项目团队管理：项目流程中提升团队效率的 7 种方法

让一群技术或创意专业人士发挥出最佳的团队表现，就像指挥一艘维京长船一样——你需要力量、技能、经验、动力，最重要的是保持同步。不幸的是，太多的团队缺少至少一个关键要素并最终迷失方向。

随着团队变得更加多元化、数字化和分布式，成功的协作变得至关重要。然而，如果说过去几年有什么教训的话，那就是无论是面对面的团队还是远程团队，目前都面临着团队效率危机。

研究表明，许多公司的协作工作（包括花在即时通讯以及语音和视频会议上的时间）增加了 50% 或更多。对许多人来说，这意味着他们每周85%的工作时间都花在了努力跟上进度上。

这样就没有多少时间用于真正有效的工作，无法完成项目。好消息是，虽然团队面临的问题比以往更多，但真正影响团队日常效率的因素只有少数。在本文中，我们将向您展示如何在不牺牲沟通和协作的情况下提高团队的效率和绩效。

项目团队效率如何影响绩效？

项目团队效率是衡量您的团队的工作在长期内对您的项目业务目标产生多大影响的标准。例如，一个高效的团队不一定非要完成积压工作并 100% 地完成每个冲刺。相反，他们明白，做正确的工作和聪明地工作比仅仅努力工作更重要。

但这正是大多数团队遇到困难的地方。凡是可衡量的，就会得到改进。不幸的是，对于大多数团队来说，效率并不是最容易衡量的东西。当存在不确定性或缺乏明确的产品战略时，大多数管理者会选择衡量产出而不是结果。

但完成任务并不总能使团队变得高效。需要强有力的管理和支持性文化来建立信任、心理安全感和协作精神，从而真正提高团队绩效。

高效的团队之所以表现更好，不仅是因为他们拥有正确的指导，还因为他们拥有一些共同的关键品质，这些品质使他们能够以最佳方式进行协作。那么，什么使团队变得高效呢？

高效项目团队的 5 个特质

尽管团队面临的挑战越来越复杂，但只有相对较少的因素对他们的成功产生了巨大影响。如果管理者了解这些因素是什么，并专注于解决它们，他们就能获得丰厚的回报。那么，哪些品质决定了你的项目团队的效率呢？

1. 方向

高效的项目团队注重意义、目的和方向。明确您的总体战略与团队日常工作之间的联系是您可以给予团队的强有力的激励因素之一。这就是目标和关键结果 ( OKR ) 如此强大的工具的原因。

OKR是一个目标设定框架，可将公司战略转化为可管理的任务和目标。该框架很简单：每个团队、个人或部门都有一个目标（要实现的目标）和关键结果（如何衡量工作）。

综合起来，OKR如下所示：

我将（目标）按照（关键结果）来衡量。

目标是团队前进的方向，而关键结果则是激励和衡量进度的方法。两者结合起来，可以帮助您的团队知道他们正在做正确的事情，并且正在朝着目标前进。

2. 结构

为了使项目团队更高效，他们需要合适的资源——其中包括一群具有不同技能和个性的人。

虽然我们都希望拥有一支全明星阵容的团队，但现实情况是，你需要具有不同角色和技能水平的人来填补所有职位。给资深成员分配太多琐碎任务和让初级成员远离舒适区同样糟糕。

为了让您的团队拥有正确的结构，不要总是急于雇用和增加更多人员。精益的产品项目团队知道何时需要发展，并避免陷入“厨房里有太多厨师”的陷阱。

3. 支持性背景

团队要想有效运作，就需要合适的工具和支持。但支持有多种形式。可以是知识共享、故事讲述和经验教训。也可以是按需教育和培训流程。

至少，每个人都应该知道在哪里可以找到他们需要的资源，以及在需要时可以向谁倾诉。没有哪个团队可以得到他们想要的一切。但有时，尽你所能，表明你如何考虑他们的需求并积极地尝试支持他们，这就足够了。

4. 共享思维模式

随着团队变得越来越多元化和分散，共享的思维方式对于保持团队绩效比以往任何时候都更加重要。共享的思维方式不仅可以减少摩擦并帮助您避免冲突，而且还有助于消除可能降低团队效率的经典“我们与他们”问题。

过去，团队大部分时间都是面对面工作。他们了解彼此的怪癖，并能够建立更牢固、更信任的关系。但如随着远程办公越来越普遍，团队成员分散在各个不同地点，有时甚至分散在不同国家。当这种情况发生时，团队开始只认同自己的子群体，而不太可能进行信任、共享信息和进行更广泛的合作。

为了打破这些隔阂，您需要有意识地努力让您的团队团结起来。创建共享思维模式的其他方法：

• 为团队提供更多坦诚交流和相互了解的空间。

• 注意时区差异并找到平衡远程工作者压力的方法。

• 留出一些时间来谈论“非工作”话题，例如家庭、爱好甚至书籍。

• 在工作中分享更多自己的事并帮助他人也这样做。

5.心理安全

如果您的团队无法自由发言、提供反馈和相互激励，那么这些提高团队效率的有利条件都不会出现。这被称为心理安全 - 相信您可以在工作中畅所欲言而不必担心受到惩罚或尴尬。

高效的团队不会相互排斥，他们会接受新想法并支持队友。不幸的是，对于知道如何做的团队领导者来说，这并不总是那么容易。他们没有支持和考虑新想法，而是被放逐到想法悬而未决的状态。

建立心理安全感始于自上而下地对新想法持开放态度。即使您对项目进度感到压力，或者试图规划下一个冲刺，也要花时间考虑和倾听新想法，它们可能会带您走上比现在更好的道路。

提升团队效率的 7 种方法

提升团队效率的 7 种方法

1. 让你的团队对自己的工作有更多的自主权

指导和激励不能只是自上而下。让您的团队对他们的工作（即他们的 OKR）拥有更多的自主权，可以产生一种责任感和自豪感。突然间，他们的任务不再只是另一项任务，而是他们选择并认为符合他们的技能和愿景的东西。

对于习惯于自我组织和规划自己的冲刺的敏捷团队来说，这一点尤其重要。高效的项目团队无需完成积压的工作并在每个冲刺中完成 100%。

如何赋予你的团队更多所有权：

练习做仆人式领导的艺术。在任务管理方面，将您的视角从领导者转变为指导者。

花点时间了解团队成员对什么工作感到兴奋，并帮助他们找到与他们的技能相符的任务。

2. 使用正确的工具来提供可见性和透明度

有效性取决于信任。提供决策透明度、战略可视性以及一些您可以使用的最佳信任建立练习。确保您的团队知道管理层不会躲在行话和每月“全体会议”的幕后。相反，使用正确的项目管理工具让您的公司默认透明。

如何让你的团队更具知名度：

将您的协作工具整合到一体化的项目管理工具中。

确保所有团队成员都能访问项目策略和公司使命等关键文件。

3. 向你的团队表明你尊重他们的时间

协作超负荷影响每个团队。但有一个临界点，过多的会议、更新和规划会议可能会让人不堪重负。通过保护团队免受无意义的会议或感到需要“始终在线”的困扰，向他们表明您希望他们发挥出最佳水平。

如何向你的团队表明你尊重他们的时间：

注意你的会议日程——特别是对于跨时区工作的远程团队。

允许团队成员留出“埋头苦干”的时间来专注于任务，而不是不断地查看聊天、电子邮件和即时通讯消息。不要因为奖励可见性而忽视结果。

提升团队效率的 7 种方法

4. 奖励优先于生产力

团队会了解哪些行为会得到奖励。如果你不断点名那些可见的人或不断交付工作，即使这不是正确的工作，那么他们也会努力做同样的事情。相反，要寻找那些花时间思考任务列表并优先考虑他们认为真正能产生影响的事情的团队成员的故事。让这些故事成为你的共同心态。

不要奖励透明度。如果团队成员在深夜发送电子邮件或总是立即回复聊天消息，这可能表明他们不知道自己的优先事项是什么。分享高影响力工作的故事，尤其是当它违背以生产力为中心的思维模式时。

5. 分享成功、失败和经验教训

最高效的团队会从错误中吸取教训，不断寻找改进的方法。而效率较低的团队则会回避讨论问题或掩盖重大问题。请记住，只有 40% 的项目成功满足了所有标准。将其余 60% 视为学习的机会。

在冲刺结束时和重要里程碑处定期进行事后总结，讨论经验教训。确保这些经验教训放在每个人都可以访问的地方。使用常见的经验教训模板，这样就可以轻松快速地浏览团队的知识库。

6. 注重多样性和包容性

团队结构是提高效率的重要部分。但有时也需要改变结构，以帮助您的团队与其他团队合作、与公司更多成员建立联系并更好地协作。不仅如此，根据麦肯锡的一系列报告，多样性可以激发创新、动力、更好的决策和更高质量的工作。

定期组建跨职能团队来帮助打破信息孤岛。同时，诚实地了解你的团队的组成，并询问是否缺少任何关键的观点。

7. 树立榜样

重要性：效率是一项团队运动。但你仍然是队长。如果你的行动不支持，你说什么都无济于事。想想你如何体现团队效率的所有有利条件——结构、方向、支持等等。

把员工放在项目之前。学会倾听，将注意力从只满足最后期限转移到打造最好的团队上。对新想法持开放态度并允许团队成员尝试他们的工作量。

总结

每位优秀的项目经理都希望团队拥有时间、资源和工具，以便发挥出最佳水平。但是，他们很容易陷入日常任务、职场政治和报告之中，而忽视团队效率的基本原则。

花点时间与你的团队坐下来，了解他们遇到的困难。在你的项目管理工具中寻找有关障碍或挫折的线索。然后，回到基础问题上。通过关注方向、结构、背景、思维方式和心理安全，您将顺利创建一支高效、快乐的团队。