项目收尾工作包括哪些内容？项目收尾管理的3个步骤

所有好事和坏事都会有结束，尤其是在项目管理中。项目收尾是项目生命周期的最后阶段。收尾过程不仅仅是交付可交付成果，更是对您已完成的所有工作的正式“总结”。

但是哪个项目经理有时间做这些呢？

对于大多数团队来说，正式的项目结束流程感觉就像是在浪费时间。你有太多其他事情要做，无暇担心另一个管理流程。或者，你认为敏捷团队意味着项目永远不会真正结束，因此为什么要学习项目结束？

事实是，忽视适当的项目结束将使您面临更多风险，阻止您实施经验教训，并会损害您作为项目领导者的信誉。结束项目并不复杂。在本文中，我们将介绍一个简单的流程，它可以指导您结束项目、从经验中学习并开始下一个项目。

项目收尾工作包括哪些内容？

项目结束是项目生命周期的最后一步，在此步骤中您要收尾工作、正式移交可交付成果并与您的团队和利益相关者沟通项目结果。项目结束流程确保所有工作均已按范围完成，所有其他项目管理流程（如 QA 测试）均已执行，并且您已收到各方的最终签字。

项目收尾阶段有几项职责：

• 完成您开始的所有项目文件（例如您的工作范围或项目计划）

• 确保你的交付成果符合完成的定义，并将其交给相关团队或客户

• 召开回顾会议，分享和记录经验教训

• 完成所有最终结案报告并将其发送给利益相关者和高管

• 根据你所学到的和交付的内容更新你的流程或项目计划

• 将项目责任移交给相关团队，无论是支持团队还是将实施您所构建内容的其他技术团队

这是一项艰巨的工作。项目收尾工作可能让人感觉像是一个不必要的漫长步骤。然而，忽视它或进行“软收尾”存在风险。

忽视专门的项目收尾计划的风险

忽视专门的项目结束计划会带来一些严重的风险。

首先，你的项目可能会永无休止。即使您完成了范围，但如果没有正式结束，项目在组织眼中仍处于“开放”状态。因此，您的项目团队仍负责维护和保养，这严重限制了您将来可以承担的工作量。

接下来，您的项目可能会陷入“不确定”的境地。没有正式的交接，没人知道谁负责维护和支持。项目变成了一个无主的孤儿。您还面临一遍又一遍犯同样错误的风险。吸取的教训是项目收尾的重要部分。但如果没有一个流程来记录和实施这些教训，你注定会一遍又一遍地重复同样的错误。

最后，您可能会错过付款或关键的截止日期。如果您是一家代理机构，结案流程可确保您能够完成最后的结算周期并获得工作报酬。

项目收尾工作包括哪些内容

项目收尾管理的3个步骤

结束一个项目有三个步骤：收尾工作、记录经验教训、更新报告和路线图。避免匆忙完成收尾阶段，并试图在一天或一下午内完成所有阶段。慢慢来，可以确保项目收尾有效，并且项目参与者都意见一致。

第1步：解决技术难题

目的是确保项目可以独立运行且不会崩溃，并且您的产品板和计划文件根据结果进行更新。

当您成功启动您的项目时，您需要确保它是稳定的。即使您已经彻底检查了现有产品是否存在任何稳定性问题，也需要继续检查（即烟雾测试）。以下是您应该采取的一些关键步骤来监控潜在问题：

安排每小时一次的实时产品状态检查

• 跟踪产品流量

• 检查服务器运行状况

• 监控分析以寻找警告信号

• 检查关键功能的稳定性

• 抨击产品的独特卖点

本质上，您需要考虑所有独特的功能、易受攻击的功能以及以前遇到过问题的任何功能。

测试最优先的功能。列出最优先的功能后，就该重新测试它们了。毫无疑问，您在发布之前已经进行了测试，但由于有实时服务器、活跃用户和潜在的未发现故障，最好继续测试。

接下来，检查你的范围/项目板，看看有没有你跳过或降低优先级的项目。即使您确定您的项目管理软件板是空的，也可能有一些您在项目开发过程中忘记或降低优先级的剩余项目。重新检查范围/计划中是否有被遗忘的项目（例如操作指南或在开发过程中被视为“不太重要”的其他项目）。

也许您打算在产品发布时发布用户自助指南或展示产品主要功能的视频教程。与您的团队和利益相关者讨论这些遗漏的项目，并决定如何处理。它们是否适合这个范围？它们应该被丢弃吗？您应该如何委派它们？

清理你的代码和项目板。完成项目后，您很容易就想继续前进，不再回头。但您的团队（以及您未来的自己）会感谢您花时间清理项目板。确保未来的团队能够理解这项工作并可以访问所有相关文件、文档和代码存储库。您将免去查找和翻阅大量文件和文档来获取客户想要的那行代码的痛苦。

对照你的完成定义检查交付成果。当你忙于处理大事时，很容易忽略项目中较小的部分。在完全结束任何项目之前，请务必检查你的可交付成果。思考一下您对完成的定义，并评估项目的每个完成部分如何符合该定义。

您的客户期望什么产品、服务或功能？您的项目是否实现了这些目标？审查您的可交付成果清单，并有条不紊地检查您已完成和未完成的工作。

仔细检查所有文件。收尾工作并妥善结束项目不可避免地意味着要仔细检查您在项目开始时创建的所有文档。此阶段的一部分是检查您的项目是否按照您在这些初始文件中设定的内容进行。

您的项目是否仍在风险管理报告的范围内？它是否符合您的预算估计和时间表？审查这些文件将帮助您评估初步估计和预测的准确性以及项目的进展情况。

项目收尾工作包括哪些内容

第2步：回顾并记录经验教训

目的是找出未来项目中需要吸取的教训。接下来，花点时间记录哪些进展顺利，哪些进展不顺利，以及可以采取哪些措施来改进未来的项目。

向客户、利益相关者或下一个团队进行正式交接。正式的交接不仅仅是说“我们的工作完成了。这是产品，现在享受它吧。”相反，交接应该为团队或客户提供自己操作产品的知识和工具。

向客户展示如何运行和维护产品，以便他们获得想要的结果。如果您要将工作移交给新团队成员，请花时间准确解释项目的进展情况。

培训人们解决任何常见或意外的问题，并向人们提供项目管理最佳实践，以便他们知道如何充分利用产品。让您的客户了解他们可能遇到的任何潜在未解决的问题。最后，从客户那里获得一份正式签字文件，表明所有可交付成果均已满足。

创建结算合同。所有项目都与多个合同相关。想想你在此过程中与之合作的所有承包商、供应商和团队。检查所有合同是否已结清，以及是否每个人都审查并接受了所有合同项目可交付成果。

签订合同并确保你已收到付款。在审查项目帐目和合同时，请确保已向所有供应商和承包商付款。您还需要确保他们已收到任何意外额外工作（如加班或其他资源）的报酬。

更新项目文档。审查完所有可交付成果、目标、预算和范围后，您需要更新所有这些文档并签字确认它们是否完成。

进行项目回顾/事后分析。无论项目进展如何，总有改进的空间。如果事情没有按计划进行，请利用它们作为学习和改进未来项目的机会。回顾所有范围文档、目标、可交付成果和结果。分析哪些方面进展顺利，哪些方面未达到预期。

解释接下来会发生什么。这个项目可能不会是你最后一次使用某些流程或交付特定成果。下次你再做类似的项目时，你会想要记录哪些进展顺利，哪些需要下次改进。向其他团队成员和利益相关者解释您将如何存储项目的数据和流程以及他们将来如何访问它们。

项目收尾工作包括哪些内容

第3步：更新报告和路线图

目的是深入研究项目数据并更新您的产品路线图。在审查阶段之后，是时候汇总所有新见解并更新未来项目的路线图了。

1. 整理一份竣工报告

收尾报告应为高级管理人员总结项目，以便他们分析其影响。该报告应概述整个项目从开始到结束的情况、目标、是否实现目标、初始风险、预算和总体结果。

创建深入的结案报告后，请将其发送给高级管理团队和利益相关者，以便他们签字。

2. 根据你学到的知识更新你的路线图

使用您的收尾报告，更新您的产品路线图并进行必要的更改。从任何错误中吸取教训并实施新的策略，以避免将来犯同样的错误。对您的流程和常规项目策略进行任何更改

3. 花点时间庆祝一下

最后但同样重要的一点是，向您的团队的辛勤工作和奉献精神表示感谢！确保他们知道他们的贡献有多宝贵。尝试向每位团队成员发送一张个性化便条，感谢他们的辛勤工作。或者，考虑一些有创意的礼物，例如家庭办公套件或当地餐馆的礼品卡。

总结

项目收尾是“完成”你一直在做的工作的正式方式。但完成并不一定意味着成功。不要忘记从项目结束的行政方面退一步思考并提出一些更大的问题：

• 你达到了目标和目的吗？

• 利益相关者/客户对您所构建的内容是否满意？

• 您是否按时并按照预算交付了项目？

• 这值得花费时间和精力吗？

项目管理不只是遵循步骤和流程，还包括提供人们喜爱的产品和功能。无论如何，在工作时，请确保在判断工作成功与否时将用户的需求放在首位。