项目预算管理：项目预算超支的7个解决方法

许多资源都在分享如何避免预算超支的建议，但众所周知，人们倾向于不从别人的错误中吸取教训，而是自己犯错误。但当项目成本超支的情况已经发生时，该如何处理呢？在这篇文章中，我将分享一些对我有帮助并且对您的建筑公司也有帮助的宝贵建议。

很多企业都会遇到项目预算超支的问题。当你想要获得新客户并试图尽一切努力取悦他们时，包括加倍努力和以非常微薄的利润工作。这是导致预算超支的直接方式。由于我也亲身经历过这种情况，并与许多建筑行业人士交谈，本文列出了7个解决方法，当您面临项目预算超支时，您可以采取这些真正有帮助的措施。

1.了解预算超支的真正原因

通常，当您不知道问题的原因时，您就无法解决问题。费用超出计划成本的原因有很多。关键是要了解造成这种情况的原因。在建筑项目中，预算超支可能是多种原因共同作用的结果，下面的列表将为您提供一些想法，帮助您更好地理解原因：

低估或错误的计算

成本超支的主要原因之一是对预算的错误估计。如果不更改订单，就很难扭转局势对您有利。现在，您可以从这个错误中学到的真正教训是了解估计中的错误。可能是故意低估了该项目，希望从长远来看能够扭转局面。无论出于什么原因，都需要弄清楚并避免将来发生。

范围蔓延

一些客户不断地要求进行一些小的改变，解释说作为承包商，做这些改变对你来说是多么容易，同时不希望收到账单或承诺将来会为此做更多的垃圾工作。但实际上，这些“小要求”迟早会失控。加倍努力很快就会成为客户的期望。相反，你应该与客户就范围达成一致，完成你所承诺的事情，并为范围之外的所有事情获得报酬。

长期经济效应

当您的项目很长、已停止一段时间或项目计算是在经济低迷时期完成且现在经济快速增长时，这可能是预算超支的原因。针对这种情况，明智的做法是在合同中设置一些“保险丝”。有些标准合同有标准条件，因此您可以仔细查看您的合同，看看是否可以根据合同条件与客户一起审查您的预算。

糟糕的成本管理和成本控制

最糟糕的事情是当您在项目结束时发现项目超出预算时。通常，这与糟糕的预算管理密切相关。当经济形势好的时候，对预算和成本控制的关注较少，这是很常见的。每个人都充满信心，总体看起来不错。

但如果你不注意你的项目费用，可能会出现你开出的发票高于分包商约定的费用，范围变更没有相应计算在内，还有一些大额未付发票被遗忘在办公桌抽屉里，这会吃什么？项目的利润就是这样。确保您拥有有关预算状况的可靠实时信息，如果没有，请尽快采取行动获取这些信息。

资源利用率不好

管理不善或资源使用效率低下会消耗您的利润并导致预算超支。这可能并不意味着您的员工或分包商工作做得不好，但可能意味着他们不断地在项目或建筑工地之间切换而没有完全完成任务，这使得工作效率低下。如果业务蓬勃发展并且很难找到分包商，这种情况很常见。

时间超限

这与预算超支有直接关系。更多的时间意味着更多的管理费用、更多的租金，这一切都意味着更多的成本。这是导致建筑项目成本过高的快速方法。确保你预测到你的作品将会迟到，这样你就可以及时采取行动，避免因为迟到而产生额外费用。

项目超支还有其他原因，但这些示例将帮助您理解并找出自己的原因。

2.制定行动计划

现在，如果您了解导致预算超支的原因，您就可以制定行动计划，以使事情走上正确的轨道。有时公司管理层只是想灭火。但最重要的是花时间集中精力，制定计划并立即开始实施。正如塞内卡所说：“如果一个人不知道自己要驶往哪个港口，那么任何风都是顺风顺水的”。

您和您的团队应该确切地知道应该做什么才能让事情变得更好。有时，计划也会表明目前情况没有其他好办法，即便如此，它也会让你免于陷入更多麻烦。

3. 对您的客户和分包商做出响应

当出现问题时，避免与客户或分包商交谈将是一个错误的决定。您可能不知道该说什么，或者害怕别人的反应，但是要积极响应并表现出沟通的意愿。这将创造更多的信任和信用。不要试图隐瞒事情，更糟糕的是，不要撒谎。

相反，您可以公开地说：“我知道事情看起来很糟糕，原因是……我现在正在制定计划，我会回复您……”。无论情况如何，都要信守诺言。如果人们没有联系你或者你没有遵守承诺，人们就会变得紧张，这会让事情变得更糟。

4. 与您的团队诚实交谈并就优先事项达成一致

有时，企业主会试图让团队免受坏消息的影响。也许是因为我们都希望我们的团队有动力，或者也许我们想在团队眼中保留自己的价值。我认为这是错误的。如果你有一个优秀的团队，他们可能会想出好主意，甚至帮助你挽救业务。此外，他们将了解优先事项，并能够以更有效的方式采取行动并专注于最重要的事情。

5.尝试重新获得预算，但不要太贪心

当成本超支时，您应该做的第一件事就是阻止范围蔓延。相反，您应该小心管理和跟踪变更单。确保未经许可不得采取任何行动。 重新获得额外预算的一种方法是就材料、工程谈判更好的定价或条款，与分包商重新谈判合同等。

但不要太贪婪，这可能会破坏与各方的关系。保持公平的定价以及与客户和分包商的良好关系是获胜者的长期战略。

6. 逾期付款时停止工作

我见过业主不按时支付发票，而总承包商却耐心地进行施工的情况。然后客户突然破产，法庭诉讼开始，产生更多费用。如果客户没有按时支付发票 - 立即与客户交谈并尝试了解他迟到的原因。

该客户可能没有流动性或没有从债权人那里得到付款。在这种情况下，合理的解决方案是停止工作，直到你收到报酬，这让你有机会为他们推荐可以接管工作的人。 确保您不会将大量资金投入到恐怖项目中。

7、建立成本管理与成本控制体系

如果项目预算超支，建立成本控制系统至关重要，以便更好地控制预算与实际情况、分包商协议、变更订单、现金流，并包括在线批准采购发票的能力。项目经理和公司管理层应该能够操作实时数据并控制关键指标，例如利润、完成率、成本预测等。

过时的数据可能会花费您宝贵的时间，并且无法为您提供真实的情况。成本管理系统可帮助您节省时间、跟踪费用并获得更多控制。

总结

在现实生活中，尽管进行了适当的规划并付出了所有的努力，但有时您仍然会遇到项目成本超支的情况。您需要从错误中吸取教训，但更重要的是从成功中学习并继续改进它们，以便将未来预算超支的风险降至最低。本文上面描述的这些步骤对我帮助很大，我相信这些也对你有帮助。