项目管理经验分享：如何平衡质量、工期和成本

一个项目的三个主要方面往往相互之间经常存在紧张关系：质量、工期、成本。通常，项目管理是为了管理随着焦点和优先级在这三个要素之间转移而产生的紧张关系。

很多时候，组织被迫在推动进度、降低成本、增加资源投入和在产品开发的整个生命周期中保持质量之间做出决定。作为产品开发生命周期的一部分，需求在尝试减少或至少减轻这些领域之间的紧张关系方面发挥着非常重要的作用。

如何平衡质量、工期和成本

了解您正在开发什么以及为什么

当然，质量是任何产品开发工作的一个非常重要的方面。对于许多组织来说，质量至关重要，尤其是在医疗设备或汽车等受到严格监管的行业，质量问题本质上相当于安全风险。

为了确保质量，您需要知道您正在开发什么以及为什么。那么，满足这些需求的要求是什么？换句话说，在开发开始之前，产品应该被定义到有意义的程度。“为什么”和“如何”在“什么”之间的区别和顺序是需求管理的关键要素。

这当然并不意味着在进行任何开发之前必须对产品进行完全定义和商定。然而，应该有足够的定义来证明利益相关者同意需求和满足这些需求的高级要求，包括验收标准。

这就是单一源系统变得至关重要的地方，它允许跨职能的可见性，以促进反馈和审查，从而减少定义和开发之间的时间和工作。

要求和质量保证

需求用于定义满足实际用户需求的系统、功能或子系统的质量。一些需求管理平台有助于确保开发活动跟踪实际需求，并建立通过差距分析解决这些需求的信心。

当确定了需求但尚未提供对该需求的工程响应时，就会出现覆盖范围的差距。当更高级别的要求与任何事物无关时，例如当史诗可能缺乏故事时，我们经常会看到这种情况。

提高质量的另一个方面是让合适的人在合适的时间参与进来。更多的目光有时会阻碍速度，但人们在讨论中迟到通常会更糟糕。重要的是要确保不仅有正确的人员参与，而且要明确定义协作和审核流程，并得到专门构建的解决方案的良好支持。

最后，如果没有验证和确认，关于质量的讨论将是不完整的。在编写需求时，请务必记住，验证需求的能力是良好需求的关键品质。

通常，验证将针对每个需求进行，并根据定义需求时确定的验收标准来建立。另一方面，验证涉及您是否构建了正确的产品。

通过验证，您可以确定产品或功能是否有效，但验证的重点是回答您是否确实满足了您想要满足的需求。

在考虑围绕质量做出的决策和权衡时，尤其是与成本和进度相关的决策和权衡时，将验证和确认活动与需求定义密切相关可以使质量讨论更接近工作的前端，并避免后期发现问题的影响在生命周期中。拥有实时且可操作的跟踪矩阵对于支持这一点至关重要，特别是在产品质量不容妥协的情况下。

按计划进行需要可见性和跟踪

时间表主要涉及时间线和满足产品或其功能的基于时间的交付。

为了管理项目，需要确定方法，然后建立基础设施来支持该方法。从产品定义的角度来看，需求可能需要以一种对分解有意义的方式进行组织，并捕获正确定义和调整产品和团队所需的粒度。从那里，开发团队将把这些需求收集到积压的工作中，并使用首选方法管理活动的开发。

无论实施何种方法，提高此流程效率的一个快速方法是在离散、单独的项目级别进行管理并摆脱文档。

在释放进度压力方面，我们的想法是，不要根据大型文档来控制开发和工作，而是管理各个需求的状态，通过定义、验收和开发来独立地推动它们。当然，需求的逻辑分组需要某种结构，但只需确定适当的组织即可最大限度地减少集合大小并提高速度。

对日程安排的一个明显损害是人们做错误的事情。当团队无法了解他们正在处理的内容如何与更大的产品定义联系起来时，就会发生这种情况。

为了避免这种情况，请将对已定义需求的跟踪视为将需求添加到积压工作的批准和标准的一部分。处理缺乏这种跟踪的需求可能会面临处理错误的风险。当然，当您进入开发周期时，可能会发现有助于促进和实现开发的新工作，但这应该被视为潜在的范围蔓延。

最后，在安排方面，团队跟踪他们的工作非常重要。您可能会在工作的不同阶段提出不同的问题。重要的是，您要清楚地确定需要跟踪的内容，以确保进度并最大程度地减少可能被忽视的问题。

一旦您知道需要跟踪什么，那么您就需要捕获该数据。例如，在 Jama Connect 中，您可以跟踪整个工作流程中的需求状态（从草稿到批准），这有助于确定进度并找到障碍。至少，您还需要考虑跟踪测试的状态。这些信息不仅是进度表的唯一关键，而且在评估质量时也非常重要。

通过定义、同意然后开发来避免返工

从项目管理的角度来看，与成本相关的关键指标通常是实际预算，我们将采用估计成本的基线并将其与迄今为止的实际成本进行比较。然而，成本大约超过预算所花的钱。它还涉及错失机会或失去市场份额的成本。

产品开发中最昂贵的事件之一是返工。当团队完成一些开发活动却发现他们没有构建正确的东西或者开发的内容实际上没有满足用户需求时，就会发生返工。

为了避免或至少减少返工，团队必须定义、达成一致，然后进行开发。越多的团队能够围绕您实际构建的内容以及如何验证该内容进行协调，开发活动就会越协调。此外，随着需求的生成，应在每个抽象级别定义验证。

团队可以避免成本并可能对他们的日程安排产生积极影响的另一种方法是减少团队等待开始活动的时间。当整个开发生命周期的可见性较低并且信息访问受到限制时，这种情况往往会发生。

使用 Jama Connect 等单一源系统并提供单独的需求状态，使团队能够在信息可用且准备就绪时开始对信息采取行动。例如，如果需求可访问并且其状态可见，则处理 V&V 活动的质量团队可以比等待文档发布更早地开始规划和验证活动。

变化是经常被忽视的成本的另一个方面。当我们在整个产品生命周期中学习新信息并获得反馈时，变化是不可避免的。但是，可以通过识别和评估变更对整个产品的影响来降低变更成本。对单个需求的更改可能会影响多个分离程度的定义和验证。使用跟踪，甚至可以在应用更改之前尽早识别和传达这些影响，从而避免成本。

为决策提供信息并证明其合理性以了解影响

项目管理中，为了如何平衡质量、工期和成本这三个要素，请考虑在产品开发工作的生命周期中做出的决策和确定的权衡。在大多数情况下，决策都是为了平衡质量、进度和成本。

项目管理的关键是能够为决策提供信息、证明这些决策的合理性并了解其影响。正确管理您的需求可以通过跟踪需求的各个状态、评估影响和差距的跟踪并确保团队之间的可见性和沟通来为这些决策提供信息。