项目启动会议的目标包括哪些，如何召开有效的启动会议？

当您全心全意地致力于一个大型项目时，很容易忘记最小的事情有时会对您的成功产生最大的影响。假设你在宇航局工作，你的工作是将火箭送上月球，但在发射前检查时，你发现你偏离目标0.1度。还有许多其他主要因素需要担心。而且0.1度到底是什么？

嗯，进入太空一英里后，你只会偏离9.2英尺。但当你靠近月球时，你将偏离目标416 英里！

你不必是火箭科学家就能理解正确启动项目的重要性。但就像进入太空一样，如果你的团队在项目开始时稍微偏离了方向，就会对最终的结果产生巨大影响。

项目启动会议是让整个团队从一开始就达成共识并朝着正确方向前进的机会。

如果做得正确，这是一个建立共同目标、重申项目目的并让每个人都兴奋并接受你的计划的机会。但如果做错了，你甚至在开始之前就注定要失败。

那么，如何才能召开一次有效、激动人心且鼓舞人心的项目启动会议呢？在本文中，我们将介绍可用于准备和与您的团队、利益相关者或客户召开启动会议的分步流程，并提供议程和模板以帮助您抢占先机。

项目启动会议的目标包括哪些

项目启动会议的主要目的是就项目的核心方面建立共识和兴奋点，包括主要目标、总体范围、拟议时间表、职责以及规划过程中的任何假设。

这是项目团队与客户或主要利益相关者之间的第一次会议，应在你们就工作范围（SOW）、预算和时间表达成一致后举行。

您的目标是让您的团队、项目利益相关者或客户感到受到鼓舞（即“我迫不及待地想成为其中不可或缺的一部分！”），而不是感到矛盾（即“无论如何......”）甚至沮丧（即“这将是一场失败。”）

然而，虽然所有启动会议都服务于相同的目的，但并不意味着它们都以相同的方式运行。背景是最重要的，根据您正在运行的项目类型、参与者和您的角色，您需要制定略有不同的方法。

在这篇文章中，我们将介绍如何召开三个最常见的项目启动会议的议程、说明和技巧：

内部：这是您启动项目并与核心团队互动的时候。在几乎所有情况下，都应首先举行此会议，以便您的团队在与利益相关者或客户会面之前做好准备并充满信心。

赞助商：这是一场涉及项目利益相关者和赞助商的启动会议。这实际上是另一个让大家认同你的计划并获得成功所需资源的机会。

客户：如果您在代理机构工作，您需要与客户单独举行一次启动会议。这是之前会议的高度完善版本，对于留下良好印象非常重要。

无论您与谁合作，或召开哪种类型的启动会议，成功的关键都不仅仅是阅读清单。您需要准备好回答问题，让每个人都步入正轨，并激励您的团队尽最大努力，让您的利益相关者（或客户）对您作为领导者充满信心。

让我们深入了解这次盛大会议的具体内容以及如何学习掌握它们。

如何召开有效的启动会议

每个项目启动会议都需要讨论几个特定的要点，以获得您想要的回应。在启动会议上，不仅要做好准备回答问题并让每个人都保持正轨，还要激励每个人尽最大努力。让我们了解一些基本内容，然后深入研究上面列出的特定会议类型的议程和模板：

如何开始启动会议？

您可能很想直接进入让您兴奋的项目细节，但正如我们之前所说，在准备启动项目时，背景才是最重要的。在项目启动会议开始时，您需要确保每个人都掌握相同级别的信息。这意味着要问几个关键问题，例如：

• 大家都互相认识吗？

• 需要介绍吗？

• 每个人对项目范围和可交付成果有多熟悉？

• 每个人都了解这个项目如何适应贵公司的更大目标和愿景吗？

在与利益相关者或客户合作时，这一点尤为重要。然而，即使是在一家小公司，一个项目也可能涉及从未合作过的人。会议开始时，先介绍一下每个人，并布置一下你将要工作的沙箱。

项目启动会议讨论什么？

每个项目都是独一无二的。项目启动会议上详细讨论的内容取决于与会人员和您正在运行的项目类型。（我们将在下面的议程部分详细介绍如何召开有效的启动会议！）

然而，你的启动会议至少应该涵盖一些关键方面：

介绍：谁在这里？正如我们之前所说，背景最重要。给你的团队一点时间来相互了解。

项目摘要：你为什么要接手这个项目？一份关于正在做什么以及为什么这对你的团队/公司/客户很重要的概述，可以确保每个人都在同一页面上。

客户/背景：您为谁工作？如果适用，请花几分钟了解一下您的客户是谁以及项目的历史。

范围和交付成果：正在做什么？从高层转向具体细节。您的范围和交付成果可能已经在SOW或项目提案中确定。但这是一个很好的机会，可以确保每个人都知道他们要做什么。这也是一个讨论潜在风险和您希望在风险管理计划中强调的问题的好机会。

方法：您是如何做到的？您的团队应该已经熟悉您选择的软件开发流程。但是您的客户或利益相关者呢？介绍一下事情将如何运作，并让人们有机会提出更改建议或提出过去的经验教训。

角色和职责：谁在做什么？作为项目经理，人是你最好的资源。启动会议让你有时间了解团队的不同技能，这将是成功完成任务的关键因素。一个好方法是使用 DACI 框架（驱动者、审批者、贡献者、知情者）。

团队合作：您将如何让每个人都了解情况并共同努力？项目管理的最大挑战之一是让每个人都始终了解情况并保持一致。启动会议是一个让所有人聚在一起的机会，同时也为项目持续时间设定了期望。解释您的沟通计划以及您将使用哪些协作工具。

时间表、计划和里程碑：这一切什么时候会发生？启动会议不是深入探讨任务管理细节的时候。相反，应保持高水平，并讨论更广泛的时间表、里程碑和任何关键的决策时刻。

后续步骤和问答：接下来会发生什么？每次有效的会议都需要下一步（而不仅仅是另一次会议）。在会议结束时，留出一些时间来回答最后的问题，然后解释接下来会发生什么。

谁应该参加启动会议？

启动会议的核心是达成共识，这意味着如果你是项目的一部分，你就应该参加会议。更实际的意思是：

对于团队启动会议：团队中的每个人。项目经理。有时，您可能还希望包括关键赞助商或其他具有决策能力的人。

对于赞助商会议：关键利益相关者。团队中的每个人。项目经理。

对于客户启动会议：客户代表（尽可能资深）。项目经理。核心团队。公司利益相关者。

这些名单可能会根据项目的规模和范围以及您与客户和利益相关者的关系而增加或减少。如果不确定，最好让更多人参加会议。

你的项目启动会议应该持续多长时间？

在几乎所有情况下，项目启动会议最多应持续一小时。无论你做什么，一定要确保为项目启动会议预留时间，然后严格遵守你的计划。这就是制定明确议程的重要性所在。了解你需要涵盖的内容，并为每项内容设定时间限制。

提前离开会议不会让任何人感到难过。但每个人都讨厌会议拖延下去。

“如果要用一个词来概括人类为何未能充分发挥其潜力、也永远无法实现其全部潜力，那么这个词就是‘会议’。”

请记住，开球的目的在于启发和激励，而不是沉浸在细节之中。

项目启动会议议程、模板和提示示例

我们针对三种不同场景制定了一些项目启动会议议程和提示示例：内部/团队启动、赞助商和利益相关者启动以及客户启动会议。

1. 内部团队启动会议议程：如何通知和激励你的团队

与团队进行内部启动会议是您从项目规划到项目管理的机会。这是一个让整个团队团结起来并让每个人都达成共识的机会。但更重要的是，团队启动会议有几个关键好处：

• 帮助你的团队相互了解

• 展现你的领导和管理能力

• 明确项目目标和目的

• 让参与项目的每个人都在开始之前提出问题

这样的议程会给你一个脚本。但要想成功，你需要知道如何适应每个独特的项目，通过清晰的电梯演讲分享您的愿景。

爱因斯坦有一句名言：

“如果你不能简单地解释它，说明你就没有足够理解它。”

您的项目也是如此。如果您不能快速简单地解释为什么要这样做，您将永远无法获得完成项目所需的支持。这就是为什么您应该在启动会议上准备好用几句话总结项目的原因。最简单的方法是使用电梯游说。

使用 DACI 框架让每个人明确职责。职责不明确最容易拖慢项目进度。虽然在会议的这一部分，人们很容易大声喊出职位名称，但更重要的是明确不同的人将如何负责决策。

实现此目标的最佳方法之一是使用 DACI 框架。对于项目的每个主要里程碑或部分（即规划、线框、设计、测试等），将人员分为四类：

• 推动者：这是负责推动项目进展的人（最有可能是项目经理或团队负责人）。

• 审批人：负责做出关键决策的个人或团体。

• 贡献者：这些人在项目的某些部分提供意见和建议，但不控制最终结果。

• 知情：最后是任何需要了解项目/任务状态的人（例如利益相关者）。

最后，在与利益相关者或客户会面之前，应该召开团队启动会议。这样，您就有时间解决问题，听取团队的顾虑（您可以将其纳入您的宣传中），并让团队中的每个人都做好继续前进的准备。

2. 发起人启动会议议程：获得项目利益相关者的认可

根据团队、公司和项目的规模，您可能需要与主要发起人和任何项目利益相关者举行单独的启动会议。这是一个获得认同并设定沟通和成功指标期望的机会。

这次启动会议不应像您的团队那样关注范围和潜在问题，而应关注高层愿景、沟通计划以及公司层面的风险和问题。

在开始一个项目之前，你能做的最重要的事情就是知道你应该在哪里结束。与项目利益相关者会面时，重要的是要明确你正朝着正确的方向前进。

项目利益相关者对公司或项目目标的看法通常与您不同。在启动会议上，讨论一些您无法控制但可能会影响您完成工作能力的事情可能会有所帮助。

确保你的利益相关者对你的沟通计划感到满意。项目利益相关者对你所做的事情的不确定性越小，他们在你工作时阻碍你的可能性就越小。

项目沟通计划概述了谁会收到哪些更新、何时发送更新以及如何发送更新。您是否每天都会召开站立会议？您会创建项目 Wiki 或知识库吗？您将如何向利益相关者传达进展情况？

3. 客户项目启动会议议程：获得客户认可并设定期望

最后是一个完全不同的问题：客户项目启动会议。虽然客户启动会议的明确目的是介绍所有人并达成共识，但其未明确的目的是设定期望。每次你开始与新客户合作时，他们都会带着自己的项目管理包袱，你需要发现这些包袱，有时还需要改变。

团队合作使梦想成真。如果你和你的客户彼此不了解，相处不融洽，那么这个项目的成功就会变得比预想的要困难得多。首先设定背景。提供一些初始背景并概述客户的高层次目标。

接下来，介绍您的关键团队成员。请介绍一下他们个人的情况，分享一下他们的背景和经验。为什么他们是这份工作的最佳人选？让他们自己说，但事先要准备好一些关键的谈话要点。

这也是你第一次真正有机会与你每天打交道的人建立融洽的关系。询问他们的情况和背景。但请记住，有效沟通最重要的部分是倾听。

每个人都很忙，有无数的事情要做。这就是为什么你能做的最有效的事情之一就是全神贯注地倾听别人说话，让他们知道你在听他们说的话。

注意与你交谈的人，并向他们发出视觉提示，让他们知道你在倾听。重复他们说的话，让你的内心平静下来。并鼓励他们继续提出开放式问题。

总结

项目启动会议是一个有组织的活动。您是负责让会议顺利进行的人。这意味着您需要确切地知道为什么要召开会议、要讨论什么以及如何主持会议。

这就是为什么成功的项目启动会议最重要的工具就是明确的议程。启动会议议程为您提供了一个工作脚本。它还为所有参与者设定了早期的期望，这样您就不会在早期就偏离轨道。最后，它是一种很好的工具，可以告诉人们是时候继续前进了