项目管理必备：6个步骤诠释如何在项目管理中合理分配资源

询问一百位项目经理他们最大的挫折来源是什么，至少有一半会告诉你同一个主题的不同版本：项目资源分配。无论是人力、原材料还是现金，如果没有资源，项目就无法运作。而且通常情况下，资源不够用。

6个步骤诠释如何在项目管理中合理分配

为了弥补差距，您需要找到一种方法来让您的资源发挥更大的作用。资源分配是识别、分析和战略性地部署资源以最大限度提高项目成功机会的过程。

如果您的资源有限，或者正在着手一个需要比过去更多资源的大型项目，那么本文所讲内容将非常适合您。下面，我们将介绍您需要了解的有关资源分配的所有信息，包括从资源分配是什么到资源分配如何影响您的项目，以及如何最大限度地利用可用资源。

项目资源分配是项目管理的重大挑战

项目资源分配是识别、分析和战略性地有效部署资源以最大限度提高项目成功机会的过程。

资源是项目管理过程中至关重要的一部分，因为没有它们，您将无法实现项目目标。例如，假设您正在建造一栋房子。您需要的关键资源是砖块。但您不能随便使用旧砖块——您需要适合您正在建造的房子的砖块的尺寸、形状和材质。您也不能让砖块闲置数月，因此您需要在合适的时间将它们运送到。

如果您购买的砖块类型不对，您房屋的规模和质量就会有问题。如果砖块交付延迟，您的项目就会被推迟。如果砖块需求量很大，制造商可能会提高价格，导致您超出预算。

如您所见，资源管理充满了陷阱。事实上，2022 年的一项民意调查发现，53% 的公司将资源管理列为他们最大的项目管理挑战，超过了战略不一致和抵制变革等其他痛点。

项目资源分配如何影响你的项目成功？

虽然我们已经简要地提到过它，但必须重申的是，资源管理与其他项目控制（例如范围、质量和成本管理）密切相关。但是什么可能会影响您分配资源的决定呢？让我们来看看影响您如何选择在项目中分配资源的一些关键因素：

项目目标和范围

首先，您需要分配资源，以便有最大的机会实现项目目标和目的。这时，您必须留意来自其他项目的竞争优先级，并确保您的资源仅专注于您的目标。项目范围是目标和目的的基础。许多项目经理陷入困境的原因就是屈服于范围蔓延。这意味着他们的资源浪费在非增值任务上，最终，他们交付了错误的东西。

项目时间线

一旦资源投入到正确的事情上，下一个需要考虑的最大因素就是项目时间线。资源应该分配给直接影响项目关键路径的项目。将资源分配给非关键项目，您就有错过最后期限的风险。

6个步骤诠释如何在项目管理中合理分配

项目质量和风险

更高级、更昂贵和更先进的资源通常会带来更高质量的结果。在为您的项目分配人员时，请考虑您对任务的质量要求。如果做错了，您的项目质量可能会太低或项目成本太高。在分配资源时，最好也考虑一下如何利用资源来缓解重大风险。如果您尽早将资源分配给风险，则可以避免以后遇到危机。

利益相关者的期望

这是一个有争议的问题，但您可以选择根据利益相关者的期望来分配资源。这可能是积极的，因为它有助于建立利益相关者的信心和项目支持。另一方面，如果利益相关者看不到更大的前景，可能会导致后续的问题和冲突。

资源分配中最困难的部分是平衡上述所有因素，以最有效地利用资源。所有因素都一致的情况从来都不存在，因此您必须与利益相关者合作来管理权衡。例如，如果您的项目发起人要求交付高质量的产品，那么项目就很有可能需要更多昂贵的资源。或者，如果您的项目预算突然减少，您可能需要通过合并范围来削减资源。

如何在项目管理中合理分配资源

现在我们知道了什么是资源分配以及它对项目成功的重要性，现在是时候为您提供工具和技术来实际做到这一点了！

步骤 1：定义项目需求

在完成项目设置的基本工作之前，急于进行资源分配是没有意义的。确定项目的目标、范围和可交付成果后，就该将可交付成果分解为单个需求了。当你定义项目需求时，你将了解要完成的工作。这至关重要，因为如果不了解工作，你就无法开始规划所需的资源。

如果您的项目还处于早期阶段，请通过举办需求收集研讨会开始将可交付成果分解为需求。如果您所在的组织比较成熟，您可以聘请业务分析师来提供帮助。我们建议创建一个项目或产品需求文档来记录这些需求。这是您项目中最重要的文档之一，因为它列出了实现目标所需的条件。

第 2 步：估计工作并确定所需资源

下一步是将这些要求转化为团队的任务。要做到这一点，您必须擅长估算项目，使用参考类预测、3 点估计等技术，或敏捷估算技术（例如规划扑克）。

将需求分解为任务后，您就可以大致了解项目所需的资源。不要犯只考虑人力资源的错误，还要考虑其他资源类型，例如燃料、房地产和IT 软件。

并非所有任务都是平等的。确定任务时，请考虑优先级以及哪些任务必须先完成。开始将资源与任务进行匹配的最佳方式是问自己：“我们需要什么或谁来完成这项工作？”要回答这个问题，最好利用之前曾参与过类似项目的项目经理或主题专家的经验

步骤 3：考虑质量和预算以请求适当的资源水平

在这个阶段，缺乏经验的项目经理会急于挑选他们看到的第一个资源。相反，我们建议你深思一下，考虑一下项目的质量和预算限制。但为什么这对资源分配很重要呢？

您的项目的质量要求直接影响您所需资源的标准。例如，如果您要开发一款复杂的网络应用，您需要的是高级开发人员，而不是初级开发人员。但是，如果您要建造一间廉价的花园办公室，那么您可以使用低质量、易找的木材。

高质量的资源成本高昂。所以，问问自己，你能负担得起这些更高的成本吗？必须权衡质量和预算，以确保你的资源符合所有要求，所以要全面考虑。

考虑质量和预算以请求适当的资源水平

步骤 4：传达您的资源需求

在大多数组织中，下一个障碍是获得必要的资源。将有一个需要遵循的申请流程，可能通过资源经理申请新团队成员，或通过采购申请实物。

与合适的人建立关系是获得最佳资源的关键。了解组织内获取资源的流程。如果您属于一个较成熟的部门，这可能意味着与项目管理办公室 (PMO) 交谈或联系外部供应商。

步骤 5：加入资源并使用资源分配计划将其分配给任务

一旦您的资源得到确认，就该开始将它们加入到项目中并正式分配给正确的工作项目。

对于人力资源而言，这意味着向他们介绍项目目标、与团队会面并为他们提供工作所需的工具。对于其他资源类型（如 IT 硬件），这意味着订购并安排在正确的时间交付。

第 6 步：监控进度，随时调整和优化

此时，你可能会想为自己出色的工作而沾沾自喜。但实际上，此时资源分配变得尤为困难，你精心制定的计划也注定会失败。

任务可能比预期花费更长的时间，团队成员可能会生病，交货经常延迟，其他业务重点可能会耗费您的资源。这就是为什么您必须保持警惕，与您的团队不懈努力地管理繁忙的工作量，适应变化并重新分配您的资源。

定期与团队成员安排一对一会议，了解他们的进展并处理任何问题。这将帮助您在项目风险变成问题之前发现它们。

同时，可以回到项目管理软件，甘特图等功能可以帮助您直观地了解项目进度并确定何时可能出现问题。如果您没有项目管理软件，您也可以使用 Excel 创建一个简单的甘特图。

项目经理在资源分配方面犯的 4 个最大错误

资源分配是一项艰苦的工作，但通过避免缺乏经验的项目经理经常犯的错误，你可以让它变得更容易。以下是需要注意的四个问题以及可以采取的措施，以避免它们发生在您身上。

匆忙分配资源

由于资源难以获取，许多项目经理在了解所需工作之前就匆忙获取资源。但这可能会适得其反，因为您经常会为不需要的东西付费。为了避免这种情况，请提前花时间充分了解您的项目要求。

资源分配

不提前规划

在大多数情况下，没有足够的资源可供使用。如果你不做计划，你就没有完成工作所需的资源。为了避免这种情况，请尽早开始规划并与可以为你提供所需资源的人建立关系。

资源沟通不畅

当您拥有资源时，您必须确保充分利用它们。无论是人力资源还是与利益相关者合作以确保物质资源，缺乏沟通都会导致混乱。为了避免这种情况，请使用异步通信等技术让每个人都保持沟通并尽最大努力工作。

未发现范围蔓延

资源浪费是许多组织面临的一大问题。大多数情况下，这归结为范围蔓延，团队在做他们实际上不需要做的事情。为了避免这种情况，请了解范围变更和范围蔓延之间的区别，并严格掌握待办事项清单。

总结

超过一半的公司认为资源管理是他们面临的最大项目挑战，因此资源分配等技术如此受欢迎也就不足为奇了。资源分配有助于识别、分析和战略性地部署资源，从而帮助您避免常见的陷阱并实现项目目标。虽然资源分配并不容易，但如果您遵循既定流程，就可以使其变得更简单。