项目进度表格怎么制作，如何通过9个步骤制定项目进度计划表？

最有效率的人都遵循一个简单的规则——如果日历上没有计划，就不会发生。你的团队也是如此。但你的“必备”工具不是日历，而是项目时间表。

项目计划不仅仅是一个日历或时间表。它是一本手册，记录了需要做什么、由谁做、何时做以及需要哪些资源。您的计划是一个指南，但它也是一个阻止范围蔓延或争取更多帮助的工具。因为无论你如何努力，时间都是不可能获得更多的资源。

但就像项目管理中的所有事情一样，项目计划需要在简单和复杂之间找到一个最佳平衡点才能发挥作用。在本文中，我们将教您如何制作项目进度计划表格，在整个项目生命周期内保持更新，以及如何使用它来获得范围和资源的支持。

项目进度表的目的是什么？

简而言之，项目进度表回答了三个关键问题：

• 需要做什么？

• 谁来做这件事？

• 什么时候需要做？

每个要素都是确保项目按计划进行和团队专注的重要部分。但项目计划表不是一份静态文档，而是一个动态指南，应适应项目的实际情况。

您的工作范围可能会扩大。您的队友可能需要意外休假。或者您公司的目标可能会发生变化，迫使您推迟截止日期。如果使用得当，您的项目计划将指导您解决所有这些潜在问题。

首先，让我们看一下每个元素以及它们如何出现在日程表中。

1. 需要做什么？

有效的项目计划将任务和时间联系起来。但要正确估计开始和结束时间，您首先需要知道需要从高层次完成哪些工作、需要哪些资源以及这些工作的大致顺序。

从更重要的里程碑开始。然后，将其分解为更小的步骤，这样您的团队就不会感到不知所措。接下来，查找任务之间的依赖关系，开始进行排序。例如，在开发新功能之前，您可能需要清理旧代码或修复一些遗留的错误。

2. 谁来做这件事？

适当的项目进度表要考虑到背景和资源——尤其是对于您的团队而言。当你将里程碑分解为任务时，你需要将它们分配给特定的团队成员。至少，你应该知道你的估算是基于哪种类型的人。

例如，该功能是否应该由高级开发人员花一天时间完成？如果大家都很忙，你需要将其分配给初级开发人员，那该怎么办？

时间表还能帮助你了解团队是否超负荷工作或是否有让员工精疲力竭的风险。通过提前完成工作，你将能够在遇到障碍之前争取到更多资源。

9个步骤制定项目进度计划表

3. 什么时候需要做？

看起来项目进度表应该与时间有关。然而，这是难题的最后一部分。现在您已经清楚地了解了里程碑、任务、估算和人力资源，您可以开始将它们拼凑成时间表。

要释放资源或解锁未来任务，首先需要做什么？如何优化整个团队，让人们不必等待其他任务完成？

项目计划中的“安排”部分应该是一个协作过程。请每个人帮忙估算工作量、发现依赖关系并设定截止日期。他们会更乐意遵循他们帮助创建的计划（并且当出现问题时会更加理解！）

如何通过 9 个步骤制作项目进度表？

制定项目计划比写出待办事项清单或每周计划要复杂得多。以下是我们将宏伟的公司目标转化为清晰简洁的项目计划的指南：

1. 明确项目目标

从大局开始：需要做什么？您很可能已在另一份文档中定义了项目的总体目标和业务目标。查阅这些目标（以及您已确定的任何风险）以了解项目的概要。

这可能感觉多余，但它有助于为您开始定义项目进度时奠定基础并添加背景信息。

2. 确定所有项目利益相关者

利益相关者是每个需要参与或了解项目进展的个人——从你的首席执行官到依赖你按时完成项目的其他团队的任何人。

利益相关者可能会对您的项目进度产生过大的影响。因此，尽早识别并与他们互动至关重要。然后，制定一个沟通计划，让他们在整个项目过程中了解最新情况。

3. 确定发布日期或冲刺周期

没有一个项目是孤立存在的。很可能有其他团队希望借鉴你正在做的事情。定义项目时间表的最佳方法之一是从最后开始。

设定一个截止日期，确定何时满足完成定义并启动项目。如果您使用敏捷，则需要确定一个冲刺节奏，以便实现季度OKR。

这个截止日期只是一个起点。当你分解工作并估算每项任务的时间时，你可能需要将其推迟（或将其推迟）。但是，请对自己和团队慷慨一点。

9个步骤制定项目进度计划表

4. 进入任务管理，列出里程碑和步骤

接下来，将更大的任务和里程碑分解为可实现的子任务。这是任务管理的基础。虽然它看起来很简单，但它是最容易打乱项目计划的地方之一。不幸的是，几乎不可能提前想象出每一项任务。

相反，您需要使用一些技巧来梳理出项目进度中需要完成的所有任务：

从结尾开始，列出里程碑。想象一下你已经完成了项目。要达到这个目标需要发生什么？从高层次开始，用思维导图或白板将主要里程碑形象化。

让您的团队参与进来，看看您遗漏了什么。您的团队将负责完成这些任务，因此他们可能很清楚其中涉及的内容。一旦您有了高层次的细分，请他们来咨询并填补任何空白。

将多步骤任务分解为更简单的任务。确定任何“小项目”，并将其分解为各个组成部分。一个好的经验法则是，如果一项任务看起来太大，那它就是太大了。

5. 寻找任务依赖关系

完成最后一步后，您应该会得到一份详细的任务清单和需要按顺序完成的里程碑的粗略大纲。从依赖关系开始（即哪些任务依赖于其他任务）。

在项目管理工具中，较大的任务可以分解为子任务，并将它们全部链接在一起。如果任务应该按特定顺序完成，您可以在准备就绪时为每个任务指定开始和结束日期，甚至可以创建依赖关系，以阻止一个任务开始，直到另一个任务结束。

这将帮助每个人确定处理任务的顺序以及它们之间的关系。一旦将项目计划转换为可视化平台（如甘特图），依赖关系将变得更加清晰。

最后，将所有这些任务分配给合适的人也可以帮助您突出工作负担过重的团队成员。如果某人的任务太多，他们可能会成为瓶颈或风险（如果他们需要请假或出现其他事情）。

6. 估算任务时间和精力

最后，是时候开始将您的任务与实际时间线联系起来了。估算完成每项任务所需的时间并将其添加到项目管理工具中。现在，这说起来容易做起来难。估算是一项需要时间才能掌握的技能，尤其是当您从事不熟悉的项目时。

最后，在估算项目时，记录下你的逻辑。例如，如果你估计某项任务需要 10 小时，那么就将其分配给你认为能够在这段时间内完成任务的人（高级开发人员与初级开发人员）。这样，如果你必须更改任务分配，就可以相应地调整时间表。

7. 安排团队成员完成每项任务

现在，您就可以将所有信息整合在一起，按有意义的顺序排列任务，并将其分配给特定的团队成员。

在此阶段唯一需要注意的是继续检查您的依赖关系和每个团队成员的工作量。

9个步骤制定项目进度计划表

8. 使用甘特图、看板或日历可视化您的项目进度

文字可以很好地展示项目的具体内容。但有时，您需要看到一些直观的规划，才能清楚地了解项目。

对于传统团队，甘特图和日历项目视图可以帮助您了解整个项目时间表。甘特图在一个视图中直观地“堆叠”每个任务或里程碑，以便您可以从头到尾查看整个项目。

9. 制定更新和调整日程安排的计划

没有哪个项目计划从一开始就是完美的。那么，为什么要花那么多时间制定时间表，而当你开始工作时却把它抛到九霄云外呢？

项目计划表是一种强大的决策工具。当您达到某个里程碑、必须重新评估 SOW 或遇到一些意外变化时，您的计划表会为您提供正确的前进方向所需的背景和信息。

即使一切按计划进行，每周定期检查您的日程安排以检查进度并进行任何更新仍然是一个好主意。创建“更新计划”任务。您甚至可以包含每次要采取的步骤的模板化清单，以尽量减少每次执行此操作所需的努力。

敏捷团队如何创建项目计划？

项目计划表最常用于实施传统项目管理（又称瀑布式）的团队。但敏捷团队也需要保持正轨。敏捷项目计划更类似于冲刺计划——您可以审查产品路线图、整理积压工作并作为一个团队规划冲刺。

上述许多步骤都可以轻松转换为此流程。您仍然需要估算任务，将日常工作与更大的里程碑和OKR联系起来，并确定依赖关系。但是，您无需考虑这些因素并规划整个项目，而是以冲刺（或季度）为基础进行规划。

总结

制定全面的项目计划表将帮助您顺利启动项目。但为了保持进度，您的团队需要彻底了解它。确保您的计划表始终是最新的，并且每个人都可以访问。

项目计划会引导您走上正确的道路。能否坚持下去则取决于您。每当您感到不知所措或迷茫时，请参考您的项目计划，这样您就离回到正轨只有一步之遥。