项目管理指南：制定项目实施计划的6大步骤有哪些？

如果您从事项目管理工作，那么只有当用户满意时，您的工作才算完成，但实际情况并非总是如此。《哈佛商业评论》的数据显示，全球仅有35%的项目被建造者和使用者视为成功。

制定项目实施计划的6大步骤有哪些

每位项目经理都知道，项目从A点到B点几乎不可能不出错。这时，项目实施计划就派上用场了。项目实施计划将指导您的整个团队了解项目的人员、内容、时间和方式，为所有参与者提供清晰度、一致性和责任感。这在IT软件开发项目中尤其重要，因为部署、发布、上线和实施等术语经常互换使用，从而造成无尽的混乱和错位。

在本文中，我们将介绍项目实施计划的基础知识，包括具体内容以及如何创建项目实施计划。然后，我们将为您提供一些专业建议，帮助您从最初的想法到软件交付，跟踪项目的整个实施过程。

项目实施计划的8个基本要素

项目实施计划是一个项目文件，其中明确概述了团队创建和实施项目可交付成果所需采取的步骤。项目计划或战略计划包括项目的高层次原理、愿景和理由，而实施计划则更加详细，侧重于解释项目交付的人员、内容、时间和方式。因此，有时它被称为项目行动计划。

但实施计划是否只是一份花费时间制定却收效甚微的文件呢？绝对不是。项目的成功取决于强有力的执行。让我们更详细地看看项目实施计划的8个关键要素：

项目目标和目的

虽然商业案例中会详细介绍项目的目标和目的，但实施计划的顶部应该有一个高级别的提醒。这可以提醒人们“为什么”存在该项目以及它将实现什么。

项目范围

同样，更详细的范围视图将来自您的业务案例或工作计划，但您的实施计划应包括团队必须交付的关键范围项目。这有助于团队了解他们正在做什么。

项目可交付成果

当您将项目范围细分为具体的可交付成果时，实施计划就发挥了作用。在软件开发领域，可交付成果可能是功能或错误修复，而在流程改进项目中，它可能是流程图或用户培训课程。这进一步定义了项目的“内容” ，同时也解释了“如何”。

项目可交付结果

任务、截止日期和时间表

一旦定义了项目可交付成果，您就需要分解创建和实施它们所需的工作。为此，您将掌握任务管理，以正确定义、估计和规划您的工作，并最终制定时间表。这进一步定义了“如何” ，但也使“何时”变得生动。

团队角色和职责

在制定任务列表时，您需要将每个任务分配给团队成员。这样做的基础是定义各个团队的角色和职责，以便明确团队中“谁”应该做什么，从而实现我们之前讨论过的责任感和清晰度。

项目成功标准

成功标准可能是实施计划中最容易被忽视的部分，但也是最重要的部分之一。这有助于您定义任务、可交付成果或范围项何时真正完成。这又涉及到实施计划的“如何”和“什么”。例如，大多数软件项目使用一种称为“完成定义”的技术来衡量其成功。

项目风险方法

虽然这方面的细节将来自您的风险管理计划，但实施计划应包括对关键风险及其控制方法的总体看法。管理不善的风险可能会影响您项目的“谁”、“什么”、“何时”和“如何”，因此请花时间认真对待风险管理。

工具和资源

最后，包含有关实施所需的工具和资源的信息。这涉及到项目交付的“内容”和“方式”，可能包括您的团队将使用哪些项目管理工具来有效管理实施的指导。

与项目管理中的许多事情一样，不同公司、不同经理的实施计划也有所不同。以上部分是我们建议在所有实施计划中包含的核心内容，但您可以选择包含其他元素，例如利益相关者管理、质量管理、变更管理和沟通计划。

项目计划 vs 实施计划 vs 发布计划

在项目和产品管理领域，许多术语和短语经常互换使用。对于敏捷开发团队的人员来说尤其如此，因为他们需要明确项目计划、实施计划和发布计划。

为了帮助大家，我们将三者并列放在一起来解释主要的区别：

项目计划 vs 实施计划 vs 发布计划

项目计划是项目经理用来从头到尾交付任何类型的项目的子计划（包括实施计划）的集合。

实施计划是项目计划的基础，并明确概述了实施任何类型项目的项目可交付成果所需的步骤。

发布计划用于敏捷软件开发，以规划软件产品下一版本的创建和发布。

注意：管理软件产品发布计划的敏捷团队可以选择使用发布计划而不是实施计划。

如何仅用 6 个步骤创建项目实施计划方案？

现在我们知道了什么是实施计划、为什么实施计划有用以及实施计划与其他类型的计划有何不同，现在是时候真正开始制定项目实施计划了。幸运的是，这是一个非常结构化的逐步过程，它将为您提供一条清晰的路线，以最终交付您的项目。

步骤1. 制定产品战略、愿景和目标

您的实施计划需要与您组织的战略目标保持一致，无论是项目战略还是产品战略。这些信息大部分都包含在其他项目文档中，例如业务案例、项目计划或产品策略模板。虽然您希望将其中一些信息包含在实施计划中，但挑战在于如何平衡提供足够的背景信息，而又不让团队陷入细节的泥潭。

实施计划的这一部分应该回答的问题：

• 该项目符合哪些组织战略目标？

• 这个项目如何帮助企业/客户？

• 这个项目为什么重要？

• 该项目要实现什么目标？

第 2 步：选择范围、创建可交付成果并定义“良好”

现在您的实施计划已经有了目的，是时候开始分解和记录您和团队需要交付的内容了。请记住，在定义范围时，还必须考虑哪些内容超出范围（即您不会做什么），以避免以后出现范围蔓延。了解范围后，将其分解为单个可交付成果，并从客户的角度定义什么是好的。

项目实施计划的这一部分应该回答的问题：

• 该项目将如何实现目标？

• 这个项目需要创造什么东西才能实现目标？

• 该项目不打算做什么事情？

第 3 步：确定任务、估算时间并绘制时间表

可交付成果不会自动生成。对于实施计划的下一阶段，请花时间确定需要完成的任务，估计每项任务需要多长时间，检查依赖关系，然后将它们映射到时间表上。此步骤涉及很多工作，因此您可能需要与主题专家一起完成，或者引入以前参与过类似项目的经验丰富的项目经理的知识。

项目实施计划的这一部分应该回答的问题：

• 每个交付物需要完成哪些任务？包括：

• 执行任务（例如开发、建设）

• 检查任务（例如测试、质量保证）

• 治理任务（例如利益相关者签字同意）

• 管理任务（例如技术文档）

• 该项目需要多长时间才能完成？

• 哪些任务需要先完成然后其他人才能开始？

确定需要完成的任务

步骤 4. 定义团队角色并分配团队成员执行任务

随着实施计划开始成形，是时候开始考虑“谁”将做出贡献以及“如何”做出贡献。为此，您需要定义团队成员的角色和职责并指定任务负责人。大多数项目都有特定的角色，例如业务分析师、软件开发人员或流程培训师。但是，如果您的项目是独一无二的，您可能需要从头开始定义角色和职责。

定义好角色后，就该开始组织项目成员了。虽然这可能受到预算和资源可用性的限制，但找到合适的人才对于成功至关重要，因此请确保考虑团队中所需的技能、资历和性格特征。

项目实施计划的这一部分应该回答的问题：

• 项目团队中的角色和职责是什么？

• 完成每项任务需要哪些角色？

• 每个角色由谁来承担？

第 5 步：考虑风险并实施控制

到此时，您已经对如何完成项目有了很好的认识。但众所周知，生活中并非一切都按计划进行。为了使您的实施计划更加稳健，请花时间考虑您的项目风险以及可以采取的避免措施。

为了提供帮助，请从不同的角度考虑风险，包括利益相关者、资源、预算和您的业务环境面临的风险。识别风险的一个好方法是研究过去的项目（尤其是那些失败的项目）的教训！

项目实施计划的这一部分应该回答的问题：

• 我的项目可能出现什么问题？

• 如果那件事出错了会对项目产生什么影响？

• 如果出现问题，我们如何减少对项目的影响？

• 组织内还有哪些事情可能会影响我的项目？

第 6 步：选择工具并开始使用

完成实施计划后，最后一件事就是选择用于管理项目实施的项目管理软件。为什么需要项目管理软件？从您启动实施计划的那一刻起，您的项目就会发生变化并适应。为了帮助您掌握最新情况，项目管理软件可帮助项目经理：

• 管理任务和时间表的更新

• 跟踪项目团队成员的时间和工作量

• 跟踪风险和缓解措施

• 让团队及时了解沟通和文件

• 使用集成开发存储库实现自动化部署

选择项目管理软件工具

制定项目实施计划的最后建议

最后，让我们看一下创建出色项目实施计划的一些最终建议：

您应该何时制定实施计划？

我们建议您在项目规划阶段制定项目实施计划。如果太早制定，您将需要做太多重复工作；如果太晚制定，您将错过关键的实施时间。

实施计划需要多详细？

实施计划需要详细说明要完成的任务、如何完成、何时完成以及谁将负责。不过，不要在其他方面太过详细，例如目标、范围和愿景。

应避免哪些常见错误？

项目经理在制定实施计划时最大的错误就是依赖假设，而没有将其做得足够详细。请记住，实施计划应该能够被所有人理解，因此请确保它具有必要的细节，以成为万无一失的指南。

总结：项目成功取决于强有力的实施

由于全球有如此多的项目失败，项目经理需要一种方法来保证他们的计划的协调、一致和成功。实施计划是清晰展示项目交付的人员、内容、时间和方式以及为整个团队提供成功所需的信息和信心的绝佳方式。

但计划会改变，一旦计划改变，项目管理就会变得难以管理。这就是为什么我们总是推荐使用项目管理软件来帮助您将实施计划保存在一个易于更新、跟踪和协作的地方，从而节省您在下一个项目中的时间、精力和压力！