项目计划书模板：如何制订项目计划？

尽管您付出了所有努力，但诚实的事实是，70% 的项目都无法实现目标。虽然项目失败的原因不计其数——范围蔓延、预算超支、缺乏利益相关者支持——但有一个障碍很容易避免。

项目计划书模板：如何制订项目计划

一份合适的项目计划是取得成功的最关键因素。项目计划是整个项目的基础，为您提供从 A 到 B 的一体化指南。规划是每个项目经理学习的第一项技能。那么，为什么仍然有这么多项目经理犯错呢？

不幸的是，许多项目经理误以为项目计划只是一份要完成的任务清单。而实际上，项目管理计划是一系列相互支持且相互关联的计划的集合——从利益相关者管理计划到项目进度表、沟通计划和风险管理计划。但将所有这些资源整合到一个可用的文档中并非易事。

在本文中，我们将一起来了解正确的项目计划包含哪些内容，并为您提供一个简单的六步流程来规划任何项目。

项目计划包括哪些方面？

项目计划是正式规划文件的集合，它定义了项目的目的、目标、范围、进度、必要资源、已知风险等。一份文件要包含这么多元素。但在我们讨论项目计划的内容之前，重要的是定义您作为项目经理将参与的两种不同类型的计划：

项目规划：是定义项目各个方面（例如项目范围、目标、好处和基本任务）的过程。规划活动是由项目经理领导的一项团队协作活动。

项目计划：也称为项目管理计划，是一组概述完成项目所采取的方法的文档。

规划过程自然会形成项目计划。了解如何制定可行的项目计划需要深入了解规划过程的各个方面。这包括：项目目标和目的、工作范围、项目进度、必要资源、项目团队成员和利益相关者、沟通计划、风险管理方法和项目预算等方面。制定全面的项目计划需要做很多工作。但最终的结果是值得付出努力的。

你真的需要为每个项目制定一个计划吗？

虽然有时看起来有点过头，但始终建议制定项目计划。有些计划可能比其他计划更详细，但每次开始新项目时进行规划过程都有其隐藏的价值。

项目计划不仅可以帮助您保持井然有序，还可以激励您的团队，为您提供数据以请求更多资源，甚至可以帮助您避免可能导致整个项目脱轨的风险。

但这还不是全部。以下是制定和不制定项目计划的团队之间的 6 个主要差异：

项目计划书模板：如何制订项目计划

这对于制定项目计划所需的时间而言是一个巨大的优势。但是制定一份详细的计划真正需要付出多少努力呢？

如何通过6个步骤制定可行的项目计划？

掌握项目规划的最佳方法是不断地问自己有关未来项目的问题，涵盖项目环境的为什么、什么、何时、如何和谁。以下是我们创建可行项目计划的六个步骤流程：

步骤 1. 总结项目的背景和目的

这实际上是您项目的“原因”。它为您和您的整个团队提供了团结的基础。如果未能提前确定项目的目的，您可能会忽视未来需要实现的目标。

如何总结你的项目目的？如果您是项目经理，即将接手一个新项目，您应该能够从您的商业案例中获取此信息。如果没有，或者您没有商业案例，请您的赞助商提供一些背景信息，说明该项目如何影响您的业务目标。否则，您可能需要深入研究您的产品策略来发现该项目的商业案例。

大多数项目的诞生要么源于一个问题，要么源于一个机遇。开始您的项目计划时，解释您要解决的问题以及解决该问题的好处。这不需要太花哨，只需几行或几段文字即可。

第 2 步：定义您的目标、目的和范围

确定了“为什么”之后，现在是时候开始考虑“做什么”了。在这里，您可以详细说明要做什么来解决问题或抓住机会。您的目标和目的开始构成计划的基础。

如何定义项目的目的、目标和范围？目标、目的和范围都是相互联系的，并且从高层次到低层次的细节不断推进。以下是思考它们之间关系的简单方法：

• 项目目标是定义项目最终结果应该是什么的声明。

• 项目目标是项目为实现目标所需交付的主要产出。

• 最后，范围定义了为了实现目标需要做的工作和不应该做的工作。

定义您的目标、目的和范围的最佳方法是在研讨会上作为一个团队一起集思广益。从你的理由陈述开始逆向思考，并不断问自己，“为了实现这一目标，我们需要做什么/不需要做什么？” 以帮助你突破层层阻碍。

注意：在此步骤中，您还可以定义完成的定义和成功标准。这对于软件项目尤其重要，以确保任何新开发都符合您的技术标准。

步骤 3. 创建详细的项目计划

每个项目都受到三重约束的限制——范围、时间和成本。确定范围和基本原理后，下一步就是确定在项目时间表内您可以做多少工作，以及合理的时间表是什么样的。

如何创建详细的项目进度表？您可以使用多种技巧来安排项目：

• 首先，您需要规划出从启动到完成的项目生命周期阶段。

• 在每个阶段，为您需要完成的所有工作项创建一个基础工作分解结构 (WBS) 。

• 然后，使用3 点估算技术来估计每个任务需要多长时间。

• 使用关键路径方法 (CPM) 映射这些工作项，以确定它们如何随着时间的推移组合在一起。

正确安排项目进度的关键在于让团队齐心协力，集思广益，确定需要做什么以及何时做。至关重要的是，您还可以请主题专家或经验丰富的项目经理来借鉴他们过去的经验。

项目计划书模板：如何制订项目计划

步骤 4. 评估按时交付所需的预算和资源

您的日程安排和范围澄清了三重约束中的“时间”和“范围”方面。现在，该谈谈钱了。如何评估您的预算和资源需求？

首先，您需要创建一个成本分解结构 (CBS)。在这里，您可以将成本和资源与工作分解结构联系起来。使用这种技术是确保您不会遗漏任何内容并评估每项工作相关成本的好方法。

规划过程中的这一步没有灵丹妙药。相反，关键在于请合适的人来帮助你估算与需要完成的工作相关的成本。在此阶段，优秀的项目经理会带着他们的财务团队一起努力，通常依靠采购和资源方面的其他专家来涵盖所有基础内容。

第 5 步：明确利益相关者、他们的角色以及与他们沟通的方式

几乎 1/3 的项目失败都是因为缺乏合适的利益相关者的参与。因此，回答谁应该参与你的项目的问题并尽早让合适的人参与进来非常重要。

如何明确你的利益相关者管理？利益相关者管理流程始于利益相关者分析——该过程涉及识别和分类受影响或对项目结果有影响的每个人。

确定利益相关者后，您需要制定沟通计划，说明如何让他们了解情况。该计划应详细说明更新的规律、媒介和内容。利益相关者分析从您的项目发起人开始，询问他们认为谁应该参与该项目。

有了初步人选后，与项目团队一起集思广益，确定还要包括哪些人。作为早期参与的一部分，最好直接询问利益相关者他们希望如何参与，这有助于您制定沟通计划。

第 6 步：考虑项目风险以及如何缓解这些风险

没有一个项目是孤立运行的。总有一些东西可能导致事情出错。为了防止这种情况发生，请尽早识别、规划和管理风险，以确保事情顺利进展。

如何制定风险管理计划？风险管理方法有很多种，但首先要从我们的免费风险管理模板开始。为了避免任何可能阻碍您项目的风险，最好与其他项目经理讨论他们遇到和克服的问题。

遵循标准的识别→计划→行动→评估方法可以很好地应对风险，其中识别阶段作为团队研讨会的一部分完成。一个有趣的方法是进行项目“事前分析”。在这个练习中，你首先要思考你的项目可能彻底失败的所有方式。然后，你可以找出这些失败的根本原因，并计划如何在项目中避免它们。

敏捷团队需要项目计划吗？

许多人认为敏捷项目管理团队不需要项目计划 ，但他们大错特错！就像传统项目管理团队从项目计划的结构、控制和治理中受益一样，敏捷团队也可以获得同样的回报。

话虽如此，但仍有几个差异需要考虑：

细节：敏捷方法注重学习、迭代和改进。因此，长期敏捷规划在项目开始时就已完成，随着项目的进展，细节也逐渐明确。

成果重于产出：同样，敏捷团队更关注工作成果，而不是产出是什么样子。对于您的项目计划，这意味着更多地关注定义目标和目的，而不是详细讨论范围。

共同创造和所有权：传统上，项目计划由项目经理负责，但在敏捷团队中，共同所有权精神更加强烈。作为项目经理，将您的重点从“我的计划”转移到“我们的计划”，以便从第一天开始就获得团队的认可。

总结

掌握项目规划的艺术可能会决定您下一个项目的成败。这是因为一份出色的项目计划是一份核心文件，可帮助您跟踪、监控和控制项目，帮助您规划为客户提供服务的路径。但项目计划远不止简单的任务列表。它们涵盖了项目环境中的为什么、什么、何时、如何和谁的各个方面。