项目团队沟通：如何创建项目管理沟通计划

作为一名项目经理，您拥有能够同时处理多项职责的独特天赋，包括委派任务、消除项目中的任何障碍，以及确保每个人都有相同的目标。

有效的项目管理涉及将高级目标分解为较小的任务，并最终遵守设定的期限。但真正伟大的项目经理知道，如果没有项目管理沟通计划，任何项目（无论大小）都不会成功。

什么是项目管理沟通计划？

项目管理沟通计划确定了在整个项目中如何向利益相关者传达重要信息。它还确定谁将接收通信、这些人将如何接收通信、何时接收通信以及他们应该多久接收一次该信息。

例如，如果您是负责启动新网站的项目经理，您可能已经将项目划分为线框图、文案和编码等任务。但是您是否确定了在项目的每个阶段要告诉利益相关者什么？

制定项目沟通计划时，请确保其包括：

• 沟通计划的目的或目标

• 有关利益相关者及其角色的信息

• 需要与利益相关者共享的信息类型

• 用于沟通的方法

• 每个利益相关者希望接收信息的频率

为什么项目管理沟通计划很重要？

沟通不畅会导致项目失败，这可能会给公司带来巨大的财务损失。相反，绩效高的企业比绩效低的企业沟通更频繁，沟通也更有效。

项目管理沟通计划将使您的项目步入正轨，因为它：

• 创建团队可以参考的书面文档

• 设定利益相关者何时收到更新的期望

• 提高利益相关者对项目及其状态的可见性

• 为利益相关者提供提供反馈的机会，这可以帮助团队及早发现问题并减少浪费的工作

• 提高会议期间的工作效率或完全消除会议

因此，如果您希望项目成功按时完成，请确保您知道如何制定有效的沟通计划。

如何制定项目管理沟通计划

基于上面解释的好处，我们确信您渴望开始自己的项目管理沟通计划。请按照以下步骤开始。

1. 选择格式

选择一个可以轻松收集沟通计划反馈并共享或存储计划以供团队和利益相关者参考的平台。

许多项目经理从项目沟通计划模板开始，在Word文档或电子表格上创建沟通计划，但您也可以考虑选择更直观的选项，例如时间线或流程图，以清楚地解释沟通的频率或根据利益相关者使用的最佳方法。

2.设定沟通目标

无论您希望实现什么目标，制定成功的沟通计划的第一步就是写下该目标。回顾沟通计划的重要性，您的目标可能是让利益相关者了解项目状态的最新情况，甚至让利益相关者记住项目的好处，以便他们继续倡导它。使用我们的每周项目状态报告模板可以帮助您让每个人了解项目的最新情况。

3. 识别利益相关者

大多数项目都有许多利益相关者，其中大多数人对项目有不同程度的兴趣和影响。您需要确定在整个项目中将与之沟通的利益相关者并列出他们。根据每个利益相关者的影响力和兴趣程度确定其优先级，以确定所需的沟通级别。

4. 确定沟通方法

您的CTO从不检查电子邮件，而是整天使用即时通讯工具。另一方面，你的首席设计师从未安装过即时通讯工具，但经常检查她的电子邮件。你需要聘请一名空中作家来与你的艺术总监沟通。

沟通计划的目的之一是让正确的人看到正确的信息，因此除了列出您的利益相关者是谁之外，您的沟通计划还应该列出您打算如何与这些利益相关者沟通。

根据利益相关者最有可能看到或参加的内容，考虑以下方法：

• 每周签到

• 会议，无论是现场会议、电话会议还是视频会议

• 会议纪要

• 状态报告

• 正式演讲

• 调查

• 待办事项列表

• 项目仪表板

您选择的通信方式还可能取决于您需要传递的信息。您可能不需要每周召开一次正式的面对面会议来分享项目的最新情况。您可以每周发送一封包含更新的电子邮件，并在团队达到重要里程碑时召开会议。

5. 确定沟通频率

列出您发送每种类型通信的频率（例如，每周一发送一封包含项目进度、已完成可交付成果的链接、当前预算等的电子邮件），或者您需要循环访问每个利益相关者（例如，每个团队）的频率成员应每天发送电子邮件向项目经理通报最新情况，但仅在每个里程碑之后的视频会议上包括执行利益相关者）。

除了将此信息包含在您的项目管理沟通计划中之外，请确保在您的日历或任务管理软件中安排沟通频率。

6. 确定谁提供通讯更新

大多数情况下，这项任务将由项目经理承担，但如果不是，则需要在沟通计划中明确确定特定更新的所有者。

如何使用沟通计划进行项目管理

一旦你制定了沟通计划，你就需要好好利用它。您的沟通计划应分发给团队中的每个人以及所有相关利益相关者。

除了让每个人都了解项目的状态之外，您的团队成员和利益相关者也不会因为更新而不必要地打扰您。您的团队成员不会以筒仓心态工作，他们会感到更有动力，因为他们知道他们并不孤单地参与该项目，并且事情正在完成。此外，定期收到更新信息也是令人鼓舞的：它可以推动项目的发展势头，并使团队始终牢记严格的截止日期。

不要迷失在细节中

虽然沟通计划对于项目的成功至关重要，但不要陷入沟通过程中每个细节的必要性。如果你沟通太多或太频繁，你的沟通就会被忽视。

您的电子邮件要准确且有目的。您可能还想制作一个电子邮件模板来明确定义项目最重要的方面。这样，如果您想开始进行对利益相关者可能有价值或没有价值的沟通，该计划将使您专注于重要的事情。

标准化流程

如果这是您第一次将项目管理沟通计划纳入您的项目，可能很难让每个人都认识到它的重要性。如果第一次没有像您希望的那样顺利，请从错误中吸取教训，然后再试一次。经过足够的实践，您会发现沟通可以使项目进行得更顺利，缓解压力，并有助于按时交付更多项目。这本身就值得一开始就制定沟通计划所付出的努力。

让您的计划保持最新状态

没有一家企业能够免受范围蔓延的影响，因此即使是组织最好的公司也会面临项目变化的情况，沟通计划也需要随之改变。如果需要进行更改，请回顾您的项目概述，并根据修订后的项目重新调整您的沟通计划。当问题开始出现时，沟通计划将充当你的北极星。

总结

沟通是交换信息、想法和建议，从而产生有效和高效的项目。它是一种传达项目成员期望的结果以及他们的上级和组织的期望的方法。沟通有助于判断团队成员的能力以及项目经理和高层设计的计划和工作流程。