项目经理必知：项目管理中的8个最佳实践

项目在组织的整体成功中发挥着重要作用。随着现代工业竞争的加剧，公司希望项目团队能够持续快速地执行任务。只有通过有效的项目管理实践，您的绩效才能比以前的结果变得更好、更快、更高效。

这是一个学习的过程，我们能做的最好的事情就是从我们拥有的每个项目中汲取智慧的结晶。这就是为什么本文整理了这八种最佳项目管理实践的清单，这些实践是我在与团队合作、团队合作和管理团队的过程中学到的。

8个项目管理最佳实践

我们需要遵循的8个项目管理最佳实践中，一些符合项目管理的基础知识，但最好回顾一下我们已经知道但仍然没有融入到我们工作中的事情。这些简单的改变将使您的项目立即从杂乱无章的状态变成一个润滑良好、可交付成果的引擎。

1. 保持一致的沟通

如果项目计划不能有效地传达给您的团队，那么它有什么好处呢？沟通不畅不仅会影响您的计划，而且当问题和疑虑未被曝光时，还会拖累您的项目执行。

在您、项目利益相关者和您的团队之间建立并保持一致的沟通渠道至关重要，这样每个人都在同一页面上。

保持一致沟通的技巧

项目生命周期的几乎每个步骤都需要沟通，如果这对您的团队来说是一个问题，也许是时候尝试一些新策略了。

您可以使用以下三种简单的沟通策略。

• 召开定期会议：这并不意味着您应该针对每个问题召开会议。相反，每周或每两周定期举行一次会议，讨论每个人正在做的事情以及即将发生的事情，并让您的团队有机会表达他们的担忧。

• 采用项目沟通工具：无论是项目管理软件还是其他形式的协作工具，请确保除了电子邮件之外还有其他沟通途径。

• 鼓励针对任何问题进行沟通：有时，沟通的最大障碍是担心报告问题而遭到报复。在您和您的团队之间创建一个开放的环境至关重要，这样他们才能放心地向您提出任何问题。

2. 注意团队的工作量

人类不是机器，而且由于技术还没有进步到足以欢迎我们的机器人霸主（最终可以使用辛普森一家的参考），因此在制定项目管理计划时，您必须注意您的团队正在承担多少工作。

向单个团队成员分配太多任务很快就会导致倦怠，使您的团队和项目陷入困境，无论您需要多长时间才能重新分配工作。

关于管理团队工作量的建议

重要的是要了解最大限度提高效率的关键之一是保持团队的活力和一致性。

这两个技巧将有助于确保您的团队在不精疲力竭的情况下尽可能地完成最好的工作。

使用具有工作负载管理功能的软件：有很多项目管理软件选项都提供工作负载管理功能。使用这些程序中的功能来测量和跟踪您的团队成员正在执行的任务数量，以确保他们不会负担过重。

预先建立任务限制：大多数工作负载管理功能都允许您选择对团队成员一次应执行的任务数量设置限制。确保根据每项任务的难度和持续时间设置现实的限制。

3. 确保所有角色和职责清晰

在大多数情况下，您不会自己执行项目，而必须依靠团队来帮助您完成项目管理的整个规划、执行和交付步骤。

与任何复杂的流程一样，每个人都履行职责，但如果这些职责不明确，就会导致流程中出现冲突、问题和遗漏步骤。

确保所有角色和职责清晰的提示

没有什么比你的团队成员发现自己在浪费时间或承担其他偷懒同事的责任更能消磨动力的了。

项目经理的职责之一是理顺不明确的角色。这是提高绩效、提高工作满意度并最大限度地减少错过任务的机会的可靠方法。

创建 RACI 矩阵： RACI 矩阵是一个简单的计划图表，允许项目经理为您的项目分配职责。RACI 代表：

• 负责任的

• 负责任的

• 咨询过

• 消息灵通

寻求反馈：如果您觉得某些项目角色不清楚，很可能您的一些团队成员也有同样的感觉。向您的团队询问这些角色以及谁最适合这些角色总是没有坏处的。

4. 管理风险

当执行一个项目时，事情就会出错。这是不可避免的。

这意味着通过管理风险，尽一切努力为最坏的情况做好准备并抱最好的希望是极其重要的。不要让这些风险决定您的项目成功。

管理风险的技巧

项目风险管理是一个有用的步骤过程，需要大量的分析和准备工作，而这些分析和准备工作无法用简短的提示表来概括。这就是为什么我链接到我的较长的项目风险管理指南。

不过，作为预览，我列出了准备风险管理计划的五个基本步骤：

• 创建风险登记册

• 识别任何相关风险

• 进行风险分析

• 制定应对计划

• 为每个风险分配所有者

本指南还包括您需要留意的软件建议和项目风险示例。希望这可以帮助。

5. 避免范围蔓延

这个最佳实践是第四个最佳实践的完美伴侣，因为范围蔓延是您将面临的最常见的项目风险之一。您的范围定义了项目的轮廓和边界。

你会惊讶地发现，一旦你陷入执行阶段的困境，你是多么容易忽视这些界限。如果您不小心，您会发现项目范围的规模远远超出了可交付成果的截止日期。

避免范围蔓延的技巧

在执行项目时，您最不想发生的事情就是落后太多，以至于利益相关者质疑您交付他们想要的结果的能力。

这就是为什么我提供了两个关键提示来帮助防止项目范围蔓延。

将范围蔓延纳入风险响应计划：在响应计划中创建计划和资源缓冲区至关重要，这将考虑到由于项目变更而导致范围蔓延的可能性。

与利益相关者验证您的范围：除非您帮助利益相关者理解，否则他们不会理解采购其可交付成果所涉及的流程。让他们参与设定项目范围的过程，以便他们准确地知道预期内容、预期时间以及变更将如何影响这些可交付成果。

6. 定义项目可交付成果

这是范围蔓延问题的完美后续措施。可交付成果是项目的任何类型的最终目标或结果，无论是产品还是服务。

在规划项目并向项目利益相关者展示您的前进道路时，关键是要准确地列出这些可交付成果。

定义项目可交付成果的技巧

定义项目可交付成果有时会在创建工作分解结构之前进行，但在与利益相关者进行初次会议以了解他们的需求之后。

这里有一些技巧可以帮助您以一种既能满足这些利益相关者的需求，又能保持您和您的团队理智的方式来建立这些可交付成果。

与利益相关者就可交付成果达成共同协议：这与避免项目范围蔓延密切相关，因为如果您没有就项目可交付成果达成明确一致，那么您就可以对它们进行解释。这种模糊性导致了期望得不到满足和标准不切实际。

如果可交付成果可能发生变化，请添加缓冲区：这对于软件开发项目尤其重要。如果您的利益相关者可能会添加额外的可交付请求，请确保创建计划和资源缓冲区来考虑这些更改。

7.定期召开回顾会议

这与一致的沟通最佳实践密切相关。项目的成功需要透明度，而确保透明度的完美方法就是定期举行回顾会议。

回顾是通过 scrum 使用的项目管理实践之一，scrum 是众多基于敏捷的项目管理方法之一。

这些会议旨在回顾一段时间内取得的进展，并反思所取得的成功和面临的挑战。这些回顾会议还为团队成员之间以及与经理之间的更多沟通开辟了空间。

实施定期回顾会议的技巧

如果做得正确，回顾会议是一次授权和鼓励的活动，将有助于让您（经理）了解情况，并使您的团队在执行项目时感到高兴。

以下两个关键提示将在召开这些会议时为您提供帮助。

• 强调积极的一面：对于您的团队来说，在执行项目时保持积极性非常重要，还有什么比鼓励更好的方法呢？事实上，如果可能的话，尝试在回顾会议期间针对每个负面因素强调两个积极因素。

• 尽量保持一致：不要让回顾给您的团队带来不便。确保您尝试组织和安排您的回顾，使其每次都在一周中的同一时间和同一天进行。

8、召开项目总结会

项目总结会议是将每个人（从团队到项目利益相关者）聚集在一起的绝佳机会，对执行过程中发生的一切进行最终反思。

在这次会议上，您将介绍项目期间的成功、挫折和经验教训，以及未来需要改进的地方。

这也是感谢每个人的辛勤工作并表彰团队中的特殊时刻和个人的好时机。

召开项目总结会议的技巧

这次会议的效率取决于您的会议效率，因此这里有两个技巧可以帮助您充分利用这次会议，并在下一个项目之前收集尽可能多的有用信息。

指定专人做笔记：确保在结论会议期间指定专人做笔记，以记录团队收到的任何新信息、下一步要采取的行动以及提及的任何亮点时刻。

提前发出议程：这有助于提前让每个人了解会议将讨论的内容以及预期的内容，这不仅是出于礼貌，而且还可以让与会者有时间准备他们提出的任何问题或疑虑。

总结

如果您是一名项目经理，在您的项目中遵循了所有这些推荐的实践，那么项目很可能会取得成功。您不仅表现出色，而且通过最佳的项目管理实践，您确保您的团队下次表现更好。