项目管理指南：项目沟通计划的主要编写方法有哪些？

影响你的项目成功与否的首要因素是什么？虽然我们想说这是你使用的项目管理工具，但事实上是其他因素：沟通。这就是为什么制定有效的沟通计划如此重要。

你不会在没有明确定义范围、资源和时间表的情况下就直接开始一个项目。那么，为什么你会在不知道如何、何时以及为何发送的情况下就开始发送电子邮件和消息呢？

与确保项目保持正常进行的其他流程和文件一样，沟通计划可确保每个人都知道在整个项目生命周期内已达成的协议和对他们的期望。

然而，与工作范围或项目提案不同，并不是每个人都会在项目开始时花时间制定沟通计划。也许您认为这对于您的团队规模来说太过繁重。或者您的团队已经知道如何沟通。但为什么要听天由命呢？优秀的项目经理知道沟通不畅的真正风险，并据此制定计划。

在本文中，我们将介绍创建沟通计划的简单流程，并提供可供您自己的团队使用的模板和示例。

为什么我们需要沟通计划

沟通是一件很奇怪的事情。我们都知道如何阅读和写作，但我们的话语仍然会被误解，反馈会被忽略，最后你只能听到一大堆“哦，我以为你的意思是……”

不仅如此，找到正确的沟通节奏也是一件很困难的事情。节奏太少，你的团队和利益相关者就会对优先事项和进度感到困惑。节奏太多，你就会突然成为微观管理之王。

沟通计划可确保您的沟通频率、类型和级别恰当。将沟通计划视为项目利益相关者的路线图。它细分了需要传达的信息类型、应向谁提供该信息、应在何时传递信息以及将使用哪些沟通渠道进行传递。

如果正确执行，沟通计划可以提供最佳的清晰度，并充当在项目开始前设定明确目标的工具。

制定高效沟通计划的3个步骤

每个项目都不同，您的沟通要求也不同。涉及多个团队的大型复杂项目可能需要一个结构严密的沟通计划。另一方面，只有少数利益相关者的小型项目或冲刺可能需要较少的结构和信息。

项目沟通计划的优点在于它是完全可定制的。但无论项目规模或复杂程度如何，在开始之前明确定义沟通计划都是关键。

以下 3 个步骤将为您提供为任何项目创建沟通计划的框架。

1. 明确你的沟通目标和要求

为了启动您的沟通计划，您必须全面地审视该项目并规划出所有关键的信息步骤。想想什么样的沟通可以推动这样的项目向前发展，谁需要发送和接收这种沟通，以及这种传输将如何进行。如何使用您的项目管理工具来实现最大的沟通效率？

这种计划通常能鼓励利益相关者以新颖且有益的方式思考项目。例如，如果您是正在推出新网站的项目经理，那么在设计、开发和文案撰写方面，您可能已经考虑过基准和可交付成果。但与其他利益相关者沟通的时间框架和方法呢？

据估计，项目经理在项目中花费高达 90% 的时间进行沟通。因此，做好沟通工作并尽可能提高效率非常重要！

首先确定项目的 5W 和 1H：

需要与谁沟通？

需要向他们传达什么？

应何时传达此信息？

应该在哪里传达？

为什么向他们传达这一点对于项目的成功至关重要？

如何传达这些信息？他们喜欢通过在线即时聊天、电话、面对面、视频还是其他方式获取更新？

沟通可能会变得棘手，因此除了回答 5W 和 1H 问题之外，您还必须考虑您的工作环境和任何可能影响您与某些利益相关者的沟通方式的文化因素。

2. 收集利益相关者信息和沟通偏好

好吧，现在是时候回答最大的问题了：谁需要了解您的项目进度？

在这个阶段，你不仅要考虑要传达什么，还要考虑如何传达。传播信息的最有效方式是什么，哪些通信协议已经到位，哪些工具可以使这个过程更顺畅？

在工作场所，沟通的范围很广，从非正式的走廊聊天或下班后喝啤酒，到正式的公司演示和年度报告。还有另一件事需要考虑：没有两个利益相关者是相同的，因此请确保在制定沟通计划时考虑到这一点。

在管理与利益相关者的沟通时，你可能还需要考虑以下其他一些事项：

这些信息有多紧急？我需要快速回复吗？

该项目是否需要特定的技术解决方案？这些是否需要考虑在通信中？

是否所有要素都已到位以促进沟通计划的实施，或者是否需要额外的培训或人员配备？

对于长期项目，团队成员是否会留意并关注可纳入沟通计划的相关技术更新？

考虑团队的结构及其特定的沟通需求——例如，虚拟团队的工作方式和要求与共用隔间墙的一组同事不同

3. 设定定期沟通类型和时间表

沟通计划不仅概述了您将如何与外部团体和利益相关者互动，还概述了您团队内部的互动方式。但这仍然留下了很多选择（特别是如果您管理的是远程团队）。

以下是一些可能适用于您项目各个方面的常规沟通类型：

• 每周电话签到

• 每周电子邮件报告

• 重大里程碑会议

• 年度报告（及相关演示文稿）

对于每一种沟通类型，您的沟通计划应该明确指出它们包含的内容以及负责人。

为了使事情尽可能井然有序、清晰明了，请考虑保留所需沟通的图表。通过将计划分解为易于理解的部分，您可以确保负责的团队成员按时完成每个部分。

使用沟通计划的6个最佳实践

让我们快速回顾一下。简而言之，沟通计划包括您的项目目标和需求、利益相关者信息（包括 5W 和 1H）以及定期团队沟通的时间表。

虽然这些应该足以让你组织起来，但有几个关键的区别将使本文档真正有用：

注重清晰度，不要纠结于细节。细节和细枝末节是有区别的。不要在沟通计划中提供过多细节，除非这些细节有助于提高清晰度。

标准化您的沟通流程。为了使此流程坚持下去，您必须承认这将涉及反复试验。通过开发模板，您将创建一条改进、前进和巩固未来项目流程的途径。

使用议程、模板和会议规则。管理此过程并使用所有可用的工具（包括议程和模板）至关重要。而且，即使您的沟通计划中有会议，也并不意味着您应该让会议偏离轨道。

了解谁负责什么沟通。正确的项目管理需要正确分配角色。每个团队成员需要做什么，包括他们在沟通计划中的角色，不应该存在混淆。

了解您的沟通文化。每个工作场所都有不同的做事方式，因此请确保您的沟通计划符合或改善现有文化。询问哪些框架已经到位可以帮助您取得成功，您可以实施哪些新的项目管理规范来让每个人的生活更轻松。

在项目的整个生命周期内更新您的沟通计划。您的沟通计划将是一个深思熟虑的过程的结果，其中考虑了大量变量。但这并不意味着它不会改变。确保您的计划中包含了收集反馈和随时更改计划的机会。

总结

您的沟通计划是项目成功的蓝图。说到底，沟通确实是任何项目的“命脉”。除非你提前建立一种信息共享方式，否则你将很容易陷入许多常见的陷阱。

按照以下步骤并使用我们提供的沟通计划模板，确保您的项目顺利进行，并让利益相关者愉快地了解情况。