可能会带来危险。正如上面的例子所提到的，糟糕的合同管理会带来巨大的麻烦，以及难以挽回的财务和声誉损失。

这违背了良好合同管理的目的，即控制成本、管理资金、降低风险、确保高质量的绩效。

不过，如果您的组织的合同管理确实低于平均水平，那也不是世界末日。糟糕的流程可以被彻底改造为能完成工作的工作流程。

但在改革流程之前，您首先需要确定困扰流程的问题。以下是一些更常见的合同管理问题的简短列表：

缺乏可见性——合同包含大量信息。丢失数据的情况很常见，只是事后才发现某些内容丢失（或意外添加）。

错过合同续签和义务——如果没有安排提醒，很容易无意中错过报告、续签或终止的最后期限。您可能会发现自己陷入了一份您不喜欢的合同中。

成本膨胀——2023 年已经是困难的一年，因为通货膨胀、利率上升和经济衰退的威胁使成本预测变得不可能。然而，您花在手动处理合同和报告上的时间越多，您花费的钱就越多。

数据差距——有时，信息没有输入到应输入的电子表格或系统中。这造成了需要解决的信息空白，但只有在需要时才会解决这些空白。

手动输入数据——正如摩根大通和 2012 年伦敦奥运会组委会所证明的那样，数据输入很容易产生错误。无论是错误的复制粘贴还是错过的击键，无论是错误，只要签订了合同，它仍然具有法律效力。

这些只是可能影响合同管理的一些潜在障碍和瓶颈。要确定哪些问题阻碍了您自己的流程，您需要对您的工作流程进行彻底分析。

如何简化合同管理

简化合同管理最直接的选择之一是采用专门的合同管理软件，该软件可以提高合同效率，同时减少不必要的官僚作风、费用和繁文缛节。

除了合同管理软件之外，以下还有一些可行的策略，可以加快并促进您的合同管理工作流程：

• 致力于标准化模板、语言和规则

• 创建合同管理流程模型，概述该流程的步骤

• 开发一份合约手册，为标准合约提供清晰的解释

• 确定您的团队将使用哪些指标来评估合同管理效率

• 采用自动化合同管理解决方案

• 指定和组织一个专用的合同存储库，该存储库可以作为所有合同、模板、数据和报告的单一事实来源

这只是您可以做的事情的冰山一角。您还可以采取更多步骤来加速签约。

总结

合同管理包含许多活动部件和元素。尽管一开始制定清晰的合同管理流程可能具有挑战性，尤其是在几乎没有甚至没有任何文件表明当前做法的情况下，但好处远远超过了投资。

有多种途径可以缓解实施合同管理的摩擦，例如引入专门的法律技术、存储数字化和文档自动化。