项目变更管理内容和流程有哪些

无论我们是否做好准备，项目中都会发生变化。有时，更改很小，不会对您的项目产生任何影响。在其他情况下，变更需要调整项目的范围、计划和预算。

为了确保您的项目按计划进行，您需要随时掌握变化，以免产生任何负面影响。阻止变化的发生几乎是不可能的，但你可以管理它。您需要一种变更请求管理机制。

项目变更管理是什么？

变更请求是从基线修改项目任何元素的正式建议。基线是执行团队和利益相关者之间正式商定的范围、时间、成本或其他方面的版本。

当项目工作正在进行时发现问题时，将提交变更请求。当产品范围、项目成本、项目进度、项目质量或产品结果发生修改时，可能会出现项目问题。其他变更请求涵盖所需的预防或纠正措施，以防止项目后期产生负面影响。

项目中的变更管理是指为处理项目过程中出现的任何变更而建立的流程或机制。随着项目的进展，项目经理可能认为适合对计划、任务、预算、时间表甚至团队成员进行更改。项目负责人或利益相关者可能还希望对项目中涉及的任何元素进行更改，以减轻项目过程中出现的新风险或问题。

项目团队成员需要向相关利益相关者和/或高级管理层提出变更请求，以便及时获得批准和授权。高效的项目团队确保他们拥有标准化的变更请求管理流程来起草、记录、批准和处理此类变更请求。一些 PMO 和项目团队还部署带有特定变更请求表单的变更请求模板。

如何管理项目变更？

任何项目利益相关者都可以请求更改。项目内部或外部的团队可以发起变更请求，它们可以是可选的，也可以是法律/合同规定的。

发起的变更请求将提交给项目/组织变更控制委员会 (CCB)。一些组织和团队还有变更请求模板或变更管理请求表。

变更控制委员会 (CCB) 是一个正式特许的团体，负责审查、评估、批准、推迟或拒绝项目变更，并记录和传达此类决定。

变更控制会议由变更控制委员会 (CCB) 召开，负责收集和审查变更请求以及批准、拒绝或推迟变更请求。

项目变更批准流程

变更请求将经历从请求者到项目经理，再到执行委员会的一系列分析和评估过程。最终，项目发起人将做出最终决定。将严格遵循以下流程：

变更请求提交后，将由技术团队、营销团队或与变更请求相关的任何其他相关团队进行规划与评估，这些团队无法在一小时或一天内做出响应。由于收到请求，团队将启动执行变更请求分析的过程，制定预计时间、材料、资源、资金、技术以及与额外工作相关的任何其他内容的计划。

规划和评估后，请求者将收到建议的额外时间和资源参数，并相应地发送对决策的响应。一旦条款被接受，新计划将开始实施。

变更请求表中包含哪些内容？

任何项目变更请求都必须使用变更请求表以书面形式提交，项目变更请求表记录了为满足团队目标而提出的变更请求。例如，项目经理可以使用变更表来请求更改项目范围。使用变更表记录变更请求的优点是每个变更在批准之前都会经过验证。项目团队中的任何人都应该被允许填写变更表，项目经理最终负责其批准。

填写信息前请考虑以下几个方面：

变更类型

定义变更的类型：项目/生产计划、战略方向、政策、流程/程序、产品设计、技术规范、组织结构、利益相关者、供应商、合同/订单、监管要求或其他。

变更说明

描述变革管理项目的预期性质。变革计划的主要内容是什么？（例如人员/文化、系统/技术、文档、职位/角色、流程、技能）。这些要素中的每一个都可能需要在变革计划中特别关注。

请求的优先级

变更的规模和影响决定了请求的优先级，在下一阶段被认为是关键之前必须紧急完成的变更，或者涉及主要技术功能的变更。任何变更请求都应该适时，表明变更是否紧急，或者根据项目的收益和损害是否可以保留。

变更原因

描述实际情况和问题。定义围绕您的计划的背景和挑战。

变更的影响

指定变更的影响，例如变更会造成多少损害（延迟、成本、团队降级、给外部人员带来不便）或改进。详细解释该项目将实现什么目标，以及未来的状态。确定这是否会影响工作角色、流程变更、政策变更和/或结构组织。列出可能更改的部门、工作组、系统或其他组件。

变革的替代方案

对于提议的更改还有其他解决方法吗？列出是否存在可以导致相同结果的替代方案。

技术变革

描述需要哪些技术变更以及应用变更所需的技术。

风险评估

变革过程可能存在哪些风险？实施过程中和实施后可能会出现哪些风险？您将采取什么策略来尽量减少这些风险？

预计成本和资源

实施变革举措所需活动的总成本和资源估计是多少？资金从哪里来？这是否已经与客户和赞助商协商过？

总结

项目变更管理是项目管理规划实践的一个重要步骤。本文介绍了项目变更管理的概念、内容、流程以及变更申请表模版。

项目变更管理的目的是确保项目的所有变更都按照要求进行审查、评估和批准，跟踪变更直至完成，让适当的各方参与讨论，协商变更并将其传达给所有受影响的各方。必须通知所有利益相关者批准项目范围的任何变更。