多项目管理流程中高效资源分配的4个技巧

在正确的时间将正确的资源分配给正确的任务并不是一件容易的事。但如果您有十几个甚至几十个项目正在进行中，则此任务的复杂性呈指数级增加。

您需要了解什么才能在多项目环境中有效地分配资源并充分利用其潜力？让我们在文章中弄清楚吧。

多项目环境中高效资源分配的4个技巧

项目管理中的资源分配：定义和重要性

简而言之，资源分配是根据员工的技能、可用性和能力将员工分配给项目任务的过程，以及在项目任务中分配物质资源（设备、设施、工具）的过程。当合适的人从事合适的任务时，资源就会得到有效分配，同时员工的工作量保持平衡——既不会超载也不会不足。

高效的资源配置有什么好处？

它优化了资源的工作量，因为资源的容量和可用性都被考虑在内，从而降低了员工因过度工作或闲置而导致效率低下的风险。

它提高了人们的生产力：当他们从事完全符合他们的技能和能力的任务时，他们会取得更好的结果。

它有助于优化项目成本：首先，因为项目资源计划外支出的机会减少；其次，因为人们尽其所能地工作可以增加公司的收入。

最后，有效的资源分配和利用是项目成功交付和客户满意度的坚实基础。

正如我们之前所说，在多项目环境中适当的资源分配可能相当具有挑战性。让我们探讨一下这个过程中最重要的障碍。

多项目环境中的资源分配问题

多项目设置的复杂性导致了向多个项目分配资源的挑战。除了员工的能力和可用性之外，资源经理还应该考虑项目及其任务之间的依赖性、资源冲突和重叠的截止日期等因素。那么，优化资源配置的主要障碍是什么？

不断变化的需求

对项目范围的不受控制的更改会对整个项目工作流程产生负面影响，而由于其他项目之间的依赖关系，这反过来又会影响其他项目。如果变更导致在项目范围中添加更多任务，则可能会导致资源过度分配，即资源将被分配比其实际能力更多的任务。反过来，如果一个不堪重负的员工同时参与多个项目，所有这些项目都会因超负荷而导致效率低下。

资源冲突

在多项目设置中，项目和任务的数量可能会增加，而资源数量保持不变。因此，一名员工可能同时负责多个项目，这成为高效资源分配的重大障碍。

办公室政治

有时，资源分配决策可能会受到办公室政治的负面影响：例如，当资源分配给优先级较低但服务于公司中某些有影响力群体的利益的项目时。因此，更重要的项目变得人手不足。

工作量分配不均

在资源分配过程中，由于项目之间的资源和任务依赖性，可能会出现一些员工在某个时间段超负荷工作，而另一些员工则闲置等待进一步分配的任务。在这两种情况下，团队成员的效率都很低。

有关员工技能、能力和可用性的数据过多

为了做出有效的资源分配决策，资源经理必须随时掌握有关每个员工的技能、能力和可用性的信息。此外，这些数据必须定期更新。当有数百个资源从事众多项目时，快速找到必要的员工几乎是不可能的。

不确定

每个项目都伴随着不确定性，这不可避免地使资源配置过程变得复杂。例如，您无法事先知道某个关键员工是否在项目最需要他或她的时候生病了，以及这将如何影响其他项目。

1.规划您的资源容量

资源容量规划旨在确保有足够的员工来完成当前和即将到来的项目。当您要将项目任务分配给人员时，您需要的第一件事是查明您是否有足够的员工来为项目配备人员，以及可用资源和所需资源之间是否存在差距。

如果是这样，您应该决定如何弥合这一差距：雇用或外包新员工、重新培训现有员工、应用资源管理技术，甚至推迟该项目以供以后使用。这将成为资源分配过程的基础，这对于多项目环境尤其重要。

2.鼓励员工提升技能

如果员工拥有多种技能，他们就可以被分配到更广泛的任务，并且在某些情况下可以互换。在资源有限的多项目环境中，这是一个很大的优点。雇用新员工成本高昂且耗时，因此在某些情况下，投资于人员的专业发展会更好，这将为项目或资源经理提供更广泛的资源分配机会。

3.必要时应用资源均衡

正如PMBOK指南中所述，“资源均衡是一种根据资源限制调整开始和完成日期的技术，其目标是平衡资源需求与可用供应。”这意味着，如果您存在资源冲突，您应该根据关键员工的可用性来调整项目时间表。

项目工期可根据情况延长或缩短。如果无法延长项目时间，资源经理可以应用快速跟踪方法，根据该方法，相互依赖的任务可以部分同时执行，而不是连续执行。因此，资源平衡可以优化资源配置并提高项目工作效率。

4.利用资源管理解决方案的优势

现代项目和资源管理解决方案使处理公司所有项目和必要资源变得更加容易。在具有项目相互依赖和共享资源池的多项目环境中，如果没有资源管理工具的帮助，就不可能分配资源。为了确保无缝的资源管理流程，有效的资源管理解决方案应具有以下功能：

• 自动确定项目和任务的优先级，并根据项目环境的变化重新计算优先级；

• 深入了解每位员工的技能、能力和可用性；

• 促进团队协作；

• 根据员工的技能、能力和可用性，为明智的资源分配决策提供依据；

• 监控团队成员的历史产出；

• 基于历史和实时数据预测资源瓶颈；

• 为员工工作量优化提供依据。

总结

高效的资源管理是高效交付多个并发项目和总体业务绩效的核心。同时，在多项目环境中，以平衡工作量、高效工作并确保所有项目无缝交付的方式分配和管理员工可能非常具有挑战性。