如何通过6个步骤做好项目利益相关者分析流程

如果您希望项目取得成功，您需要尽早让利益相关者参与进来。不幸的是，太多项目经理和开发团队急于建设，而跳过了利益相关者分析阶段。但这是错误的。利益相关者分析是识别、分类和规划与所有感兴趣并能影响项目结果的人的参与策略的最佳方式。

如果没有适当的利益相关者参与计划，您的项目将陷入困境。事实上，三分之一的项目失败都是因为缺乏高层管理人员的参与。在本文中，我们深入探讨利益相关者分析的艺术和科学——谁应该在你的名单上，如何分析和确定利益相关者的优先顺序，以及如何让他们满意。

项目管理中的利益相关者都有哪些？

在项目管理中，利益相关者是对项目结果感兴趣或有影响力的任何人。如果您认为这是一个广泛的定义，那您就错了。您的利益相关者名单可能会因您的行业、公司规模和项目范围而有很大差异。利益相关者可能包括个别员工、高级管理人员、政府官员，甚至外部机构。

了解项目利益相关者及其需求是项目管理的一个重要方面，也是优秀项目经理的主要职责之一。在最近的一项调查中，超过50% 的项目负责人将利益相关者管理列为最大限度实现项目成功的最关键因素。

认识利益相关者分析

利益相关者分析包括识别与您的项目相关的人员、对他们进行分组、评估他们的需求以及规划如何管理他们。

虽然您在项目开始时就开始进行利益相关者分析，但这并不是一个即时的练习。相反，利益相关者分析是您应该在整个项目过程中定期进行的事情。这将帮助您识别、分析和管理利益相关者的来来去去。

您的利益相关者分析模板是一个动态文档，因此请随着项目的进展不断更新它。既然您了解了利益相关者分析以及它为何对项目成功至关重要，您可能想知道如何进行利益相关者分析？

6个步骤做好项目利益相关者分析流程

好消息是利益相关者分析过程相当简单。它提供了一种逻辑、结构化的方式来识别、评估和规划利益相关者的参与。按照以下每个步骤开始，完成对项目利益相关者的了解，并最大限度地提高项目成功的机会。

步骤 1：识别并列出所有利益相关者

作为项目团队，利益相关者分析流程的第一步是汇总所有利益相关者的列表。您可以通过以下几种方法发现项目的所有相关利益相关者：

• 集思广益/研讨会。围坐在白板旁，集思广益，看看谁会受到该项目的影响。

• 访谈。采访其他利益相关者并询问他们“还有谁应该参与这个项目？”

• 经验教训回顾。与其他项目经理讨论以前的项目以及涉及的利益相关者。

• 组织结构图审查。如果您的企业有组织结构图，请查看该结构图以确定不同部门的利益相关者。

不要急于完成这一步——尤其是在项目开始时。即使是小型项目通常总共也有 15-20 个利益相关者。花点时间确定您的利益相关者。

初步识别阶段为您的利益相关者分析奠定了基础——如果您尚未确定利益相关者，您就无法管理他们。超过 50% 的项目领导将利益相关者管理列为最大限度实现项目成功的最关键因素。

6个步骤做好项目利益相关者分析

第 2 步：定义每个利益相关者的概况和参与度

在确定利益相关者后，您需要提供一些具体信息。为每个利益相关者建立一份简短的简介，其中包括：

• 他们在项目中扮演的角色。

• 该项目如何影响他们的世界。

• 他们为什么对这个项目感兴趣。

• 他们的影响力。

• 他们理想的联系方式和频率。

目标是站在利益相关者的角度，了解他们的动机和需求。作为项目经理，您必须从他人的角度看待问题。仅仅列出利益相关者的名字是没有意义的。您需要了解他们的动机，以确保你们能够共同使项目取得成功。

步骤 3：对利益相关者进行分组和优先排序

现在您已经有了明确的利益相关者列表，是时候对他们进行分组和优先排序了。有几种方法可以做到这一点，但最受欢迎的方法之一是基于利益相关者利益的Mendelow 矩阵。反过来，了解每个利益相关者对您的项目的兴趣和影响力是高还是低。

每个利益相关者在网格上的位置决定了你应该如何对待他们：

高权力和高利益：这些是您需要定期接触的关键利益相关者。他们的利益必须得到满足，因此，您应该投入最大的精力来管理这些利益相关者。例如项目发起人和项目团队。

权力大但兴趣不大：这些利益相关者仍有可能阻碍您的项目，但并未积极投资。花些时间满足他们，但不要太过分，因为过多的参与可能会惹恼他们。例如高级董事和外部监管者。

权力小但兴趣大：尽管这些利益相关者的权力小，但您仍希望让他们了解情况，以赢得他们的支持。例如客户、竞争对手或顾问。

权力和兴趣低：这些利益相关者需要轻度监控。他们可能只会收到半定期的项目进展更新。不要在这里投入太多时间，因为这不值得这些利益相关者付出努力。他们可能是次要利益相关者或贵公司的其他人。

尤其是在大型项目中，您不可能将所有时间都花在管理利益相关者上，因此您需要确定优先级。像 Mendelow 矩阵这样的权力/利益网格可以帮助您将精力集中在正确的利益相关者身上，从而最大限度地提高成功的机会。

步骤 4：规划初始利益相关者参与

一旦你对利益相关者进行了分组和优先排序，就到了初次接触的时候了。这是你给利益相关者留下第一印象并让每个利益相关者参与你的项目的机会。

始终从关键利益相关者开始，以 1:1 的方式与他们互动，以建立良好的关系。稍微讨好这些利益相关者，让他们知道你认识到他们对你的项目的重要性。通常，这些利益相关者会很忙，所以问问他们喜欢如何参与并制定相应的计划。

随着利益相关者优先级列表的逐一递减，请合理安排时间。使用其他策略（例如项目启动会议、电子邮件或广播电话）以适当的级别与每个人进行互动。

在最初的参与过程中，您将了解每个利益相关者对您的项目的兴趣。 以此为基础，相应地调整您的权力/兴趣网格。在利益相关者参与方面，良好的开端至关重要。许多项目经理忘记简单地询问利益相关者希望如何参与项目。但这是确保您做正确事情的最简单方法！

步骤 5：制定完整的利益相关者参与计划

当您完成初步接触时，您将开始制定完整的利益相关者接触计划。在这里，您需要创建一个一致的任务和沟通结构，以便让利益相关者了解最新情况。为此，请使用各种参与方法，例如：

• 1:1 会议

• 每日站立会议

• 每周项目会议

• 每两周发送一次电子邮件更新

• 每月广播电话

• 公司新闻

您可以与组织的企业传播团队合作制定项目传播计划。（这对于权力小/兴趣高的利益相关者来说非常理想）。一旦项目全面启动，您将面临很多任务。一致、结构化的利益相关者参与计划将确保您的利益相关者得到支持，同时充分利用您的时间。

6个步骤做好项目利益相关者分析

第 6 步：执行、学习和适应

利益相关者分析并非一蹴而就。随着项目的进展，抓住机会定期反思利益相关者参与计划，并在必要时进行调整。

请记住，利益相关者也会在您的权力/利益网格中移动，您必须改变管理和与他们互动的方式。在整个项目过程中学习和适应，以确保您的利益相关者保持满意，并且您的项目顺利进展。

利益相关者管理是一门活生生的学科，利益相关者不断变化。如果您仅依赖最初的利益相关者分析，那么随着项目环境的变化，您将陷入困境，面临风险和问题。

需要避免哪些常见的利益相关者陷阱？

在管理利益相关者时，请尝试避免：

• 项目开始时缺少利益相关者分析。尽早让所有人参与进来是成功的关键。

• 匆忙识别利益相关者。如果你这样做，你肯定会错过一些重要的人。

• 假设您的利益相关者希望如何参与。如果您不确定，请询问。

平等对待所有利益相关者。他们各自需要不同的参与方式，因此要针对每个人量身定制方法。

总结

利益相关者的快乐是项目成功的关键。很多项目都未能成功，因为它们没有有效地管理利益相关者。无论是您的同事、客户、供应商，甚至是您的竞争对手，项目内部和周围的人都发挥着重要作用。

但好消息是，利益相关者分析并不难。只需花时间识别、定义并以适合他们的方式与利益相关者互动即可。如果你这样做，你将结交盟友、建立信任、促进参与，并为项目成功做好准备！