项目范围管理：处理项目范围蔓延的7个步骤

“你知道什么会很酷吗？”每一个项目经理听到这些话都会感到脊背发凉。只需几句话，一个简单、易于执行的项目计划就可以突然变成一幅 MC Escher 画作的项目管理版。

为了使项目取得成功，您需要明确定义和商定范围，即您要构建什么以及您需要做什么才能实现目标。然而，很少有事情能按计划进行。

无论是在商业还是生活中，变化都是不可避免的。每个项目都会面临需要重新评估正在构建的内容并可能调整方向的时刻。但如果处理不当，范围蔓延就会出现，预算膨胀，协作受阻，甚至最好的计划也会失败。

那么，在处理变化时，如何才能抑制有害的范围蔓延，并保持项目团队的敏捷、高效和积极性呢？

为什么范围蔓延如此危险？

首先，让我们定义一下我们在这里要处理的事情。最简单的形式是，范围蔓延是指项目的需求、目标或愿景发生超出最初商定范围的变化。

当这种情况发生时，项目不再明确界定，责任的界限——以及最终的完成——变得模糊。也许小事情正在逐渐增加。或者一个大的附带项目被添加到原始任务书中，因为它的内容足够接近。

无论哪种方式，您都会突然发现自己有一大堆事情需要完成，而这些事情都不在最初商定的计划中。

问题不在于你正面临这些变化。最好的项目经理适应能力强，知道如何协商和处理事情偏离原计划的情况。问题是，如果处理不当，对原计划范围的小小改变最终会变成日后的大麻烦。

大多数软件开发流程都是从清晰、仔细地定义您要做什么开始的。其结果是工作范围(SOW) — 一份强大的项目规划文档，其中应包括：

• 概述正在进行的工作类型和涉及的各方

• 包含目标的项目概述

• 实际工作范围，包括为实现目标需要做的工作

• 将工作分解为可操作步骤的增量任务列表

• 项目计划概述了工作的时间、地点、方式和完成人员

• 项目可交付成果的精确清单

• 将这些交付成果付诸实施的采用计划

• 项目管理报告详细说明了让各方满意所需的所有步骤

• 成功标准和签收，表明项目何时完成

你可以将 SOW 视为路线图。就像真正的路线图一样，沿途走错路可能会让你偏离航向。

假设你正在网站进行大修。你花时间认真讨论并制定所需的任务、交付成果和资源。你的团队备受鼓舞，努力工作。然后突然间，首席执行官突然出现并建议改变网站结构。

好的。没什么大不了的。你必须重新做一些工作，但没关系。然而，一周后，她回来了。她向投资者展示了你早期的线框，他们认为你应该改变你的主页结构，把过去几周的工作扔进垃圾桶。

突然之间，这些小请求意味着你的进度落后了一个月，你的团队感到沮丧和失望，因为他们一直在重复他们的工作。每个人都想责怪谁？

范围蔓延不只是对项目经理不利，对团队和项目中的每个人都不利。

范围蔓延可能会产生深远的影响，让一个简单而连贯的项目变成几乎所有参与者的噩梦。它很容易导致分工上的争论——更不用说成本超支、错过最后期限，甚至项目失败。

范围蔓延不仅会让您作为项目经理的形象不佳，而且还会伤害到项目中涉及的几乎所有人。

范围蔓延对于您（项目经理）来说是不利的，因为当您进行改组、改组、重新排列优先顺序以及（有时）让客户为他们要求的新工作支付额外费用时，它会造成混乱甚至无序。

范围蔓延对你的团队不利，因为它会破坏他们对你和流程的信任。你的队友都在努力以负责任的方式管理他们的时间，并实现最初向他们提出的目标。任何人都不希望被安排额外的任务。

范围蔓延对于各个项目利益相关者来说是不利的，他们都有自己独特的需求和期望，并且可能对新的方向或成本和发布日期的变化不满意。

范围蔓延会对您的公司造成不利影响，尤其是如果它导致您成本超支、让用户失望，或者创建复杂且缺乏针对性的产品版本。最后，范围蔓延对用户来说是不利的，因为无论最初预期的结果或最终产品是什么，他们最终得到的可能都是混乱的版本。

避免范围蔓延并确保项目按计划进行的7种方法

范围蔓延是所有行业的常见问题，它可能来自任何地方。但更多时候，这是项目管理技能差造成的。幸运的是，只要有一点前期投资和正确的工具，您就可以防止范围蔓延。

下面有七种方法可以防止范围蔓延发生或阻止其发生。

1. 从一开始就了解你的项目目标

如果您根本就不知道项目范围是什么，您怎么能保证项目不超出其范围呢？

消除范围蔓延从SOW开始。确实，整个团队仍然需要确保项目按计划进行，但如果不了解项目是什么、涉及哪些时间表、谁负责什么以及可交付成果应该是什么样的，就不可能做到这一点。

除了项目的具体细节之外，SOW 还可以帮助您制定一个共同的愿景，让整个团队从项目构思到完成都能够坚持下去。正如《产品领导力：顶级产品经理如何推出出色的产品并打造成功的团队》一书的作者理查德·班菲尔德所写：

“如果团队对整体情况不能达成一致，那么他们肯定不会对任何一个功能达成一致。”

同样的道理也适用于整个项目范围。每个团队成员都应该清楚地了解每项任务与整体的关系，以及任何最后一刻的变更可能会分散注意力甚至产生反作用。

仅凭一份 SOW 并不能提供万无一失的保护来防止范围蔓延。但它对于识别范围蔓延的发生绝对必不可少，这样您就可以及时阻止它。

2. 认真对待记录要求

最好的项目管理技能之一是学习如何正确设定要求。换句话说，能够明确定义时间表、预算以及团队、公司和利益相关者的期望。虽然讨论这些要求是件好事，但如果你想避免范围蔓延，就需要妥善记录这些要求。这里有一些工具可以帮助你澄清项目要求。

首先，项目管理工具提供了一种简单的方法来记录需求、工作流程甚至项目知识并与所有人共享。只需为您的内容创建一个结构，然后使用富文本格式、链接、文件附件、存储库文件和您的团队可能需要的任何其他内容写下您的所有项目需求。

接下来，确保您的产品待办事项得到妥善整理，并且所有用户故事都是相关且最新的。用户故事是从用户和客户的角度讲述的简短、简化的功能描述。例如，

“作为[一种类型的用户]，我希望[某些特定的功能]能够获得[一些好处] 。”

作为一种项目规划工具，用户故事可以帮助您明确需求，并让每个人都清楚需要做什么以及为什么要这样做。这也是分享和收集利益相关者想法的绝佳机会。

不要等到项目后期利益相关者的反馈让你手忙脚乱，而要尽早咨询参与项目的每个人。倾听他们的观点和反馈，寻找可以立即解决的潜在冲突或紧张领域。

3. 使用项目管理软件确保每个人都按计划进行

如果您想让项目按计划进行、团队专注并让每个人都了解最新情况，您需要一个项目管理工具。您的项目管理工具不仅有助于简化您正在做的实际工作，而且还可以帮助您识别各种表明您正在经历范围蔓延的危险信号。

4. 创建变更控制流程

虽然到目前为止所有这些技巧都谈到了避免范围蔓延的方法，但认为您永远不需要处理这个问题是天真的。

由于项目会持续几天、几周甚至几个月，因此原始 SOW 的某些元素可能会发生变化，这并不奇怪。在这些情况下，重要的是要有一个变更控制流程来审查和批准合理的变更，然后更新 SOW 和工作流程。

在项目管理中，变更控制流程是确保每个提议的变更在进入任务列表之前得到充分定义、审查和批准的工作流程。最简单的变更控制流程包括 5 个步骤：

提出变更建议。这是您针对某人（客户、队友或利益相关者）提出变更建议的过程。它应包括具体内容，例如描述、预期收益和行动计划。

总结其影响。接下来，您需要总结此变更的总体影响，包括成本节省或收益、对您的进度的影响、新风险以及对其他项目的影响。

决策。现在是时候让项目决策者决定是否接受变更、在特殊条件下接受、拒绝或推迟到以后再考虑。

实施变更。如果变更获得批准，现在您的工作就是规划、安排和创建时间表，以将变更添加到项目范围中。

结束变更。最后，一旦变更完成，您需要结束问题并将其移至下一个回顾中。

5. 制定并遵守明确的时间表

时间和任务管理对于坚持项目范围至关重要。然而，如果任务没有明确分解和安排，很容易忘记花费在任务上的时间。我们已经谈到了任务管理的重要性，并确保每个任务都得到明确定义、优先排序和分配。但这只是战斗的一部分。

最简单的方法之一就是每天召开站会或站立会议。这些会议很短，你可以重点关注以下三个问题：

• 自从我们上次谈话以来你完成了什么？

• 你现在在做什么？

• 什么阻碍了我们提供帮助？

最好每天进行这样的检查，这不仅有助于让人们保持正轨，还能提醒他们，他们是一支拥有共同愿景的团队的一部分，如果需要，可以随时获得支持。

6. 学习与利益相关者和团队沟通的正确方法

项目管理不仅要管理时间和资源，还要管理人。在任何大型项目中，必然会有许多不同的利益相关者，他们对团队工作的“正确”方式有不同的看法。

为了控制项目范围，你有时必须学会说“不”。即使是对你的老板、经理或重要的项目利益相关者。对有权势的人说“不”从来都不容易。但这是保护项目质量的最佳方式，你应该这样想。

您和您的团队希望为每个利益相关者以及最终用户提供最佳结果。而您只能通过明确、相互理解的责任、界限和时间表来做到这一点。

如果老板或客户要求您承担额外的任务，请尝试解释这超出了原始 SOW，并且必然会干扰预算、时间表和资源分配。

如果同事在逼迫你，如果你已经完成了前面的所有步骤，并明确了各自的职责，那么拒绝应该很容易。你所要做的就是指出你的个人工作流程，并解释说，为了达到你的目标，根本没有回旋的余地。

您还可以大量依赖任务管理工具，通过原始SOW和变更控制流程的机制强制进行非正式对话。这样一来，看起来您并不是在拒绝某个请求，而更像是请求本身与整个项目轨迹不相容。

7. 保护你的团队免受“镀金”

最后，虽然我们可能认为范围蔓延总是强加于我们的事情，但事实并非总是如此。

“镀金”是指某人致力于开发某种产品或完成一项任务，但超出了收益递减点的范围。换句话说，即使已经达到了要求，你仍会继续改进，因为你认为自己可能能够提供一些增值服务。

但这是一个冒险的提议，因为你可能会错失目标，让所有额外的工作变得毫无意义。我们都会在项目上达到收益递减点。继续花费超出约定的时间并不能保证获得更好的结果。

如果整个团队都清楚“成功”是什么样子，正如 SOW 中明确定义的那样，这种情况就不会发生。但这种情况确实会发生。当你看到一项任务或问题超出预计时间时，请与队友交谈，并尝试了解发生了什么。估计错了吗？还是他们只是完美主义的受害者？

总结

与许多其他职场问题一样，避免范围蔓延需要清晰的沟通、管理期望、对界限的充分尊重以及实现预期结果的明确途径。提前将这些作为优先事项将节省大量时间、精力、金钱，并避免您和您的团队在此过程中感到尴尬。