项目经理必会：如何做好项目管理？做好项目管理的14个步骤全解析

无论企业项目是哪种业务类型，也无论您是项目中的哪个角色，能够成功管理项目都是一项宝贵的技能。但由于存在不同的框架、术语和概念，了解采取哪些步骤来有效管理项目可能具有挑战性。

本文将总结分享做好项目管理的14个步骤，通过详细了解并遵循这些项目管理步骤，自始至终有效地管理项目，可以帮助项目团队避免问题出现或项目混乱，高质量地按时完成任务。

管理项目的14个步骤概览

1. 研究您的项目并确定目标

2. 创建愿景声明

3. 选择合适的框架

4. 选择您的团队并进行沟通

5. 定义项目范围并分配任务

6. 识别任何项目风险

7. 让利益相关者参与进来

8. 构建您的产品路线图

9. 检查是否有足够的资源

10. 合理地安排时间

11. 选择合适的软件

12. 召开项目启动会议

13. 审查进度并进行相应调整

14. 庆祝里程碑

项目管理概述

项目管理是领导团队通过结构化流程按时、在预算范围内完成工作的行为。它涉及管理项目的各个方面，包括人员、工具和交付的成果，以满足项目的所有要求。有时项目管理是面向内部的，而有时则涉及面向客户的任务。企业使用项目管理来推出新产品或服务、采购材料等等。

几乎任何业务流程都可以从项目管理中受益。项目管理不是让项目在没有监督的情况下进行，而是确保有人通过跟踪流程来指导项目，这将增加项目团队的成功机会。虽然每个组织都有其细微差别，但遵循这14个步骤可以帮助您自始至终有效地管理项目。

1.研究您的项目并确定目标

在启动正式的新项目之前，完成初步研究并制定计划非常重要，目标是确定项目的基本业务需求。

问问自己该项目试图解决什么问题。这会改善您交付产品的用户体验，并让用户了解您的最新产品。您还应该确定为什么现在为该项目投入资源很重要。例如，运营项目很重要，但运营一个充满错误的产品是没有意义的。预算、技能和时间表的限制也是影响您优先考虑项目的因素。

注意：项目管理的该阶段不一定是项目经理来负责。在您的企业中，这页可能是产品所有者、经理或主管的责任。

2.创建愿景声明

愿景声明阐明了您的项目想法并为战略计划奠定了基础。您可以按照以下简单的公式创建愿景声明：

• 目标客户——这是将收到最终产品的受众。

• 需求陈述——这是用户最大的痛点。

• 产品/服务名称及类别——介绍产品的基础知识，包括其名称和高级功能。

• 产品/服务优势——解释你最大的差异化因素。

• 与竞争对手的不同——揭示目标受众不喜欢的竞争对手的常见做法。

• 主要差异化的最终声明——强调您的解决方案与市场上其他产品的不同之处。

愿景声明

3.选择合适的框架

如果您正在学习如何管理项目，那么了解您可以使用的各种项目管理方法（或框架）非常重要。框架的目的是帮助如何确认工作的优先级、完成和可视化。从这4个流行的框架中进行选择，可以加快您的项目管理速度。

瀑布

这也被称为传统的项目管理方法。使用瀑布项目管理方法，您可以创建一系列步骤来完成项目并按顺序完成它们。您只需在最后测试产品。瀑布对于比较简单、没有什么歧义的项目效果很好，但如果您需要频繁迭代产品或合并反馈，它就不是理想的选择了。

看板

看板是管理项目最直观的方式。您可以创建物理或数字看板，将任务分为不同阶段，例如“计划”、“进行中”和“完成”。如果您想同时可视化多个项目的进度，看板会非常有用。然而，如果您的项目有很多移动部件，这将会使看板看起来混乱且无用。

Scrum

Scrum项目管理方法要求团队以快节奏的迭代方式完成工作。在每个迭代中，团队专注于一个问题或任务。团队每天召开会议，分享这些任务的进展并共同应对项目挑战。Scrum非常适合需要频繁迭代的项目。然而，快节奏的特性使得Scrum对于人手不足的团队来说不太实用。

V型

V形项目管理是软件开发领域的另一种方法。V形方法改进了瀑布模型，在流程结束之前增加测试阶段。在每个阶段，您的团队都会在继续之前测试和验证产品。这对于具有明确范围的小型项目来说是理想的选择。

4.选择您的团队并进行沟通

选择合适的项目管理方法后，您需要确定项目的团队人员，然后定义他们的角色和职责。虽然让更多的人参与进来是件好事，但较小的团队通常更敏捷，所以让你的团队尽可能小。您的团队至少应包括项目发起人、定义项目范围的专家以及项目经理。

接下来，您需要与您的团队进行沟通。尝试安排每周会议，以便每个人都能了解最新动态。这不仅仅是解释需要做什么，作为项目经理，您有责任让每个团队成员了解最新情况并提供频繁的状态更新。明确提出要求、截止日期以及可能影响您的项目的任何其他因素。

5.定义项目范围并分配任务

成功的项目管理的关键之一是了解项目的范围是否契合实际。您需要确定项目范围、团队的限制和项目边界。了解您将在这个项目中解决什么问题，不会解决什么问题。如有疑问，最好保持项目范围小且合理。完成初始迭代后，您始终可以创建另一个项目。

您还需要了解项目的目标并设定目标来指导您取得成功。你的目标就是你的项目的“内容”。例如，您的目标可能是增加网站访问量、提高销售额或创建新项目。目标是描述您为使项目成功交付而采取的行动的“方式”。例如，您可以在社交媒体上发帖以增加网站访问量，创建联属计划以促进销售，或进行市场调研以创建新产品。

您不需要单独完成此操作。项目经理不需要自己完成所有工作，但他们应该确保工作完成。一旦您明确定义了完成目标所涉及的任务，请将其分配给熟练且值得信赖的团队成员。发挥每个人的优势，以便获得最佳效果。首先完成最重要的任务，然后再处理不太紧急的任务。

6.识别任何项目风险

您无法为所有可能的结果做好计划，但问问自己项目是否有任何障碍或干扰仍然很重要。您提前对潜在问题的规划越多，就越容易在它们造成重大问题之前解决它们。例如，如果您知道每天需要撰写三篇博客文章，则需要聘请一位可以管理该工作量的文案撰稿人。

创建风险管理计划可以帮助您识别和计划可能危及项目的任何障碍。虽然您永远无法避免所有风险，但最好从以下角度考虑这些风险：

• 技术风险：解决技术带来的潜在风险，这可能包括潜在的数据库错误或网络安全问题。

• 管理风险：查找团队的日程安排、沟通或计划中出现的任何潜在问题。例如，如果您的某一个团队成员将请假一周，这可能会危及您的时间表。

• 组织风险：您的项目取决于是否有预算和足够的人员来完成该项目。您还应该寻找后勤问题，例如，如果您在远程办公，员工分布在不同地区，这可能会影响团队响应的及时性。

• 外部风险：很难给来自经济、竞争对手或客户的外部风险做好计划，但为意外情况做好计划仍然很重要。例如，供应链延迟可能会影响您的新产品发布。

7.让利益相关者参与

利益相关者可以是公司内部或外部对您的项目拥有利益相关的任何人。利益相关者可以对项目的成功产生影响，因此在适当的时间寻求他们的反馈非常重要。例如，如果您正在创建新的网站，您的市场部门可能是发布之前的重要利益相关者。

吸引利益相关者的最佳方式是让他们了解情况。预先设定期望并持续向他们发送项目进展的最新信息。沟通计划是建立成功的利益相关者关系的有用路线图。它详细说明了您需要何时、如何以及向谁发送更新。

8.制定产品路线图

接下来，您需要创建产品路线图，它是项目目标和可交付成果的高级概述。路线图是一种可视化工具，它将任务、要求、里程碑和功能放在时间线上，尽管确切的细节取决于您使用的项目管理框架。

产品路线图对于管理利益相关者的期望很有用。这些易于理解的视觉效果使利益相关者更容易理解您的愿景和计划。路线图还可以让您更轻松地与其他团队沟通您的计划并协调资源。

创建产品路线图

9.检查是否有足够的资源

任何项目都需要充足的资源支持。在开始工作之前，最好预先计划、安排和分配资源，以最大限度地提高效率。资源可以包括员工、软件、主题专家或实物材料。理想情况下，您的计划应与团队和资源的实际情况相匹配。例如，您需要确保项目对专家劳动力的需求与团队的工作量和工作时间表相匹配。

如果您的项目没有足够的资源，您就有可能制作出低于标准的项目或无法按时完成任务。通常，缺乏预算是许多项目失败的主要原因。如果您意识到超出预算或无法按时完成任务，您有以下三种选择：

• 项目延期；

• 增加预算，以便能在截止日期前完成，这可能意味着雇用更多的人；

• 缩小项目范围以满足最后期限；

这些选项都不是理想的，因为它们与您向利益相关者做出的承诺不符，但资源问题必然会时不时地发生。采取尽可能好的措施来完成您的项目而不影响质量。

10.明智地安排时间

查阅您的产品路线图（步骤 8），为项目的正确阶段安排正确的团队成员。路线图中较大的任务应由受托人分解为较小的任务。只要您知道每个阶段需要多长时间才能完成，您就可以使整个时间表按计划进行，而不会压垮您的团队。

然而，重要的是要设定一个切合实际的时间表，以在团队的工作量和预期交付日期之间找到平衡。如果您需要调整可交付成果或截止日期，请不要害怕与利益相关者互动。

11.选择合适的软件

在当今互联网时代，手动项目管理是不可行的。项目管理软件是必备软件，因为它可以帮助您：

• 跨部门协作：项目管理软件软件可以通过一个简单的问题轻松标记组织中的任何员工。

• 在云端共享文件：不要让重要文件保留在您的计算机上。项目管理软件允许文件存放在每个人都可以访问的共享空间中。

• 计划冲刺（或任务）：您可以使用项目管理软件快速创建单独的冲刺或任务，甚至可以从一个仪表板监控多个任务。

• 跟踪工作：项目管理软件使项目经理能够最终了解其团队的所有任务。

12.召开项目启动会议

启动会议是项目启动阶段的一部分，标志着您的团队第一次开会。它应包括分配给该项目的所有团队成员以及任何利益相关者。启动会议的目的是让每个人达成共识，分享项目的愿景并回答问题。启动会议将使项目进展更加顺利，但项目经理需要仔细计划以充分利用这些会议。

13.审查进度并进行相应调整

即使是最有效的项目计划也无法解决可能出现的不可预见的问题。您的计划具有一定的灵活性非常重要，这样您就可以做出必要的调整。

如果事情没有按计划进行，那么就该进行调整了。例如，如果您意识到项目范围对于截止日期来说太大，或者您的团队成员不具备该项目所需的专业知识，请对项目进行必要的更改。使用您拥有的数据让您的团队能够更好地改变计划、请求更多资源或缩小范围。

14.庆祝里程碑

里程碑是项目路线图上的重要目标。里程碑对于您的团队来说是一项巨大的成就 - 特别是如果他们设法提前完成项目 - 因此，管理者认可团队的辛勤工作是有好处的。

庆祝里程碑的方式有多种，包括：

• 带团队出去共进晚餐

• 在下次会议期间认可团队的成功

• 创建一个“荣耀榜”来突出杰出的团队成员

• 提供有意义的奖励——即使是一句“谢谢”也很好

总结

学习如何逐步管理项目可以帮助您的项目团队避免因项目管理的多个级别而造成混乱。当项目经理知道需要做什么才能有效管理项目时，您还可以避免范围蔓延。

本文将总结分享做好项目管理的14个步骤，通过详细了解并遵循这些项目管理步骤，以更好地管理项目，确保项目顺利进行并交付。