项目总是延期怎么办？解决项目进度延期的6个方法技巧

项目进度延迟是项目管理中最常见的问题之一。在一项调查中，不到 50% 的公司表示他们按计划完成了项目。在另一项调查中，近一半（46%）的项目经理表示，按时完成项目是他们面临的最大挑战之一。项目延误似乎经常发生。

以下是有关项目延迟的一些值得注意的统计数据：

• 六分之一的项目超出进度 70%。

• 对于资本支出项目，即使超支 10% 也可能导致 500 万美元的盈利损失。

• 25% 的项目因任务时间估计不准确而失败。

• 软件项目平均进度超支 33%。

• 一线希望：64% 的具有成熟 PM 流程的项目可以按期完成。

是什么原因导致项目延误？

对于项目经理来说 ，在管理项目时了解项目延迟是如何蔓延的至关重要。只有这样，他们才能防止它们发生，或者在它们不经意地发生时进行处理。

以下是一些最常见的延误原因：

• 项目范围的变化

• 资源变得不可用

• 项目 时间 安排不合理

• 项目目标和可交付成果在项目限制内不切实际

• 外部供应商未按时交货

• 项目利益相关者之间的沟通不有效

• 不可预测的外部变化

项目延误的影响

如果这么多公司和项目经理都经历过项目延误，那也没什么大不了的，对吧？错误的。项目延误会导致一系列问题，其中一些问题可能不会立即显现出来。

延误会增加项目成本。每迟到一天，就需要为未计入预算的人员和其他资源支付费用。毕竟时间就是金钱。但还有其他成本需要考虑。

了解为什么项目时间管理对于有效管理项目至关重要。

您公司在客户和其他利益相关者中的声誉可能会受到损害，更不用说您在老板中的声誉了。如果您的项目延迟，您可能会占用其他地方所需的资源，从而导致其他项目的延误。如果延迟足够严重，整个项目就会崩溃并导致项目失败。

解决项目延误的6个方法

显然，最好避免项目延误，但这可能吗？在很大程度上，是的。虽然您无法阻止每一次延误，但您当然可以采取措施使您的项目步入正轨并减轻确实发生的延误造成的损害。

1. 为您的项目设定切合实际的目标

设定切合实际的目标可能是决定您能否按时完成项目的最大因素。有时，人们很容易设定极其雄心勃勃的目标，要么是为了给人留下好印象，要么是因为客户期望它。了解项目管理技巧如何帮助您有效且高效地制定项目战略。

请记住，承诺不足和交付过多比承诺过多和交付不足要好得多。好的目标是现实的、明确的、可衡量的。

• 现实的—— 我们能用分配的时间和资源实现这个目标吗？

• 清晰—— 我们是否确切地知道我们被要求做什么？大家都明白了吗？

• 可衡量—— 是否有可量化的指标来判断每个目标？

2.召开团队会议

在项目开始时，召集项目团队来传达项目的愿景。确保每个人都了解自己的角色以及整个项目的目的。突出显示您在项目计划中设定的关键项目里程碑，并解释成功的基准。

花一些时间讨论项目的目标，并在必要时澄清如何衡量这些目标。

3. 收集合适的资源

收集正确资源的重要性怎么强调都不为过。当谈到财务资源时，几乎可以肯定的是，你的预算是有限的。评估预算金额是否能够真正覆盖项目成本，然后进行调整或从一开始就获得额外资金。

您最重要的资源是与您一起参与该项目的人员。评估团队的组成，看看是否有足够的人员来按计划完成项目，以及所有这些人员是否都具备必要的项目管理技能。

如果没有，您需要更新您的项目计划，以考虑增加团队成员、提供培训或外包以弥补差距所需的时间和金钱。

不要忽视您的项目所需的物质资源。办公空间、计算机、打印机和软件等东西至关重要，您不能理所当然地认为它们会可用。

4. 仔细安排

项目进度表不仅仅是一个时间表。这是一份全面的文档，详细介绍了项目时间表以及完成每项任务所需的组织资源。

要创建项目进度表，请将项目分为

• 个人任务和活动，

• 项目的各个阶段，

• 确定项目依赖关系，

• 对活动进行排序，

• 估计每项任务所需的资源和持续时间

5. 跟踪和衡量进展

数据收集对于项目的成功至关重要。设定良好的目标很重要，但如果您不收集数据来跟踪和衡量项目实现这些目标的进度，从而提高项目的透明度，那么它就没有什么好处。

您必须拥有跟踪任务完成情况、质量和预算的系统。定期查看您的团队是否达到目标。

6. 预测

项目管理中的预测 包括评估给定点的项目当前状态，并根据可用数据进行推断以预测项目结束时的结果。在项目开始时，没有足够的数据来进行准确的预测，因此只有在项目完成至少 25% 时才应进行预测。

预测考虑了项目风险，可以根据时间、成本、质量或这些因素的组合进行预测。如果您的预测显示您偏离了目标，您通常可以在项目延迟之前利用机会纠正路线。

如果您发现为时已晚，无法阻止延误，您可以采取一些措施来减轻延误的严重程度。

当项目延迟时该怎么办？

无论您的项目计划和项目执行得多么好，意外的延误偶尔都会发生。团队成员生病、供应商错过最后期限、客户更改项目参数。这些事情超出了您的控制范围，但您可以决定如何应对延迟。这是该怎么做。

1.（再次）召开团队会议

一旦你的项目明显会被推迟，就召集你的团队制定策略。这个时候，就必须要牺牲一些东西了。

确定延迟完成该项目需要多长时间以及需要花费多少费用。详细了解延迟对您的预算有何影响。

了解您的团队能够在原定截止日期前交付什么，且不超出预算。一旦团队确定了可行的方案，您就可以更新您的客户并呈现新的选项。

2. 确定任务的优先级

调整计划确定后，您需要在看板的帮助下确定任务的优先级。重新评估您制定的原始项目计划，看看哪些任务已经完成，哪些任务可以消除，哪些任务可能需要在团队的优先级列表中上下移动。

3.设定新的截止日期

如果您的项目的最佳选择是更改截止日期，请为项目计划中的每项任务和基准设置新的截止日期。如上所述，考虑到您所经历的延误和团队的能力，请确保新的截止日期是现实的。

4. 沟通

沟通、沟通、沟通！让您的团队了解每次延误、计划变更以及客户期望的改变。通过在项目中使用任务管理，团队的每个成员都应该能够看到任务何时到期以及即将到来的主要截止日期。不要忘记与您的客户沟通。

他们肯定会因延误而感到压力（即使他们应该为此负责），而您的清晰、令人放心的沟通将有助于放松心情并维护业务关系。

通过有效的 项目沟通，您可以确保每个人都保持一致，并最大限度地减少由于误解而造成的延误。

总结

对于项目经理来说 ，项目延期是个很常见的问题，本文我们总结了避免和解决项目延期的6个常用策略方法，希望对大家有帮助。