项目管理方法：如何让有效反馈成为你的项目管理超能力

任何项目经理可能犯的最严重错误就是过于关注他们的流程而忘记了推动流程的人。您的团队是每个项目的核心和灵魂。但是当您落后于计划、超出预算或收到利益相关者的负面反馈时，这一点很容易被忽视。

即使在项目最黑暗的时刻，有效的反馈也是引导您和您的团队前进的光明。在正确的指导和激励下，您的团队将会更加努力地工作，更好地协作，并放心地提出新的创新想法。

但反馈并不总是按计划进行。你的队友们努力工作。即使他们没有达到目标，他们也是怀着最好的意图投入工作的。削减或否定他们的努力只会让你的生活更加混乱。

相反，提供有效的反馈是一门艺术和科学，由经过验证的框架和最佳实践提供支持。一旦掌握了基础知识，您将在从一对一到设计评审甚至头脑风暴会议等所有方面成为更好的经理。

什么使得反馈有效？

简而言之，反馈就是你向某人提供有关他们如何实现目标的信息。然而，并非所有反馈都是相关的或受到赞赏的。相反，有效的反馈是当信息具有目标导向、具体、及时和支持性（即认可他们的努力和才能）时。

然而，有效反馈应该具有支持性并不意味着它总是积极的。事实上，一些最有影响力的反馈本质上是负面的，它强调了错误或问题，但其方法却是积极的。

有效的负面反馈：这包括对过去行为的纠正性评论。如果负面反馈及时且具体，它可以帮助您的团队调整行为并重回正轨，实现目标。您可能还听说过这被称为“建设性反馈”，因为它旨在鼓励接收者，而不是打击他们。提供负面反馈是最难但也是最重要的技能之一，这就是我们在这里撰写有关它的完整指南的原因！

有效的积极反馈：这包括对过去工作或行为的肯定性评价，以帮助您的团队认识到他们何时达到了目标。积极的反馈对团队激励大有裨益，但前提是你已经建立了一种信任文化，我们稍后会详细介绍。

不管怎样，在短暂的谈话中要讲很多内容，这可能就是为什么绝大多数经理讨厌给出反馈的原因。然而，研究发现，您的团队需要更多指导。事实上，63% 的现代员工希望全年都能及时听到建设性的绩效反馈。

有效反馈的7个特质

无论您提供反馈的原因是什么，请务必记住，您将接收者置于脆弱的境地。

反馈——无论大部分是正面的还是负面的——都是一种批评。许多人认为这是对他们工作甚至是能力和个性的攻击。提供有效的反馈不仅仅意味着说出正确的词语。它需要传递方式、语气、背景和内容之间的微妙平衡。

当您进入会议时（或在您要求会议之前），请记住关注有效反馈的以下七个特质：

如何让有效反馈成为你的项目管理超能力

1. 情境化和目标导向

有效的反馈与接收者努力实现的目标息息相关。

笼统地描述，例如，“你经常迟到我们的计划会议”，远不如提供直接的、以目标为导向的反馈有效，例如，“当你今天早上迟到计划会议时，这意味着我们无法听取利益相关者的意见。”。

有效的反馈要求一个人有一个目标，采取行动去实现目标，并接收有关他或她的行为的目标相关信息。记住你的队友正在努力实现的目标，不要忽视他们工作的背景。如果你将你的反馈与他们的总体目标联系起来，它将更具可操作性，感觉更有意义。

2. 可操作且具体

保持反馈以目标为导向还可以帮助您从过于主观（“我不喜欢这个”）转变为更加客观和可操作。

前 Facebook 设计副总裁 Julie Zhou 使用了七个问题来帮助她的反馈更加具体。此列表是为设计师创建的，但可以轻松应用于开发人员以及从事产品、应用或服务工作的其他任何人：

用户到达此处的旅程是怎样的？这个问题可以帮助您了解决策的背景。用户是谁？他们是如何到达这一刻的？他们在想什么？

我们希望用户在这里感受到什么、实现什么？换句话说，成功是什么样子的？你的目标是什么？

这次经历有多重要？如果这不是一个高风险的决定，就不要花太多精力。

我们的范围/时间表/团队是什么？您是否有资源来根据您的反馈采取行动？

您是否确信您提议的更改比现有的更改更好？您的团队会认真对待您的反馈。请确保您认真对待它。

您可以删除什么（而不是添加）？有效的反馈可以是减法，而不仅仅是加法。寻找您可以删除和添加的元素或任务。

如果没有任何限制，你会怎么做？忽略限制并不总是可行的，但这样思考可以帮助你思考到底是什么阻碍了你。有些限制是遗留的，无论如何都可以/应该被消除。

回答这些问题可能感觉很费劲。但这应该是意料之中的事情。为了让反馈有效，你的团队需要感觉你真正了解他们所创造的东西，而不是只是简单地看一眼然后做出下意识的反应。

3.有形

为了使反馈具有可操作性并针对项目量身定制，您需要了解所追求的业务成果。除了上述问题外，还要问自己：

• 这项工作与我们的产品愿景和战略有何关联？

• 我们是否正在朝着正确的OKR努力？

• 我们试图改变哪些用户行为（以及为什么这对整体体验很重要）？

将反馈与大局联系起来可以帮助你的团队了解他们工作的影响（而不是陷入任务的细节中）。赋予任务目的也是激励团队的最佳方式之一。

最后，切实的反馈还将焦点从过去（已经做过的事情）转移到未来（下一步要做什么）。没有人能够改变过去，沉迷于过去可能会打击团队的积极性。相反，要用过去的行动和决定来指导未来，并将你的反馈付诸实践。

如何让有效反馈成为你的项目管理超能力

4.及时

只要有可能，就尽可能在行动时给出反馈。

您不仅希望接收者的头脑中能记住操作和背景，而且几天或几周后才提供反馈会使其变得不那么相关，并让您的团队感觉您一直在“阻止”他们。

提供反馈并真正改变行为的机会是存在的。根据经验法则，请在行动后的几天内提供反馈。不要将其留到年度审核或其他遥远的日期。

5. 极简

获得有效的反馈很累人，提供反馈同样如此。

谨防反馈疲劳，注意不要让反馈对象感到不知所措。保持反馈简明扼要，只关注一两点。这样，你就可以确保团队成员能够吸收你的要点，记住它们，并将它们应用到未来的任务和项目中。

6.坦诚

不要回避艰难的对话——忽视明显的问题是失去团队信任的最快方法。负面反馈与正面反馈同样重要（如果不是更重要的话）。

在一项对全球近 1,000 名员工进行的研究中， 92％ 的人认为负面反馈有助于提高他们的绩效……“如果传达得当”。

如果你打算提供负面反馈，一定要关注过程，而不是人。批评可能很难接受，所以一定要确保批评针对的是行动和行为，而不是人。

不要说“你在销售电话中喋喋不休”，试着说“有时最好只提供 2 或 3 个与独特用例相关的产品细节，这样你就不会让潜在客户不知所措。”这样，对方就会清楚地知道他们需要做什么，也不会感到受到人身攻击。

7. 正在进行

有效的反馈是持续的开放式对话，而不是一份声明。它会提出问题，然后跟进以查看结果。这个过程被称为反馈循环。每次成功的反馈会议都应融入到你的日常工作中。

还有一个好处是，你给出的反馈越多，就越容易被接受和实施。如果反馈只是你日常沟通的一部分，它就不会被误解为危险或有压力的事情。

如何让有效反馈成为你的项目管理超能力

如何以及何时在工作中提供有效反馈

这七个品质将帮助你塑造有效反馈的内容。然而，你的表达方式、时机和语气对于确保你的意见被听到和采取行动同样重要。

您可以采取一些额外步骤来为所有相关人员创造更好的反馈体验：

询问人们喜欢如何接收反馈

并非所有人都喜欢通过面对面会议来获得反馈。（想想看，“嘿，我们可以稍后再讨论那个项目吗？”这样简单的说法听起来有多可怕！）如果可能的话，询问某人喜欢如何接收有关工作反馈。

大多数人会偏好一种反馈媒介，或者他们可能喜欢混合使用几种方法。无论您的团队成员如何喜欢他们的反馈，特别是当您异步工作时，在您的项目管理工具中记录任何重要的反馈以备将来使用总是有用的。

选择你的时刻

当谈到提供有效的反馈时，时机就是一切。

收到反馈的人自然会关注你给出反馈的时间。他们会寻找别有用心的动机，或者将你的评论与公司正在发生的其他事情联系起来。相反，要有目的地安排时间，确保你的反馈会议在适合他们情况的时间进行。

注意你的语气和表达方式

人们可能会对反馈会议或绩效评估感到害怕或紧张。因此，考虑您的语气和整体反馈传递方式非常重要。

如果你给出负面反馈，试着从他们做得好的事情开始。这将有助于他们了解你的期望。在你开始讨论需要改进的地方之前，明确表示你想帮助他们继续发展这些积极的技能和行为。

始终明确需要改变什么，并提供具体的例子来帮助他们了解可以改进的地方。

聆听并提问

当反馈会议变得糟糕时，它很少与事实有关。相反，它与相互冲突的观点和价值观有关。反馈会议通常会变得个人化，人们会觉得自己不够好，这使得找到解决方案变得更加困难。

给予对方空间来回应你的评论将有助于他们看到更广阔的视角，并让他们能够有效地解决问题。问问他们，作为经理，你能如何帮助他们提高技能。归根结底，你的工作是让他们对自己的行为有自己的看法，这样他们就能找到改进的方法。

跟进并认可他们的进步

给出反馈并不一定意味着你是对的。只是表明你的观点和/或数据可以帮助他们实现目标。跟进是提供有效反馈的一个重要部分，因为它会让你的队友越来越多地思考如何提高他们的表现。

关键是要过一段时间再跟进，让对方把你讨论的内容付诸实践。跟进太快可能会给人留下试图微观管理的印象。如果你设定了一些明确的目标，让他们去实现，然后再跟进，认可他们的成功。

总结

在许多正式场合中，您都需要提供反馈并设定期望（一对一、启动会议、绩效评估）。但是，反馈不应该仅限于那些项目里程碑。相反，有效的反馈是一种您可以随时用来调整行为、签到和改善团队的工具。

牢记这些提示和最佳实践，您会发现更容易提供有效的反馈，从而发挥您的团队和项目的最佳效果。