什么是项目，项目有哪些阶段和特点？

项目是一个简单的概念，但在商业世界中并不总是能被很好地理解。在管理项目时，项目一词具有特定含义。

如果您是新项目经理，了解项目是什么、其特点、价值和阶段可确保您能够准确定义项目、为利益相关者建立切合实际的期望，并为您的团队定位以实现项目成功交付。

什么是项目

什么是项目？

项目是一项具有固定开始和结束日期的临时工作。这是一项具有独特产品或服务的计划，具有项目经理及其团队要实现的特定目的和目标。

项目团队遵循特定的框架或方法，例如项目管理协会 (PMI) 的项目管理知识体系 (PMBOK)，来完成项目任务、里程碑和目标。

项目不是没有明确时间表的持续或重复性任务。它的目标不会不断改变。像这样的日常运营和持续流程不被视为项目：

• 管理制造流程

• 行政职能

• 领导运营团队

• 重复的营销和销售活动

项目的特点

项目具有一些共同的元素或特征，项目经理在整个项目生命周期中负责。

项目经理应识别、分析、记录这些特征，并与利益相关者（包括项目团队）进行沟通。这将确保每个人都在同一页面上，并帮助项目团队做好准备以完成项目范围内的工作。

约束条件

项目限制不会限制团队的选择。它们成为变得更具创造力和扩展能力以追求更大成就的动力。

接受项目限制将会突然出现，无论是与资源、利益相关者、预算、目的、目的还是时间表有关，这一点至关重要。潜在的限制需要立即引起注意，因为一项特征将不可避免地产生连锁反应。

还需要风险管理策略，例如为资源短缺制定备份计划或在约束可能危及项目的任何特征或方面时制定替代方案。

这就是您作为项目经理的专业知识和培训可以使您成为有效领导者的地方。在项目开始时确定限制因素并制定创造性策略来减少潜在问题，可以让您和您的团队走上成功项目并为客户带来丰厚投资回报 (ROI) 的道路。

资源

项目资源（人力资源）可能是最难管理的资源之一，因为它们对高效项目管理的各个方面都有影响。它们影响从协作和沟通到项目时间表和质量的一切。在需要时拥有正确的资源对于成功满足依赖性至关重要。

例子：

例如，如果一家公司的产品营销部门的员工流动率很高，并且难以招聘新的团队成员，那么即使其他部门人员配备齐全、能力强并且准备就绪，它也会严重阻碍新产品的推出和营销计划。

作为项目经理，您可以借助适当的项目管理工具来进行资源规划、分配和跟踪，以快速识别潜在的资源缺口并在出现问题之前进行调整。

利益相关者

项目利益相关者可以是受项目影响或影响项目目标或期望结果的任何人。

这里仅举几个例子：

• 顾客

• 项目赞助商

• 项目组成员

• 内部职能部门

• 外部团体或个人

无论是内部还是外部，利益相关者都必须保持一致并了解最新进展。项目经理负责与所有利益相关者进行及时、清晰、准确的沟通。

预算

项目预算获得批准是关键点。最初的批准只是一个开始。当经济或其他条件发生变化时，许多预算已获批准且充足的项目就面临风险。

例子：

假设您要开一家餐馆。你已经准备好了打开大门的。由于经济因素的变化导致工资下降，您的主厨突然退出。您没有额外资金的选择。缺乏应急措施将会推迟餐厅开业的时间。

作为项目经理，您必须监控和控制与预算相关的项目支出、计算潜在风险并制定风险管理策略。就预算变更的可能性与项目发起人保持密切联系会很有帮助。

目标和目的

项目目标和目的应该仍然是北极星。但是北极星移动会发生什么？内部和外部因素带来影响项目目标的挑战和风险，客户也可能要求更改目标。

跟踪项目的许多移动部分和元素可能很复杂，甚至令人畏惧。管理这一风险和潜在风险需要全面的项目管理软件和工具，能够在一个地方捕获所有内容。

当目的或目标发生变化时，应该重新评估项目，并且需要改变范围以确保团队的成功。

时间线

要被视为真正意义上的项目，它应该有一个明确的时间表。它应概述所有必需的任务和项目进度表，其中概述基线、每项任务的持续时间、里程碑以及分配给它的资源。项目经理通常使用甘特图等工具来跟踪项目时间表。

这就像在开车前往您想要的目的地时使用全球定位系统 (GPS)。GPS 应该告诉您到达目的地需要多长时间，并显示您需要经过的所有站点（任务）以及哪些城镇、加油站和餐馆（资源）可以帮助您安全准时到达目的地。

例子：

一家房屋建筑商向几位客户承诺，他们的房子将在十个月内完工。随着时间的临近，屋顶工的延误延长了时间，使得完工的房屋无法按时交付给客户。

可以采取什么措施来避免这种情况？作为风险管理策略的一部分，项目经理可以为原始时间表建立一个缓冲区，以确保这种情况不会发生。由于这种情况没有发生，最好的办法是寻找另一位屋顶工，让事情步入正轨，对客户诚实，并讨论选择。

所有项目特征对最终结果都起着至关重要的作用。没有谁比另一个更重要，因为如果缺席或没有给予足够的重视，每个人都可能使项目脱轨。

项目类型和项目示例

许多项目经理领导过多种类型的项目。这些是您可能听说过或参与过的更常见的项目示例。

一些常见的项目类型包括：

• 制造项目：制造专用设备

• IT 或软件开发项目：设置 IT 基础设施或设计应用程序

• 商业项目：合并或收购

• 建筑项目：设计和建造建筑物或住宅

还有其他类型的项目，这是符合项目正式定义的关键。

现在，让我们进入项目的各个阶段，以确保项目管理流程顺利进行。

项目管理5个阶段

无论项目类型如何，PMI的PMBOK 指南都定义了五个不同的项目管理步骤来指导项目团队的工作。让我们逐一检查一下。

第一阶段：启动

在规划项目之前，组织会开发一个业务案例来说明为什么需要该项目以及目标。这是项目启动阶段，项目必须在组织级别得到批准、预算和定义。

第二阶段：规划

在此阶段，项目经理制定项目管理计划，概述项目特征和要完成的工作。项目发起人必须批准项目计划才能执行。

第三阶段：执行

项目执行阶段是项目团队进行必要工作以实现项目计划中概述的项目目标和目标的阶段。项目团队通常使用项目管理方法，例如敏捷项目管理。其他一些常见的方法包括瀑布法、scrum 和六西格码。

他们还利用项目管理软件的强大功能，使团队和利益相关者保持同步、监控项目进度并在范围内完成项目。

第四阶段：监控

在整个项目管理生命周期中，项目经理确保已完成的项目活动与计划保持一致。他们还分析和识别差异，与利益相关者沟通，并根据需要进行调整。

第五阶段：结束

在最后阶段，该项目正式结束。项目团队会经历一个汇报过程，分析和讨论项目的进展情况，并记录其结果和经验教训，以便在未来的项目中进行改进。

项目管理的价值

项目管理将客户和团队团结起来，制定按时、按预算交付的计划，并使利益相关者达成共识。但这还不是全部。项目管理对各种规模和所有行业的企业的投资回报率有很多好处。

这里仅仅是少数：

• 更具影响力的项目成果

• 按时、按预算交付

• 高效的资源管理

• 持续学习和改进

• 改进团队协调和控制

• 一致、高质量的交付成果

项目的目的是实现有价值的目标。项目的需求取决于其可行性，这意味着它必须在整个生命周期中具有战略性才能真正受益。

这并不是要按照步骤或阶段按时按预算完成项目。项目管理和项目经理必须具有战略性才能产生最大的影响——这是一种心态。

单纯管理项目和战略管理项目之间的区别需要在项目和公司战略目标之间建立明确的联系。

总结

无论您是在处理单个项目还是几个项目，它们都不应该是孤立的。它是将所有项目目标和目标与公司范围的目标和目标保持一致。考虑到这一点，每个项目都可以带来更显着的投资回报率。