项目流程管理：如何创建成功的项目工作流程？

有句普遍认为出自爱因斯坦的名言：“疯狂就是一遍又一遍地做着同样的事情，却期待着不同的结果。”如果这是真的，那么我们大多数人都应该被束缚住。

一遍又一遍地重复做同样的事情是件很疯狂的事，但我们每天在工作中都会这样做。我们执行相同的步骤，经历相同的过程，从头开始，期待着发生一些不同的事情，因为我们每周可以节省几个小时来实施工作流程。

你可能会问，什么是工作流程？它们是项目管理工具中最强大的生产力助推器之一。

让我们深入了解工作流程的基础知识、何时何地使用它们，然后看一些真实的例子，了解它们如何帮助简化和优化您的工作日。

项目流程帮助您更聪明地工作，而不是更努力地工作

简而言之，工作流程是一种明确定义的、按最佳方式完成任务的顺序过程。

什么样的“事情”？实际上任何事情都可以！您可以拥有工作流程来定义里程碑、完成待办事项列表、编写内容或处理收件箱。任何步骤、同事、工具或流程之间有最佳流程的地方都可以成为工作流程的候选。

然而，当你这样说的时候，它听起来并不令人兴奋。然而，就像大多数提高生产力的技巧一样，创建工作流程是带来巨大成果的小变化。

Farnham Street创始人 Shane Parrish解释道：

虽然我们都喜欢认为非常成功的人比我们更有才华，但我观察得越多，就越发现事实并非如此。

相反，帕里什说，成功归结为一件事：消除生活中不必要的东西。我们每天的精力有限，更不用说时间了，我们越能精简工作方式，我们就越有时间和精力去思考、制定战略和做重要的事情。

项目工作流程创建和文档检查表

工作流程的最好之处在于，您可能每天都在使用其中的许多流程，甚至都没有意识到。每当您完成一项任务并优化每个必要步骤时，您就创建了一个工作流程。

在每个过渡点，您都可以自信地说出接下来应该发生什么。不再需要从头开始或做同样的事情却期待不同的结果。更好的是，您可以将这些知识转移到清单或模板中，以便其他人可以遵循。

然而，虽然您的某些工作流程可能非常简单（例如支付发票），但它们很快就会变得复杂。整个业务工作流程（例如规划和执行敏捷冲刺）涉及多次会议、管理整个团队、项目管理、照顾利益相关者，以及知道如何应对意外情况。

在这种情况下，创建和记录最佳工作流程意味着了解一些关键信息：

• 正在进行的具体工作是什么？您需要考虑哪些依赖关系？

• 每个步骤由谁负责？

• 每项任务需要多长时间？

就是这样。回答这些问题并将它们构建成图表或流程，您就拥有了工作流程。

如何创建成功的项目工作流程

工作流程示例：利用项目工作流程的7个地方

到目前为止，这一切都相当高层次。但工作流程的美妙之处在于它们与高层次相反！它们不是需要与高管交谈才能理解的宏伟目标或策略，而是循序渐进的指南。

为了让您思考可以开始完善和记录您自己的工作流程的所有地方，让我们看几个常见的工作流程场景。注意，这些只是您开发自己的工作流程的起点。它们概述了高级步骤，但如何优化和将任务分配给不同的人将取决于您自己的经验和业务目标。

1. 个人生产力工作流程

您可以在很多地方创建工作流程来提高个人工作效率。从如何分类、组织和处理收件箱，到如何安排会议、编写待办事项和跟踪进度。但您可以创建的最强大的工作流程之一是每日模板。

在我们的个人生产力指南中，我们写到如何每天完成更多工作可以归结为一个简单的公式：花更多时间专注于有意义的工作 = 用更少的时间取得更多成果。这一切都从你的日历上的内容开始。

每日计划模板意味着您一天中的每个时间段都被分配了某些任务——有意义的工作、休息、电子邮件、项目管理。它是您一天中如何从一项任务流向另一项任务的视觉指南。

如果这听起来太过拘束，那就想想相反的情况。空空的日历只等着被低价值的工作、会议和电话填满。但是，一旦你有了模板，你安排一天的工作流程可能看起来是这样的：

• 打开今天的日历

• 为“有意义的工作”区块选择最重要的任务

• 在相关时间预订会议和电话

不再需要争论优先事项，也不再需要因决策疲劳而浪费时间。

2. 任务管理工作流程

说到个人生产力工作流程，您可以使用的另一个很棒的工作流程是任务管理。简而言之，这就是您处理项目和任务并将其纳入日常计划的方式。

在我们关于任务管理的文章中，我们解释了大多数项目是如何在所谓的“混乱的中间阶段”失败的。我们知道从哪里开始，也知道我们想在哪里结束，但如何到达那里却有点模糊。

但只要有正确的工作流程，你就可以避免陷入决策僵局，并知道完成任何项目的具体步骤。工作流程可能如下所示：

• 在白板或纸上写下你能想到的每一项任务和步骤

• 与同事或专家交谈以填补空白

• 将大型、多步骤的任务分解为单个步骤

• 将任务分组为里程碑

• 按最重要的顺序排列任务

• 在你的日程安排中安排每一项任务

3. 设置会议工作流程

我们大多数人没有制定一个流程来规划和召开有效的会议。因此，我们只是到场，互相讨论一个小时，最后才计划召开后续会议。效率不高。

但是通过会议工作流程，您可以确切地知道需要做什么才能获得想要的结果（即决策）。不再需要为没完没了的会议而手忙脚乱。每次会议都以清晰的计划开始，并以所有参与者的行动事项结束。

如何创建成功的项目工作流程

4. Sprint 规划工作流程

如果您的团队使用敏捷项目管理，那么您可能已经制定了大量有关如何规划、确定优先级和构建功能的工作流程。其中最重要的一个就是您的冲刺规划工作流程。

对于不熟悉敏捷开发的人来说，敏捷冲刺是一系列在特定时间段内完成的既定开发任务。在冲刺结束时，您应该准备好一份可供审查的工作软件，并能够规划后续步骤。

由于软件开发过程中会发生各种活动，因此，制定清晰的 Sprint 规划工作流程非常重要。

5. 功能优先级排序工作流程

正如我们之前所说，任何需要执行一系列特定步骤的地方都适合采用工作流程。甚至更好的是，任何你最有可能陷入困境的地方。

在确定下一步要开发哪些功能的优先级时，您遇到的阻力最小。功能优先级是任何优秀软件团队的支柱。然而，从一系列已经很好的想法中挑选出最好的想法却很困难。

但是，有了清晰的工作流程，您就会有一个流程来确定现在应该做什么。我们编写了完整的功能优先级指南，但以下是高级概述：

• 将功能按主题分组，以避免选择困难

• 按可行性、可取性和可行性细分特征

• 根据努力/影响量表评分

• 深入了解 RICE 方法

• 使用优先级记分卡根据您自己的自定义标准对功能进行评分

• 看看你的限制条件，做出最终决定

每个步骤都有其自己的相关工作流程，但这里的目标是为您提供一个简单的分步指南，从“我不知道该怎么做！”到“这是我们目前最好的选择”。

6. 错误跟踪工作流程

另一个适合制定明确工作流程的决策时刻是如何处理错误。为什么？首先，有缺陷的软件会让您的客户开始寻找更好的替代品，会损害您的声誉，最糟糕的是，会占用本可用于开发新功能的数小时的开发时间。

那么，错误跟踪工作流程是什么样的呢？同样，在最简单的形式中，跟踪和处理错误遵循几个简单的步骤：

• 捕获内部和外部的错误

• 对积压的错误进行分类

• 根据真正重要性和时间投入程度确定优先顺序

• 分配错误修复任务给队友

• 在项目管理工具中跟踪错误修复

• 将修复的代码推送到部署

如何创建成功的项目工作流程

7. 创建工作范围

许多企业难以与外部承包商和代理机构妥善合作。他们对于想要完成的工作有着宏观的想法，但当涉及到细节时，项目就会偏离轨道。

在这种情况下，创建工作范围（您发送给外部机构或承包商以完成工作的协议）的工作流程可能会带来巨大的好处。

在项目管理中使用工作流：敏捷、看板和其他工作流

如果现在还不清楚，工作流程基本上定义了您工作的每个方面。您每天遵循的许多项目管理策略和方法只是过去对人们有用的工作流程的集合。敏捷、瀑布、看板……这些都是流程的集合，它们帮助公司解开了这个问题的谜团：我们如何制造这个产品？

作为项目经理，拥有良好的工作流程可以减轻弄清楚所有事情的压力，并允许您授权团队专注于最重要的工作。工作流程是您优化现有资源并在整个项目中保持一切顺利进行的方式。考虑一下您的敏捷工作流程。

同样，每个步骤都有自己的工作流程和流程。但是，对于您选择的任何项目管理方法，都可以制定相同的高级流程。它只是一个可视化的路线图，告诉您下一步该去哪里，这样您就不会陷入困境。

总结

希望本文能让您很好地了解工作流程是什么以及如何在个人生活和业务中使用它们。但如果您仍然不知道在哪里使用它们，那也没关系。

事实上，开始使用更多工作流程的最佳方法之一就是更加注意每天采取的步骤。每当你执行任务时，都要查看事物的流程。接下来会发生什么？谁负责什么？注意哪里有摩擦，或者你不确定下一步该怎么做。随着时间的推移，你会开发出最适合你的工作流程。

这也是关键所在。虽然工作流程可以帮助您在更短的时间内完成更多工作，但这并不意味着您应该全身心投入其中。随着您测试、迭代和尝试新事物，工作流程总是在不断发展。也许增加了新的团队成员，或者您采用了新工具。业务的每次变化都是改进工作流程并使其更好的机会。