项目管理中，如何撰写项目利益相关者喜欢的执行摘要

项目经理是天生的沟通者。据估计，项目经理90%的时间都花在与团队成员、发起人和利益相关者沟通上。

在项目沟通方面，执行摘要是项目经理的秘密武器。无论是商业案例、项目计划还是市场分析，执行摘要都是快速、清晰地传达项目最重要信息的最佳方式。

项目管理中如何撰写执行摘要

在本文中，我们将解析编写有效执行摘要的过程，包括包含的内容以及您可以在下一个项目中遵循的实际示例。

什么是执行摘要？为什么它在项目管理中如此重要？

执行摘要是一种概述，它总结了项目或更大文档的所有关键信息，包括背景、成就和挑战以及建议。

顾名思义，执行摘要通常是为时间紧张的项目利益相关者（通常是高级管理人员）撰写的。执行摘要用于许多商业文件中，因为它们是快速报告进度、帮助解决问题或作出关键决策的绝佳机制。

具体来说，在项目管理中，执行摘要最常用于商业案例、项目状态报告、项目计划和项目结束文件。这是因为这些文件通常与重要事件或决策点相关，利益相关者的参与和协调对于进展至关重要。

如果您想改善项目沟通，以下是执行摘要为项目经理及其利益相关者提供的一些好处。

提供要完成的工作的高级概述。在其他人阅读之前，编写执行摘要可以帮助项目经理提炼出项目文档中最重要的要点。这有助于确定最重要的后续步骤以及它们如何与项目目标保持一致。

利益相关者可以更快地消化并采取行动。执行摘要使利益相关者的工作更加轻松。通过总结关键信息，执行摘要使利益相关者能够清楚地了解项目情况并采取行动。这有助于解决问题、预见挑战并更快地做出决策。

更轻松地与团队和利益相关者共享信息。由于其清晰简洁的格式，执行摘要应该成为沟通计划的基本组成部分。不需要花哨的软件或几个小时的阅读时间，相反，执行摘要是一个快速更新，只需几分钟即可阅读。

有助于阐明项目的愿景和目标。执行摘要在整个项目生命周期中都充当电梯宣传。它们可以很好地持续传达项目愿景，并根据项目最重要的目标重新调整决策和行动。

执行摘要中应包含哪些内容：4个关键要素

撰写出色的执行摘要的艺术在于其内容。执行摘要简短而切中要点，在展示关键成就、问题或决策的同时提供项目的精简视图。如果您写了冗长的段落或多页，您可能需要重新开始。

项目管理中如何撰写执行摘要

为了帮助达到平衡，以下是完美执行摘要的四个组成部分：

1、背景

提醒读者你的项目是什么、将持续多长时间以及要实现什么目标。最多保持3句话。

2. 现状或问题

如果您的执行摘要要提供状态更新，请突出显示自上次更新以来的关键行动和成就。如果您的执行摘要需要对某个问题或决定的支持，请阐明您当前的问题。最多保持4句话。

3. 下一步或解决方案

对于状态更新，请突出显示未来 4-6 周的关键行动或计划。对于需要解决的问题，确定 1-3 个可能的解决方案并总结其优缺点。最多保持4句话。

4. 建议

对于基于问题的执行摘要，请提供项目团队关于如何解决问题的建议以及推荐此选项的原因。这有助于指导读者，并让他们相信您已经彻底评估了情况。最多保持2句话。

如何为你的下一个项目撰写出色的执行摘要

就像项目管理中的许多事情一样，当您遵循一组逻辑流程步骤时，确定完美的执行官会更容易。但这仍然需要练习。

为了帮助您开始，这里有一个为您的下一个项目编写执行摘要的 6 步指南：

1. 定义执行摘要的目标

在开始打字之前，你需要在脑子里明确你的执行摘要目标。根据项目文档，花一些时间定义你的执行摘要的目标以及你希望读者在阅读后做什么或得到什么。

2. 确保更广泛的项目文件奠定坚实的基础

执行摘要是对特定文档（例如项目计划）的概述，总结了所有关键信息。首先，您必须确保更广泛的文档完整，因为这是编写有效摘要所需的基础。

为了使您的更广泛的文档尽可能全面，请考虑包括以下内容：

• 支持您的内容的任何数据或统计数据

• 有关您更广泛的组织或市场的任何信息

• 其他项目团队成员/利益相关者的意见

• 有关所有关键项目控制的最新信息，包括范围、预算、风险和问题

3. 重新审视并提炼出关键要素

一旦大部分文档都是最新的，您就可以开始整理执行摘要。重新审查您的项目文档并找出构成执行摘要的关键要素。

为了提供帮助，请使用我们在本文前面分享的结构作为适当细节级别的模板：

• 背景和上下文：最多3句话

• 当前状态或问题：最多4句话

• 后续步骤或解决方案：最多4句话

• 建议（如果需要）：最多2句话

项目管理中如何撰写执行摘要

4. 针对受众和语气进行编辑并删除行话和流行语

一旦你的初稿完成，就可以开始编辑过程了。优秀的执行摘要必须为读者量身定制，确保其编写方式能够让他们获得更新、解决问题。

重新审查您的执行摘要，努力完善以下方面：

• 观众：它是否处于正确的水平？它是否具有正确的细节水平，而不是采取整体观点？

• 语气：语气是否正确？是否过于正式或非正式？它与您组织的语气一致吗？

• 行话和流行语：是否包括每个人都能理解的首字母缩略词、单词或短语？执行摘要是否需要先有知识才能理解？

5. 与值得信赖的同事分享以获得反馈

所有良好的项目管理治理都包括外部人员的审查。这不仅提供了良好水平的项目反馈，而且可以很好地测试您的执行摘要是否易于理解并与您的目标保持一致。

与值得信赖的同事分享您的执行摘要，并征求他们的反馈。为了提供帮助，请询问他们以下问题：

• 执行摘要是否清晰简洁？

• 您能告诉我该项目的背景以及其目标是什么吗？

• 该项目面临的最新更新或问题是什么？

• 如果您是读者，在阅读摘要后您会采取什么行动或做出什么决定？

6. 以新的眼光重写和改进，然后发布。

一个很棒的写作技巧是在发表前用全新的眼光重新审阅你的草稿。花点时间阅读和审阅你的执行摘要，因为你可能会发现错误或需要进一步改进的地方。

一旦您满意，就可以发布您的文档并将其分发给读者。如果您要求利益相关者做出关键决策或解决问题，请确保您发布的文档有足够的时间供他们消化和提出问题。

总结

沟通是良好项目管理的支柱，精心编写的执行摘要是吸引、协调和推动高级利益相关者成果的绝佳方式。但许多人编写的执行摘要都存在问题，他们添加了过多细节，结构糟糕，没有明确提出行动号召，导致执行摘要不够清晰，无法付诸行动。

在编写自己的执行摘要时，请记住最多包含15个句子，其中包含项目背景、状态更新、问题定义、解决方案和建议等部分。