如何做好创意项目管理：给创意项目团队的5个阶段建议

尽管“创造力”通常被视为在你最意想不到的时候突然出现的某种虚无缥缈的想法，但实际上，没有秩序、结构和计划，创造力就不可能存在。然而，创意团队和项目经理之间几乎总是存在着拉锯战。充满活力的“创意人员”希望自由探索、构思和提出独特的想法。而企业高管和项目经理则需要可行的计划、切合实际的项目截止日期和监控项目流程进度的指标。

如何做好创意项目管理

最近的数据显示，预计到2024年全球创意代理市场将增长到7700亿美元，因此，在混乱的创意工作中找到秩序现在是前所未有的关键时刻。在本文中，我们将一起来学习了解什么是创意项目管理，如何在不扼杀团队创新精神的情况下管理项目，以及帮助您完成项目的优秀工具和流程。

什么是创意项目管理？

创意项目管理是在业务团队内部或作为代理机构或创意团队的一部分向客户规划和交付创意项目的框架。与许多其他类型的项目管理一样，创意项目由项目经理管理和协调，项目经理负责确保每个人都按计划进行。

但创意项目管理的不同之处在于其交付成果的主观性。创意项目几乎总是包含大量设计元素，其里程碑集中在文案、运营、网页设计和品牌推广上——与更“传统”的任务相比，这些交付成果的估计和进度更难跟踪。

但主观性只是困扰创意项目经理的问题之一。这些项目还面临着常见的项目管理阻碍，例如苛刻的利益相关者、意外的项目范围变化以及有限的预算、资源和时间表。所有这些因素都给项目经理带来很大的压力，但回报是值得的。

为什么创意项目管理如此重要？

创意项目管理帮助您开发一个“系统”来提出新颖而令人兴奋的想法。与IT软件和建筑行业的项目不同，创意项目都是关于创造新颖而令人兴奋的想法来让客户惊叹。这意味着在项目生命周期的概念和设计阶段会花费大量时间，包括大量的研讨会、用户访谈、头脑风暴会议和原型设计。

创意项目管理设定并协调团队、公司或客户的期望。由于创意项目具有情感性并能激发想象力，因此项目团队必须花时间管理期望。虽然这有时意味着放慢速度，但最终有助于为每个人带来正确的结果。

创意项目管理将大型可交付成果和目标分解为具体任务。大创意只有通过小步骤才能实现。在创意项目中，需要将很多部分组合在一起，因此能够将工作分解为较小的任务对于成功至关重要。

创意项目管理有利于促进持续沟通和协作。创意项目依赖于所有参与者的协作，尤其是在代理与客户关系中。尽管跨不同的团队和组织工作，但最好的创意团队是那些持续沟通并作为一个团队良好工作的团队。

创意项目管理可以平衡质量和速度。创意项目以时间紧迫和期限紧迫而闻名。最好的创意项目经理会找到快速交付的方法，同时又不会牺牲质量。同时，它使迭代构建和经常更改变得更容易。搜索一百年，你不会找到一个第一次就成功的创意项目。从本质上讲，创意项目是迭代的，交付参数不断变化。好的创意项目会为此做好计划，保持弹性和灵活性以应对定期变化。

如何做好创意项目管理

如何成功做好创意项目管理？

所有优秀的项目都遵循项目生命周期，创意项目也不例外。为了帮助您为创意交付建立结构，让我们深入研究典型项目的每个阶段，并展示如何将它们应用于您的创意项目团队。

第一阶段：概念与启动

概念和启动阶段是创意的种子被种下和培育的阶段。至关重要的是，团队成员在此阶段聚在一起探索不同的想法和解决方案，为项目的未来发展奠定基础。

需要完成的关键任务：

• 就项目的总体目标达成一致

• 定义项目范围，包括范围内和范围外的内容

• 识别可能阻碍项目进步的任何风险

• 为项目、里程碑和可交付成果设定粗略的时间表

• 同意初步预算以及资金用途

• 获得高级管理人员或客户代表的批准

此阶段通常由工作范围（SOW）正式确定，其中详细说明了所有细节，包括报告时间表、批准点、里程碑和双方的期望。对于创意项目，您的范围可能不太明确，以便留出更多探索空间。相反，您可能会包含有限的修订次数或接受SOW 的严格期限。

创意项目团队的优秀实践：

让团队（以及客户）保持一致。如果存在混乱、不确定性或期望不一致，那么最终只会让您陷入困境。为了避免这种情况，请安排虚拟或面对面的启动电话会议、研讨会和协调会议，以就细节达成一致。

花费比你预期更多的时间来建立你的项目工作范围。有时被称为工作说明或项目简介，这份文件是你在这个项目阶段最好的朋友。一旦你同意了具体细节，就记录下来并签字，这样你就有了一个明确的基准，每个人都可以以此为基准。

第二阶段：规划和设计

如果说概念和启动阶段是新想法诞生的阶段，那么规划和设计阶段就是新想法得以实现的阶段。与所有良好的交付一样，此阶段从正式工作开始，规划项目的控制措施，然后进入创意设计过程。

需要完成的关键任务：

• 将项目可交付成果分解为任务和里程碑

• 使用任务和里程碑来制定项目进度表

• 与客户共度时光，了解详细需求

• 引入资源打造一支出色的团队

• 使用线框、模型、原型或概念设计开始设计工作

• 与客户签署并同意设计规范

与其他类型的项目不同，创意项目通常有更长、更复杂的设计阶段。这将是一个迭代阶段，多轮反馈会导致您的设计概念发生变化。再次强调，最好限制在此阶段所花的时间，以保持进度。记住：限制会催生创造力！

创意项目团队的优秀实践：

了解您需要引入哪些资源——内部和外部。您可能需要招募自由职业者、承包商和代理机构来提供帮助，所有这些的启动时间各不相同。尽早开始这一招聘流程，以避免延误您的时间表。

使用项目管理工具来组织任务，从而保持进度。设计阶段是一个高度协作的过程，但也可能充满动荡。关键是尽可能地最大化协作和沟通。为了防止走上错误的道路，请定期与客户安排接触点，让他们提供反馈和批评。最好的方法是使用像 Planio 这样的共享项目管理工具。

如何做好创意项目管理

第三阶段：构建

设计完成后，就该构建可交付成果了。对于创意项目，这可能包括构建网站、加载社交媒体广告活动、打印实体媒体或撰写活动文案。

需要完成的关键任务：

• 构建并测试项目可交付成果

• 通过状态更新和时间跟踪确保项目按计划进行

• 定期向客户提供反馈以监控进度

• 安排演示会议以确保交付成果一致

• 跟踪项目预算并管理客户的账单和发票

与其他类型的项目不同，创意项目通常有一个简短而清晰的构建阶段，因此设计阶段非常详细。根据上一阶段完成的模型、设计和用户研究，您应该已经对需要做什么有了很好的了解。

创意项目团队的优秀实践：

跟踪一切。在构建阶段，项目管理软件工具可以真正帮助最大限度地提高团队效率。对于时间经常计费的创意项目，软件工具非常适合跟踪资源时间并提供一个协作、获得反馈和沟通的通用平台。

不要忽视更新——即使你正在埋头苦干。虽然创意项目的构建阶段通常很短，但这是团队专注于个人工作的时候。在此期间，重要的是让客户了解最新情况，以确保关系牢固，每个人都步调一致。

阶段 4：签署并启动

一旦创建了可交付成果，客户或利益相关者必须签字确认，以确保各方都对目标的实现感到满意。从此，您就可以将您的创意产品推向世界了。

需要完成的关键任务：

• 测试交付成果是否符合目标

• 获得最终反馈并做出改变

• 与客户协调并同意签字

• 规划并执行项目启动

对于许多创意项目来说，你只有一次机会给人留下第一印象。因此，签署和发布阶段可能需要一些时间，以确保每个人都满意并同意交付成果已准备好发布。

创意项目团队的优秀实践：

留出额外的时间来准备您的演示文稿。永远不要低估签署和启动阶段。在绝大多数创意项目中，都会出现障碍、调整和需要进行的更改。为此做好计划和准备，留出时间和预算来进行相应的修改。

了解您的发布计划是什么——以及谁负责。根据项目的性质，您可以参与创意发布，也可以将其交给客户管理。无论发布策略如何，请确保您在项目开始时就已定义好这一点，以便每个人都同意所提供的支持和成功的衡量标准。

如何做好创意项目管理

阶段 5：监控和收尾

如果您是参与创意发布的内部团队或代理机构，则需要观察一段时间的监控，以审查交付成果的表现、收集反馈并做出任何更改。如果您没有参与发布，则直接进入收尾阶段，在此阶段，您将进行清理、总结经验教训并解散团队。

需要完成的关键任务：

• 发布后监控创意表现

• 对于数字产品，进行任何调整或更改以最大限度地提高性能

• 通过总结会议正式结束项目

• 结清所有剩余发票

• 吸取教训，以便下次改进

• 解散团队。

许多创意项目，尤其是数字项目，在发布后都有机会进行监控和快速改进。这意味着如果某些事情不太顺利，你可以进行更改以最大限度地提高性能，并再次尝试取得成功。即使你的工作以交付创意成果而告终，你也应该时刻关注它们，以确保它们的行为符合你的预期。

创意项目团队的优秀实践：

了解成功是什么样子。为您的项目交付物制定明确的 KPI、北极星指标和成功标准，以便轻松跟踪和监控您的成就。这将有助于您与利益相关者保持一致，并证明您已经实现了目标。如果您的代理机构是按佣金支付的，这一点尤其重要。

不要急于开始下一个项目。没有两个创意项目是相同的。花时间整理一个好的项目并吸取经验教训是值得的。任何反馈，无论好坏，都可以帮助您改进下一个项目，同时增强与客户的关系。

创意项目管理生命周期有助于从头到尾构建一项计划。虽然所有项目都有失败的可能，但遵循结构化的生命周期可以增加成功的机会，同时让团队和客户满意。

总结

创意机构越来越忙，因此为了避免工作量失控，您需要遵循有效的创意项目管理框架。通过将工作分为几个阶段并完成一组一致的任务，您将帮助整个团队保持井然有序，朝着同一个方向努力，并最终取得更好的成果。这意味着客户会更加满意，他们会一次又一次地回来。